Ομιλία σε κοινό (ακροατήριο), πως παρουσιάζουμε τον λόγο μας

Ομιλία σε κοινό (ακροατήριο), πως παρουσιάζουμε το λόγο μας, και πως μπορούμε να πείσουμε τον κόσμο με τα λεγόμενα μας. Παρακάτω θα βρείτε σπουδαίες πληροφορίες που θα σας λύσουν τα χέρια όταν μιλάτε μπροστά στο πλήθος.

Πολλές φορές στην επαγγελματική μας σταδιοδρομία είναι επιτακτική ανάγκη να δώσουμε ομιλία σε ακροατήριο για διάφορους σκοπούς, ούτως ώστε να μεταδώσουμε και να κοινοποιήσουμε τεχνικές πληροφορίες σε μη τεχνικό κοινό. Όπως φερειπείν, για να εξηγήσουμε με λεπτομέρεια μέσω των εξειδικευμένων γνώσεων που κατέχουμε τη διαχείριση έργων, την ασφάλεια των πληροφοριών, την εσωτερική λειτουργία του δικτύου σε μία επιχείρηση κ.λπ.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, απαιτείται από τη μεριά μας να αναπτύξουμε την ικανότητα της επικοινωνίας για να περάσουμε με έξυπνο τρόπο το μήνυμα μας και κατ’ επέκταση να αναδειχθεί στο έπακρο η προσωπικότητα μας. Ακόμη και αν απευθυνόμαστε, τόσο σε ανειδίκευτο κοινό, όσο και σε καταρτισμένα άτομα που παρευρίσκονται στην ομιλία μας για να μάθουν ορισμένα στοιχεία που δεν γνώριζαν έως τώρα.

Τα παρακάτω έξι βήματα θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε το εγχείρημα σας με απόλυτη επιτυχία.

Γνωρίστε το κοινό ή το ακροατήριο σας

Πρέπει να αναλύσετε το κοινό σας, πριν και κατά τη διάρκεια της ομιλίας. Παραδείγματος χάριν, τι πρέπει να μάθουν από εσένα και πόσο ενημερωμένοι είναι για το κεντρικό θέμα της συζήτησης;

Ορισμένα τμήματα σε κάποιες επαγγελματικές κατηγορίες, όπως στον τομέα των τεχνολογιών και της πληροφορικής είναι χωρίς αμφιβολία σε μεγάλο βαθμό δυσνόητα για το μέσο άνθρωπο, αλλά με τη σωστή παρουσίαση, σας διαβεβαιώνω πως θα επιλύσετε το συγκεκριμένο θέμα, εστιάζοντας απλά στις ανάγκες του κοινού,

Αυτό μπορεί να γίνει εμπειρικά και διαισθητικά, διότι είναι αδύνατο να γνωρίζετε τους ξένους ανθρώπους που δεν έχετε συναναστραφεί ποτέ μεταξύ σας

Σκεφτείτε ποιος θα παρευρίσκεται στο κοινό. Ποιο είναι το κίνητρο τους για να σας ακούσουν; Αν έχετε σκοπό να μιλήσετε σε στελέχη HR και Finance, δηλαδή σε εξειδικευμένα άτομα, θα πρέπει να παρουσιάσετε με διαφορετικό τρόπο την ομιλία που θα δώσετε, κάτι που απαιτεί προετοιμασία εκ των προτέρων, και σε καμία περίπτωση δεν σας συνιστώ να πάτε αδιάβαστοι, γιατί ενδέχεται να εκτεθείτε ανεπανόρθωτα, αμαυρώνοντας τη φήμη σας που με τόσο πολύ κόπο την έχετε χτίσει.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε στο λόγο σας μερικά στοιχεία που χρησιμοποιούν οι οι πλασιέ και οι έμποροι για να περιγράψουν λιτά και to the point ορισμένες καταστάσεις ή πράγματα σε σύντομο χρονικό διάστημα, χωρίς να μακρηγορήσεις ή να πλατειάζεις με συνέπεια να γίνεις κουραστικός. Τούτη μεθοδολογία είναι μία εξαιρετική τακτική που εφαρμόζεται κατά κόρον, ακόμη και από καθηγητές Πανεπιστημίου προς ομότιμους ή και σε άτομα που έχουν υποδεέστερη γνώση από τον ομιλούντα.

Σχεδιάστε τη δομή της ομιλίας

Ο σχεδιασμός της σωστής δομής που θα έχει η ομιλία σας είναι ιδιαίτερα κρίσιμη, γιατί κατά πρώτο λόγο, θα έχετε ένα μπούσουλα, που σημαίνει ό,τι δεν θα ξαφνιαστείτε σε κάποιο απρόοπτο, με συνέπεια να αποσυντονιστεί ο ειρμός της σκέψη σας, και κατά δεύτερο λόγο θα ξέρετε επακριβώς ποια κατεύθυνση θα ακολουθήσετε, ακόμη και αν το ακροατήριο σας ρωτάει περίεργα ή άσχετα πράγματα που δεν είναι άμεσα συνυφασμένα με το κεντρικό θέμα.

Είναι σώφρον να σκεφτείτε πριν ξεκινήσετε την ομιλία σας, διάφορα σενάρια που πιθανόν να εμφανιστούν στο διάβα σας και πως θα τα διαχειριστείτε με ψυχραιμία, χωρίς να δείχνετε πανικό. Μπορείτε να ξεκινήσετε περιγράφοντας το πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί και στη συνέχεια ποιες εναλλακτικές λύσεις προτείνεται, πέραν από τις συμβατικές, αφήνοντας το προσωπικό σας στίγμα.

Ένα χρονοδιάγραμμα των γεγονότων συνήθως λειτουργεί αρκετά καλά, όταν δίνετε μια ενημέρωση για ένα έργο ή περιγράφετε πως έχει προκύψει ένα πρόβλημα. Ό, τι κι αν επιλέξετε, θα πρέπει να καθορίσετε τα βασικά σημεία που βοηθούν το κοινό σας να καταλάβει το μήνυμα.

Με την προεπιλεγμένη δομή που θα ακολουθήσετε, θα έχετε τα περιθώρια στη συνέχεια να βασιστείτε στο υποστηρικτικό υλικό, όπως γεγονότα, στατιστικά στοιχεία, έρευνες έγκυρων αναλυτών κ.λπ. Θυμηθείτε επίσης να συμπεριλάβετε πραγματικές ιστορίες και αναλογίες. Αυτά θα σας δώσουν τα εχέγγυα να δημιουργήσετε τη συναισθηματική σύνδεση. Όχι μόνο θα βοηθήσουν το ακροατήριό σας να κατανοήσει τα σημεία που αναλύεται ενδελεχώς, αλλά παράλληλα θα καταστήσει την παρουσίαση σας αξέχαστη, και ίσως θεωρηθεί ορόσημο.

Για παράδειγμα, αντί να πείτε κάτι περίπλοκο που περιέχει μαθηματικές εξισώσεις, και δεν θα γίνει εύκολα αντιληπτό από τον κόσμο που σας παρακολουθεί, όπως «δέκα DL380 και δύο μονάδες PSU παράγουν περίπου 34.000 BTUs, αντί αυτού καλύτερα θα ήταν να πιείτε πως «αυτοί οι διακομιστές παράγουν αρκετή θερμότητα για να φτιάξουν ένα φλιτζάνι τσάι σε μόλις 17 δευτερόλεπτα και ό,τι αν δεν προσθέσουμε περισσότερη ψύξη, τότε το κέντρο δεδομένων θα γίνει πολύ ζεστό και δεν θα λειτουργήσει ομαλά.

Είναι κομβικής σημασίας να καταφέρετε εξαρχής, μέσα στα πρώτα 30 δευτερόλεπτα που θα ξεκινήσετε να μιλάτε, να πείσετε άμεσα το ακροατήριο πως τα λεγόμενα σας θα έχουν εξαιρετικό ενδιαφέρον, με θετική συνέπεια να μείνουν προσηλωμένοι προς το πρόσωπο σας, χωρίς να ασχολούνται με άλλα πράγματα, δείχνοντας εμμέσως πλην σαφώς αδιαφορία για αυτά που εκστομίζει το στόμα σας.

Επίσης, προετοιμαστείτε για ένα ενδιαφέρον άνοιγμα της ομιλίας σας, π.χ. «Θα σας δείξω πως μπορούμε να εξοικονομήσουμε 20% επί του ετήσιου κόστους στις δαπάνες της επιχείρησης σας», κάτι που συνεπάγεται πως μπαίνεις κατευθείαν στο ζουμί της υπόθεσης, και δεν αφήνεις τα κυριότερα για το τέλος, με αποτέλεσμα να περιμένουν αρκετό χρόνο άσκοπα, και ίσως να εγκαταλείψουν στα πρώτα πέντε λεπτά την αίθουσα.

Οργάνωση του γραπτού λόγου και των οπτικών βοηθημάτων

Ήδη από τις προηγούμενες μέρες θα πρέπει να ξεκινήσετε να γράφετε κάθε σκέψη σας σε μία κόλλα χαρτί, σημειώνοντας κάθε απαραίτητη λεπτομέρεια που πρέπει να ειπωθεί από την πλευρά σας, και στο τέλος κάντε το ξεσκαρτάρισμα, κρατώντας όσα θεωρείται απαραίτητα.

Επιπρόσθετα συμπεριλάβετε κάμποσα γραφήματα, σχέδια και εικόνες στην παρουσίαση σας για να προκαλέσετε μία οπτική πανδαισία, κερδίζοντας αμέσως το πολύτιμο ενδιαφέρον των ακροατών σας.

Για παράδειγμα, είναι προτιμότερο να παρουσιάσετε ένα γράφημα που δείχνει ό,τι ο όγκος των εισιτηρίων έχει αυξηθεί κατά 30%, από το να επιδιώξετε να το εξηγήσετε μόνο με τα λόγια.

Οργανώστε σωστά την ακολουθία που θα έχουν τα πράγματα κατά την ομιλία σας, έτσι ώστε να σχηματίζουν μια λογική ροή από την αρχή μέχρι το τέλος. Να είστε σαφείς σχετικά με το τι σημαίνει κάθε σημείο, έτσι ώστε το κοινό να μην χρειάζεται να συνάγει αυθαίρετα συμπεράσματα.

Η Nancy Duarte, η γκουρού των παρουσιάσεων, λέει: «Οι παρουσιάσεις είθισται να αποτυγχάνουν εξαιτίας των πάρα πολλών πληροφοριών, και όχι των πολύ λίγων.

Για κάθε λεπτομέρεια που σκοπεύετε να προσθέσετε στην ομιλία σας, ρωτήστε πρώτα τον εαυτό σας εάν θα βοηθήσει πραγματικά το κοινό να καταλάβει με συνοπτικές διαδικασίες το μήνυμα σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι για κάποιο στοιχείο, βάλτε το στην άκρη. Ίσως χρειαστεί να το χρησιμοποιήσετε σε κάποια άλλη διάλεξη.

Θυμηθείτε ό,τι τα οπτικά βοηθήματα θα συμπληρώνουν το προφορικό σας λόγο, και δεν θα παίζουν τον κυρίαρχο ρόλο στην παρουσίαση σας. Τα λόγια έχουν την ικανότητα να επηρεάζουν περισσότερο τον κόσμο, αγγίζοντας απευθείας την ψυχή τους, και κάπως έτσι, τελικά οι ακροατές θα δεθούν συναισθηματικά με την προσωπικότητα σας, και δεν θα μείνει το μυαλό τους στις φωτογραφίες.

Εύρεση εντυπωσιακών εικόνων

Οι εικόνες έχουν πολύ μεγαλύτερη επίδραση από το κείμενο. Οπότε ψάξτε να βρείτε τις κατάλληλες εικόνες που θα υποστηρίζουν τις λεπτομέρειες που επιθυμείτε να αναλύσετε. Για δωρεάν φωτογραφίες, δοκιμάστε το unsplash.com, gratisography.com, pixabay.com ή αναζητήστε στο διαδίκτυο μέσα από τις μηχανή αναζήτησης της Google για φωτογραφίες που φέρουν την επισήμανση Creative Commons, χωρίς να παραβιάζεται τα πνευματικά δικαιώματα ενός δημιουργού που δεν σας έδωσε την άδεια, γιατί ενδέχεται να βρείτε τον μπελά σας.

Υπάρχουν επίσης ιστότοποι με τεράστιες συλλογές φωτογραφιών που διατίθενται επί πληρωμή, με δεκάδες εκατομμύρια εικόνες, όπως στο shutterstock.com, όμως εδώ το κόστος είναι λιγάκι τσουχτερό και δεν ενδείκνυται για όλους.

Επίσης υπάρχουν ιστότοποι που μπορείτε να δημιουργήσετε δυναμικά και πανέμορφα διαγράμματα, τα οποία μπορούν να είναι χρήσιμα για την επεξήγηση σχέσεων και διαδικασιών. Είναι πολύ πιο εύκολο να καταλάβει ένας άσχετος τις τεχνικές λεπτομέρειες με μερικά βέλη από μια σελίδα κειμένου που θα Εμφανίζεται στην οθόνη μέσα από τον προτζέκτορα.

Επιπλέον, χρησιμοποιήστε καμβάδες με γραφικά στοιχεία, όπως εκείνους που παρέχονται από το Mind Maps – πρόκειται για ένα καταπληκτικό ιστότοπο που είναι μοναδικός στο είδος του και θα σας λύσει τα χέρια.

Λάβετε σοβαρά υπ’ όψιν ό,τι προέχει να μεταφέρετε πρωτίστως το μήνυμα σας, και όχι να κάνετε τηλεοπτική εκπομπή, παριστάνοντας κάποια τηλεπερσόνα. Εσείς θα καθορίσετε το ποσοστό των φωτογραφιών και των διαγραμμάτων που θα εμφανίσετε στο κοινό σας, ανάλογα με την περίσταση και την κάστα των ατόμων που βρίσκεται στο ακροατήριο. Σημείωση: Αποφύγετε τις γενικές φωτογραφίες που δεν σχετίζονται με το θέμα, αλλά σας αρέσουν γιατί είναι όμορφες, διότι θα πρόκειται περί ανοησίας.

Σκεφτείτε με ποια σειρά και ποια μέθοδο θα μοιραστείτε τα γεγονότα, ιδίως αν υπάρχουν αριθμοί. Εάν σκοπεύετε να παρουσιάσετε μια τάση ή μια σύγκριση, τότε φτιάξτε ένα γράφημα με βέλη και ταυτόχρονα αναλύστε προφορικά με σαφήνεια τι αντιπροσωπεύουν, δίχως όμως να στέκεστε στο ίδιο σημείο παραπάνω από δύο λεπτά. Αυτό θα κρατήσει το κοινό σας σε εγρήγορση και θα ανυπομονεί συνεχώς να δει και να ακούσει τι θα ακολουθήσει.

Να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε τα διαγράμματα. Δεν είναι εύκολο να κατανοήσει ο μέσος άνθρωπος τις πολύπλοκες έννοιες που αντιπροσωπεύει το κάθε ένα ξεχωριστά, επιπλέον χειροτερεύει το πράγμα, αν υπάρχουν πάνω από 20 τέτοιες διαφάνειες, με αποτέλεσμα να προκληθεί αναίτια σύγχυση στο κοινό.

Ένα άλλο εξίσου σημαντικό στοιχείο είναι η αναλογία του κειμένου που θα περιέχεται στο διάγραμμα.

Είδα πρόσφατα ένα μία παρουσίαση από ένα επιστήμονα με 221 λέξεις σε μία διαφάνεια και σας μιλώ ειλικρινά πως δεν έβγαλα άκρη τι εννοούσε. Δεν είμαι ακόμα σίγουρος ποιο ήταν το μήνυμα του. Σε αυτήν την περίπτωση το καλύτερο που θα είχε να κάνει ήταν να χρησιμοποιήσει μικρό κείμενο, περίπου 10 λέξεων, βάζοντας το σε μια μεγάλη και καθαρή γραμματοσειρά. Το κείμενο μπορεί να είναι χρήσιμο για εισαγωγικά ή για να τονίσει ένα σημείο που μόλις αναφέρατε.

Κάντε αμέτρητες πρόβες πριν την παρουσίαση

Η προετοιμασία για να στεφθεί με επιτυχία, απαιτείται να προηγηθούν αμέτρητες πρόβες. Έτσι θα σας κάνει να νιώσετε σίγουροι και εξοικειωμένοι με την παρουσίαση σας. Ακόμη και αν προκύψει κάποιο λάθος στην ομιλία ή στην εμφάνιση των εικόνων σας, θα διαπιστώσετε πως με την άνεση που σας διακρίνει θα έχετε τα περιθώρια να κάνετε καλαμπούρι, αντί να σας πιάσει πανικός. Τουλάχιστον αυτό λέει η λογική, και συμβαίνει σε όλους τους έμπειρους ομιλητές.

Γράψτε το λόγο σας ένα χαρτί και διαβάστε το επανειλημμένες φορές σαν να ήσασταν στο σχολείο, έτσι ώστε να αποστηθίστε τα σημαντικά σημεία και τις φράσεις απαιτούν περαιτέρω τονισμό.

Θυμηθείτε να αποφύγετε τις παρατεταμένες και συχνές τεχνικές ορολογίες στην παρουσίαση σας, και εάν κριθούν πως είναι απολύτως αναγκαίες, τότε είναι περιττό να αναφέρω πως είστε υποχρεωμένοι να αποσαφηνίσετε κάθε φορά τον εκάστοτε νέο τεχνικό όρο που γίνεται η χρήση του. Διατηρήστε τις προτάσεις σας σύντομες και απλές.

Θα πρέπει να εξασκηθείτε με τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείτε, ιδιαίτερα εάν τον αποκτήσατε πρόσφατα, δηλαδή τον αγοράσατε πριν λίγες μέρες ή σας το δάνεισε προχθές κάποιος συνάδελφο σας, όπως ένας προτζέκτορας. Σιγουρευτείτε ότι γνωρίζετε τις λειτουργίες του.

Για αποφυγή δυσάρεστων εκπλήξεων, αποθηκεύστε το υλικό της παρουσίασης σε ένα αντίγραφο, όπως μέσα σε μία κάρτα μνήμης USB, ούτως ώστε να μην πάθετε blackout σε περίπτωση που χαλάσει ο υπολογιστής σας και χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε κάποιο άλλο.

Σε γενικές γραμμές, σας συνιστώ να μην επιλέξετε επιτραπέζιο υπολογιστή, αλλά κάποιο laptop, το οποίο θα το τοποθετήσετε επάνω σε ένα τραπεζάκι και θα σας επιτρέπει να απομακρύνεστε από δαύτο ή και να το πάρετε στα χέρια.

Ξεκινώντας την παρουσίαση στο ακροατήριο ή το κοινό σας

Φτάσαμε στο κρισιμότερο σημείο, και εδώ θα αποδειχθεί αν όλη η προετοιμασία σας έχει αποδώσει καρπούς ή τελικά αποδειχθεί ό,τι ήσασταν ανεπαρκώς προετοιμασμένοι. Λίγα λεπτά πριν αρχίσετε την ομιλία σας, κάντε ευχάριστα πράγματα για να σας αναπτερώσουν το ηθικό σας. Στη συνέχεια πάρτε μία βαθιά αναπνοή και ξεκινήστε με ένα χαμόγελο.

Οι νευρικοί ομιλητές συχνά ξεκινούν το λόγο τους μονοκοπανιά, χωρίς να σταματήσουν ούτε λεπτό, αφήνοντας το κοινό τους με απορίες. Θα πρέπει να σταματάτε περιστασιακά για να ελέγξετε αν σας κατανοεί το κοινό σας. Επίσης επιτρέψετε τους τους παρευρισκόμενους να σας θέσουν ερωτήσεις.

Εδώ η ορθότερη στάση που πρέπει να εφαρμόσετε, αναφορικά με τις ερωτήσεις είναι να τους πείτε εξαρχής πως θα απαντήσετε στα ερωτήματα τους προς το τέλος της ομιλίας. Η βασική αιτία που επισημαίνω το παρόν γεγονός είναι για να μη σας αποδιοργανώσουν οι συχνές διακοπές με διάφορες απορίες που θα εκφράζει ανά λίγα λεπτά το κοινό σας.

Ωστόσο εδώ εξαιρείται η παρέμβαση που γίνεται για να διορθωθεί κάποιο λάθος ή γιατί άθελα σας έχετε κάνει κάποια σοβαρή παράλειψη, και εν τέλει είναι συγκεχυμένες οι πληροφορίες που αναφέρατε.

Είναι επίσης χρήσιμο να περιμένετε λίγα δευτερόλεπτα, αφού αποκαλύψετε κάτι στην οθόνη πριν αρχίσετε να μιλάτε ξανά. Μία εμπεριστατωμένη επιστημονική μελέτη που διεξήχθη πάνω στο συγκεκριμένο ζήτημα αναφέρει ό,τι οι άνθρωποι δεν μπορούν να απορροφήσουν παράλληλα τις οπτικές πληροφορίες και να ακούν ταυτόχρονα.

Συνοψίζοντας

Όσες περισσότερες παρουσιάσεις δίνεται με το πέρασμα των καιρών, ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, τόσο περισσότερο θα απολαύσετε την εμπειρία των διαλέξεων προς το κοινό σας. Όποιος και αν είναι ο λόγος που σας έχει ζητηθεί να παρουσιάσετε την ομιλία σας, θυμηθείτε ό,τι το πιο σημαντικό είναι να επικεντρωθείτε στις ανάγκες του κοινού.

Βεβαιωθείτε ό,τι το μήνυμά σας είναι χρήσιμο σε αυτούς. Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα που θα λειτουργήσει για το συγκεκριμένο κοινό που έχετε μπροστά σας.

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας