- Απαιτήσεις: Plone, Internet browser (προτιμώμενες πρόσφατες εκδόσεις Google Chrome, Mozilla, Opera) και πρόσβαση στο Internet
- Κόστος: Δωρεάν
- Ολοκλήρωση εγχειρήματος: 50 λεπτά
- Επίπεδο δυσκολίας: 3/10
Με μία δωρεάν εφαρμογή Web portal και μία σύνδεση στο Internet οργανώστε την ανταλλαγή πληροφοριών με τους συνεργάτες σας από το γραφείο του σπιτιού σας, κάνοντας ευκολότερη τη ζωή σας στον επαγγελματικό τομέα.
Το Plone είναι ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών, το οποίο χαρακτηρίζεται από μοναδική πληρότητα, ευχρηστία και αξιοπιστία. Ένα τεράστιο σύνολο παραμέτρων και επιλογών όμως, που συναντώνται στο περιβάλλον του, είναι αρκετό για να αγχώσει τον καθένα. Παρά το γεγονός αυτό η εξοικείωση με το Plone δεν είναι δύσκολη. Απαιτεί μονάχα λίγο χρόνο προσπάθεια αλλά σίγουρα αξίζει τον κόπο.
Αν εργάζεστε από κοινού με άλλους χρήστες, έχετε συνεργάτες στους οποίους θέλετε να προσφέρετε ενημέρωση ή πληροφορίες με τον ευκολότερο και πληρέστερο δυνατό τρόπο και, κυρίως, αν θέλετε αυτή η επικοινωνία να είναι αμφίδρομη, το e-mail αρχίζει να φαίνεται περιοριστικό.
Ο καλύτερος τρόπος να οργανώσετε την εργασία σας σε αυτή την περίπτωση είναι μέσω ενός δικτυακού σημείου στο οποίο όλοι θα έχουν πρόσβαση, θα μπορούν να βλέπουν τις εξελίξεις ενός project και να συνεισφέρουν σε αυτό, να το τροποποιούν και να ενημερώνουν τα υπόλοιπα μέλη του για τις αλλαγές.
Πρέπει, λοιπόν, να δημιουργήσετε ένα πλήρες Web site, το οποίο όμως δεν πρέπει να μοιάζει με ένα απλό, προσωπικό site, με μία ιστοσελίδα που θα σχεδίαζε κανείς για οποιονδήποτε άλλο σκοπό, αλλά θα είναι αυτό που λέμε interactive. Ο καλύτερος τρόπος να γίνει αυτό είναι μέσω του Plone, και το πώς θα το δούμε ευθύς αμέσως.
Βήμα 1
Πρώτα βήματα
Ξεκινήστε από την εγκατάσταση του Plone στον υπολογιστή, ακολουθώντας τα βήματα του οδηγού που εμφανίζεται στην οθόνη σας. Κάποια στιγμή το Plone σας ζητά να εισαγάγετε έναν κωδικό, ώστε να έχετε μονάχα εσείς πρόσβαση στις παραμέτρους του. Φροντίστε, σε αυτό το σημείο, να δώσετε έναν αρκετά ασφαλή και δύσκολα προβλέψιμο κωδικό, τον οποίο δεν θα υπάρχει περίπτωση να ξεχάσετε (ή, τουλάχιστον, θα έχετε σημειώσει κάπου).
Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία και πριν βγείτε από την εγκατάσταση, επιλέξτε το “Launch Plone Controller” (στην αντίθετη περίπτωση πρέπει να καλέσετε οι ίδιοι το Plone μέσα από το μενού Start). Ένα παράθυρο θα εμφανιστεί στην οθόνη, που θα δείχνει την κατάσταση της εφαρμογής.
Σε αυτό πρέπει να κάνετε κλικ στο πλήκτρο Start, αφού η εφαρμογή θα είναι αρχικά ανενεργή. Όταν ξεκινήσει η λειτουργία του Plone, κάντε κλικ στο πλήκτρο View Plone, που θα έχει πια ενεργοποιηθεί, οπότε το βασικό περιβάλλον προσαρμογής της εφαρμογής θα εμφανιστεί μέσα από ένα παράθυρο του browser σας.
Η διεύθυνση URL μέσω της οποίας είναι προσβάσιμο το Plone στον υπολογιστή είναι η http://localhost. Αντίστοιχα, αν κάνετε κλικ στο πλήκτρο Management, ο browser θα φορτώσει τη σελίδα διαχείρισης της εφαρμογής, η οποία όπως θα δείτε και στη γραμμή διευθύνσεως, είναι απλώς προσβάσιμη από τη διεύθυνση http://localhost::8080/manage
Βήμα 2
Το πρώτο που πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε την εργασία με την εφαρμογή είναι να προσαρμόσετε το Plone στις προτιμήσεις σας. Πρέπει, λοιπόν, να συνδεθείτε στο site με το όνομα και τον κωδικό που ορίσατε κατά την εγκατάστασή του. Στη συνέχεια πρέπει να επιλέξετε το Plone Setup και από εκεί να εισέλθετε στα Portal Settings. Εκεί θα δείτε μία σειρά παραμέτρων που επιτρέπουν την προσαρμογή του Plone βάσει των προτιμήσεών σας.
Η επέμβαση σε αυτές τις παραμέτρους δεν είναι αναγκαία για τη χρησιμοποίηση της εφαρμογής, καλό είναι όμως τουλάχιστον να αλλάξετε το όνομα και την περιγραφή του site, καθώς και τη διεύθυνση e-mail μέσω της οποίας θα επικοινωνείτε με τους άλλους χρήστες.
Βήμα 3
Χρήστες και ρόλοι
Στον κόσμο του Plone οι χρήστες μπορούν να εντάσσονται σε έξι ομάδες, από τις οποίες οι τέσσερις σχετίζονται άμεσα με τα δικαιώματα που θα έχουν στο περιεχόμενο του site. Οι πρώτες δύο είναι οι Anonymous και Authenticated και ορίζονται αυτόματα από την εφαρμογή, πριν από και μετά το registration των χρηστών. Οι άλλες τέσσερις ομάδες είναι, κατά σειρά ιεραρχίας, οι Owner, Member, Reviewer και Manager.
Η πρώτη από αυτές ορίζει ότι ο χρήστης είναι κάτοχος δεδομένων καταχωρημένων στην εφαρμογή. Members χαρακτηρίζονται οι χρήστες που έχουν ενταχθεί στο site, έχοντας ολοκληρώσει τη διαδικασία του registration. Reviewers καλούνται τα Members που, ταυτόχρονα, έχουν δικαιώματα επιθεώρησης και επιλογής περιεχόμενου για το site, αλλά δεν μπορούν να επέμβουν παρά μονάχα σε αυτό, αντίθετα με τους Managers.
Βήμα 4
Ο Manager είναι ένας ρόλος παραπλήσιος με αυτόν του administrator και έχει σχεδόν απόλυτη εξουσία στο site, το περιεχόμενο και τον τρόπο λειτουργίας του. Πλην αυτών, το Plone επιτρέπει και τον ορισμό/χρήση ομάδων, καθεμία από τις οποίες μπορεί να έχει διαφορετικά δικαιώματα, τα οποία “κληρονομούνται” από τους χρήστες που εντάσσονται σε αυτές.
Η διαχείριση χρηστών και ομάδων γίνεται από το ίδιο σημείο του Plone. Αρκεί να επισκεφτεί κανείς το Plone Setup (επάνω δεξιά) και από εκεί το Users and Groups Administration. Μεταβαίνοντας ανάμεσα στα δύο tabs (users και groups), ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει νέες καταχωρήσεις ή να επέμβει σε όσες ήδη υπάρχουν.
Βήμα 5
Για να υπάρχει μία κατανομή ρόλων ανάμεσα στους χρήστες, καθώς και οι αναγκαίοι περιορισμοί, ώστε ο ένας να μην μπορεί να τροποποιήσει τα προσωπικά αρχεία του άλλου, καλύτερο είναι να ορίζονται ξεχωριστά “ιδιοκτήτες” ή χρήστες με δικαιώματα για κάθε αρχείο. Όταν προστίθεται ένας φάκελος στο Plone (όπως θα δούμε στη συνέχεια), με μία επίσκεψη στο tab Sharing είναι δυνατή η επιλογή των χρηστών ή ομάδων που θα έχουν δικαιώματα σε αυτό το φάκελο και τα περιεχόμενά του, καθώς και του ρόλου που θα καθορίζει ποια θα είναι τα συγκεκριμένα δικαιώματα. Αρκούν η επιλογή των ονομάτων/ομάδων (groups) που επιθυμείτε, ο ορισμός του ρόλου τους και η επικύρωση των κινήσεών σας.
Βήμα 6
Διαχείριση δεδομένων
Μετά τα βήματα που προηγήθηκαν φτάνετε στο σημείο όπου έχετε πλέον το Plone σε ενεργή κατάσταση στον υπολογιστή σας. Οποιοσδήποτε δοκιμάσει να συνδεθεί σε αυτόν, δηλώνοντας την IP του από τον δικό του υπολογιστή, θα βλέπει στο παράθυρο του browser του το περιβάλλον του Plone – εκτός εάν αυτό βρίσκεται πίσω από έναν router με NAT ή ένα firewall.
Για να μπορεί ένας χρήστης να προσθέτει ή να τροποποιεί τα δεδομένα που βρίσκονται σε ένα site του Plone, πρέπει πρώτα να επιλέγει το join που βρίσκεται στο επάνω δεξιά τμήμα του default Web site. Μετά τη συμπλήρωση της φόρμας που εμφανίζεται και την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας registration, μπορεί να εισέρχεται στο site, κάνοντας κλικ στο πλήκτρο log in που εμφανίζεται στο τέλος της διαδικασίας.
Βήμα 7
Όταν ένας χρήστης εγγράφεται σε ένα site του Plone, αυτό δημιουργεί έναν φάκελο στον οποίο αποθηκεύονται πληροφορίες από και για αυτόν. Ο χρήστης έχει πλήρη και αποκλειστικό έλεγχο αυτού του φακέλου, ο οποίος είναι προσβάσιμος από την επιλογή “My folder” που βρίσκεται στο επάνω δεξιά σημείο της εφαρμογής.
Εκεί, με την επιλογή της λειτουργίας “Add new item” επιτρέπεται η προσθήκη περιεχομένου στο φάκελο του χρήστη. Το περιεχόμενο μπορεί να είναι εικόνες, αρχεία, κείμενα, σύνδεσμοι προς άλλες διευθύνσεις, ειδήσεις κ.λπ. Η ίδια η προσθήκη είναι απλή, αφού από το χρήστη απαιτείται απλώς να ακολουθήσει τα βήματα στα οποία τον οδηγεί η εφαρμογή.
Όταν ολοκληρωθούν η προσθήκη και η επεξεργασία, με μία επίσκεψη στο tab Properties είναι δυνατός ο καθορισμός πρόσθετων πληροφοριών και παραμέτρων για αυτό. Από εκεί μπορεί, για παράδειγμα, να οριστεί ένα χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα είναι ενεργό και μετά θα λήξει, να επιλεγεί το αν θα επιτρέπεται συζήτηση σχετικά με αυτό από άλλους χρήστες, το αν θα υπάρχει copyright, ποιες λέξεις θα το χαρακτηρίζουν (ώστε να είναι ευκολότερη η ταξινόμησή του μαζί με άλλα δεδομένα που θα περιέχονται στο site) κ.λπ.
Βήμα 8
Έχοντας κάνει τα παραπάνω, θα φτάσετε στο σημείο όπου θα έχετε προσθέσει το περιεχόμενο της επιλογής σας -για παράδειγμα, ένα κείμενο- στο Plone. Για να μπορούν να το δουν άλλοι χρήστες, πρέπει να τους δώσετε μία ακριβή διεύθυνση, κάτι που δεν είναι και τόσο βολικό. Αντί αυτού προτιμότερο είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Publish από το μενού State, ώστε το κείμενό σας να εμφανίζεται και σε άλλους χρήστες, χωρίς να χρειάζεται να τους δώσετε οδηγίες για τον τρόπο εύρεσής του.
Αν δεν είστε συνδεδεμένοι με κωδικό administrator ή reviewer (χρήστες με δικαιώματα επιθεώρησης και ενεργοποίησης των στοιχείων που έχουν προστεθεί στο site), πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Submit, αφού δεν θα είναι διαθέσιμη η Publish.
Αυτή οδηγεί τα δεδομένα που προσθέσατε σε ένα ενδιάμεσο στάδιο, ανάμεσα στην επεξεργασία και τη δημοσίευση, όπου είναι διαθέσιμα στους άλλους χρήστες, αναμένουν όμως επικύρωση από έναν χρήστη με σχετικά δικαιώματα. Αυτός πρέπει να επιθεωρήσει τα δεδομένα και κατόπιν να τα αποδεχτεί και να τα δημοσιεύσει (approve), απορρίψει (reject), αγνοήσει (do nothing) ή επεξεργαστεί (edit).
Βήμα 9
Η συνεχής προσθήκη κειμένων, εικόνων κ.λπ. στο site σύντομα οδηγεί σε ένα… χάος. Το Plone επιτρέπει την οργάνωση των δεδομένων του με τη λογική που χρησιμοποιείται και στα συστήματα αρχειοθέτησης των περισσότερων λειτουργικών: με φακέλους. Όπως ακριβώς μπορείτε να προσθέσετε νέο κείμενο, έτσι ακριβώς μπορείτε να προσθέσετε και έναν φάκελο.
Στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε άλλα δεδομένα που έχετε προσθέσει στο Plone και να τα μετακινήσετε σε αυτόν. Η διαχείριση δεδομένων ανάμεσα σε φακέλους είναι αρκετά απλή και δεν θα ξενίσει όποιον γνωρίζει τα βασικά, έστω, στη χρήση του Windows Explorer ή μίας παραπλήσιας εφαρμογής.
Φυσικά, όπως ισχύει για όλα τα υπόλοιπα δεδομένα, έτσι και ένας φάκελος πρέπει να είναι published, για να μπορούν να τον δουν άλλοι χρήστες – η διαδικασία δημοσιοποίησής του ολοκληρώνεται με πανομοιότυπο τρόπο, με κάθε άλλο στοιχείο που προσθέτει ο χρήστης.
Βήμα 10
Λίφτινγκ για το portal σας
Όσα αναφέραμε είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζει ο απλός χρήστης, προκειμένου να δημιουργήσει ένα περιβάλλον συνεργασίας με άλλους χρήστες, εύκολα και απλά, στον προσωπικό του, μόνιμα συνδεδεμένο με το Internet, υπολογιστή. Δεν είναι, όμως, και όλα όσα μπορεί να κάνει το Plone. Βασισμένο στο υπερπλήρες Zope, ένα σύστημα portal που τρέχει στη γλώσσα Python, το Plone παρέχει απίστευτες δυνατότητες παραμετροποίησης και επιτρέπει στο χρήστη να το κάνει… αγνώριστο, αφού μπορεί να δεχτεί ακόμη και πρόσθετα plug-ins, διαφορετικά themes κ.λπ.
Μπορεί, μάλιστα, να διαφοροποιεί την εμφάνισή του ανάλογα με την περίσταση, επιτρέποντας ακόμη και την παρουσίαση διαφορετικών όψεων του ίδιου περιεχομένου σε χρήστες διαφορετικών κατηγοριών.
Προκειμένου όμως όλα αυτά να είναι δυνατά, πρέπει κανείς να εισέλθει στο Zope και να αρχίσει να τροποποιεί ένα τεράστιο σύνολο παραμέτρων, καθώς και -αν επιθυμεί απόλυτο έλεγχο- να γράψει ο ίδιος κώδικα σε HTML, XML, DTML και Python, τροποποιώντας παράλληλα φύλλα διαμόρφωσης CSS.
Όπως καταλαβαίνετε, αυτά ξεφεύγουν αρκετά από το θέμα που πραγματευόμαστε, ενώ, για να καλύψουμε έστω και ένα μικρό κομμάτι τους, θα χρειαζόμαστε ολόκληρο βιβλίο. Βέβαια, για ένα βασικό σύστημα δικτυακής συνεργασίας όσα είδαμε είναι υπεραρκετά και δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε εκτενώς και με τον καλλωπισμό του νέου portal σας!
Βήμα 11
Plone και NAT, Firewalls
Το Plone λειτουργεί “ακούγοντας” στο port 80 του υπολογιστή. Αν, όμως, χρησιμοποιούμε ένα firewall ή έχουμε πρόσβαση στο δίκτυο μέσω ενός router με NAT, αυτό το port δεν θα είναι εξαρχής προσβάσιμο παρά από τον ίδιο τον υπολογιστή στον οποίο τρέχει η εφαρμογή.
Για να μπορούν να συνδεθούν κι άλλοι σε αυτόν και να δουν το Plone στον browser τους, πρέπει να επιτρέψουμε την επικοινωνία μέσω του port 80 (ΝΑΤ Firewall) ή να το αντιστοιχίσουμε σε ένα άλλο port (π.χ. το 6070), οπότε οι χρήστες θα δηλώνουν αντί, για παράδειγμα, της διεύθυνσης IP 170.2.2.1 που έχει δικτυακά ο υπολογιστής μας την 170.2.2.1:6070. Αν χρησιμοποιήσετε μία υπηρεσία Dynamic DNS, ισχύει ακριβώς η ίδια λογική, μόνο που αντί της αρχικής IP πρέπει να δηλώνεται η διεύθυνση, για παράδειγμα, “myworkpc.dyndns.org:6070”.
DynDNS: Γλυτώστε τις μετακομίσεις
Κάθε υπολογιστής που βρίσκεται σε ένα δικτυακό περιβάλλον αναγνωρίζεται από μία διεύθυνση, τη λεγόμενη IP address. Αν δεν έχετε μία σταθερή σύνδεση με το δίκτυο, αλλά μία dial-up ή δυναμική DSL, αυτή η διεύθυνση, ακόμη κι αν ο υπολογιστής είναι μόνιμα συνδεδεμένος, περιστασιακά θα αλλάζει (από την πλευρά της εταιρείας που σας δίνει πρόσβαση).
Έτσι, μετά από κάποιο διάστημα δεν θα είναι δυνατή η σύνδεση από έναν άλλο υπολογιστή προς αυτόν στον οποίο θα εκτελείται το Plone. Για να είναι αυτό δυνατό, πρέπει να εγγραφείτε σε μία υπηρεσία Dynamic DNS (όπως η www.dyndns.org), να επιλέξετε μία διεύθυνση της αρεσκείας σας και να εγκαταστήσετε μία εφαρμογή στον υπολογιστή σας που θα αντιστοιχεί την ΙΡ του, όποια κι αν είναι αυτή, στο όνομα της επιλεγμένης διεύθυνσης. Έτσι, τόσο εσείς όσο και οι συνεργάτες σας θα μπορείτε να συνδέεστε στον υπολογιστή, δίνοντας στον browser μία διεύθυνση του τύπου “myworkpc.dyndns.org”.
Topics και οργάνωση
Ένας τρόπος οργάνωσης των δεδομένων μέσω του Plone, πέρα από τη χρήση φακέλων, είναι η χρήση Topics, θεμάτων δηλαδή που συνδέουν διαφορετικά, αλλά κοινής θεματολογίας, δεδομένα σε ομάδες. Αν και η προσθήκη ενός Topic είναι εύκολη, η διαχείρισή του και η συσχέτιση δεδομένων με αυτό δεν είναι ό,τι απλούστερο. Έτσι, αμεσότερη και ευκολότερη είναι απλώς η χρήση φακέλων.
