- Απενεργοποιήστε την “Προβολή Συζήτησης” για να μην χάνετε μεμονωμένα emails μέσα σε μεγάλα νήματα αλληλογραφίας.
- Ενεργοποιήστε το “Παράθυρο Ανάγνωσης” για ταχύτερη πλοήγηση χωρίς άνοιγμα και κλείσιμο καρτελών.
- Αυξήστε τον χρόνο “Αναίρεσης Αποστολής” στα 30 δευτερόλεπτα για να προλαβαίνετε τυχόν λάθη.
Οδηγός Gmail: Πως να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας με λίγα κλικ
Το Gmail χρησιμοποιείται καθημερινά από εκατομμύρια χρήστες. Ωστόσο, μόνο λίγοι έχουν κάνει αλλαγές στο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βοηθούν στην αύξηση της αποτελεσματικότητας και της σαφήνειας.
Και όμως, αρκούν μερικά κλικ για να κάνετε το Gmail καλύτερο.
Η Google εισάγει πλέον όλο και περισσότερες λειτουργίες στις δικές της εφαρμογές που υλοποιούνται μέσω Τεχνητής Νοημοσύνης (AI). Για παράδειγμα, το Gmail προσφέρει αυτόματες περιλήψεις για συνομιλίες email. Η παγίδα:
Αυτές οι λειτουργίες κρύβονται συνήθως πίσω από την επί πληρωμή συνδρομή του Google Workspace ή του Google One AI.
Ευτυχώς, όμως, υπάρχουν και στη δωρεάν έκδοση του Gmail αρκετοί τρόποι για να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα ακόμα πιο αποτελεσματικά.
Gmail: Προβολή συζήτησης, παράθυρο ανάγνωσης και άλλα
Τις συμβουλές βελτίωσης για το Gmail συνόψισε αρχικά το Android Police. Συχνά απαιτούνται μόνο λίγες αλλαγές στις ρυθμίσεις για να βελτιωθεί λίγο το πρόγραμμα αλληλογραφίας.
Αυτό ξεκινά ήδη με την Προβολή Συζήτησης. Στην κανονική περίπτωση, το Gmail ομαδοποιεί αυτόματα όλα τα απεσταλμένα email με το ίδιο θέμα σε ένα μεγαλύτερο νήμα (thread).
Το πλεονέκτημα: Το γραμματοκιβώτιο φαίνεται έτσι λίγο πιο καθαρό.
Η Προβολή Συζήτησης είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στους περισσότερους λογαριασμούς, ομαδοποιώντας τα email σαν chat.
Ωστόσο, η εύρεση σημαντικών λεπτομερειών σε μεγαλύτερα νήματα μπορεί να αποδειχθεί πιο δύσκολη και νέα μηνύματα ενδέχεται να χαθούν επειδή θεωρούνται παλιά email.
Συνεπώς, αξίζει υπό προϋποθέσεις να απενεργοποιήσετε την προβολή συζήτησης. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία, πρέπει απλώς να ανοίξετε το Gmail και στη συνέχεια να μεταβείτε στις ρυθμίσεις.
Στην ενότητα “Προβολή συζήτησης”, η λειτουργία μπορεί να απενεργοποιηθεί. Κάντε κλικ στο “Αποθήκευση αλλαγών” στη συνέχεια.
Πιο γρήγορη ανάγνωση με το Split Pane
Το Παράθυρο Ανάγνωσης (Reading Pane) φροντίζει στο Gmail για πιο αποτελεσματική επεξεργασία των μηνυμάτων.
Αν η λειτουργία είναι απενεργοποιημένη, πρέπει να μπαίνετε σε κάθε μεμονωμένο email για να το διαβάσετε.
Μετά, το email πρέπει να κλείσει ξανά πριν μπορέσετε να κάνετε κλικ στο επόμενο μήνυμα.
Η προβολή ανάγνωσης δημιουργεί ένα παράθυρο που εμφανίζει το περιεχόμενο του email μόλις κάνετε κλικ σε αυτό. Η λίστα των email παραμένει ανοιχτή δίπλα ανά πάσα στιγμή.
Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε αυτό το παράθυρο στις ρυθμίσεις.
Στην ενότητα “Εισερχόμενα” θα βρείτε την επιλογή “Παράθυρο ανάγνωσης”. Ενεργοποιήστε εκεί τη λειτουργία και αποφασίστε στη συνέχεια αν το παράθυρο θα εμφανίζεται δεξιά από τα εισερχόμενα ή από κάτω.
Επιβεβαιώστε τις αλλαγές στη συνέχεια, πριν κλείσετε ξανά τις ρυθμίσεις.
Αυτή η επιλογή υπάρχει ωστόσο μόνο στην έκδοση Browser και Desktop του Gmail.
Απενεργοποίηση κατηγοριών και μεγαλύτερος χρόνος αναίρεσης
Το Gmail προσφέρει επίσης μια λειτουργία για την αυτόματη ταξινόμηση μηνυμάτων σε συγκεκριμένες κατηγορίες.
Έτσι – τουλάχιστον στη θεωρία – τα email από κοινωνικά δίκτυα θα πρέπει να καταλήγουν σε ξεχωριστό φάκελο και τα διαφημιστικά email να κρατούνται μακριά από τα κύρια εισερχόμενα.
Στην πραγματικότητα, όμως, υπάρχουν περιστασιακά email που ξεφεύγουν από το φίλτρο.
Στην χειρότερη περίπτωση, σημαντικά μηνύματα μεταφέρονται σε έναν φάκελο και παραμένουν εκεί απαρατήρητα.
Συνεπώς, είναι σκόπιμο να απενεργοποιήσετε τους φακέλους αν προτιμάτε να έχετε όλα τα email σε ένα μέρος.
Μεταβείτε και γι’ αυτό στις ρυθμίσεις του Gmail και στην περιοχή “Τύπος εισερχομένων”.
Κάντε κλικ στο “Προεπιλογή” και στη συνέχεια “Προσαρμογή” και απενεργοποιήστε όλους τους φακέλους που δεν χρειάζεστε πλέον.
Αποθηκεύστε στη συνέχεια τις αλλαγές.
Αν απενεργοποιήσετε τις κατηγορίες “Προσφορές” και “Κοινωνικά”, όλα αυτά τα emails θα εμφανίζονται πλέον στην κύρια λίστα εισερχομένων σας.
Τέλος, βοηθάει στο Gmail να αυξήσετε το χρονόμετρο για την ανάκληση μηνυμάτων. Από προεπιλογή, έχετε πέντε δευτερόλεπτα χρόνο μετά την αποστολή ενός email για να το “πάρετε πίσω”.
Ουσιαστικά, η αποστολή απλώς καθυστερεί. Αν παρατηρήσετε ότι λείπει ένα συνημμένο, μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή και να εισάγετε γρήγορα το αρχείο.
Τα πέντε δευτερόλεπτα είναι ωστόσο αρκετά λίγα. Για να αυξήσετε το χρονόμετρο, ανοίξτε τις ρυθμίσεις στην έκδοση Desktop του Gmail και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι για να δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
Στην ενότητα “Αναίρεση αποστολής” μπορείτε να ρυθμίσετε την καθυστέρηση έως και 30 δευτερόλεπτα.
Συμβουλές: Γίνετε master του Gmail
Πέρα από τις βασικές ρυθμίσεις που αναφέραμε, υπάρχουν μερικά ακόμα “κρυμμένα” εργαλεία στο Gmail που μπορούν να μεταμορφώσουν τον τρόπο που εργάζεστε.
Αφού ρυθμίσετε την προβολή και την αναίρεση αποστολής, ήρθε η ώρα να εμβαθύνετε σε πιο προχωρημένες τεχνικές.
1. Συντομεύσεις πληκτρολογίου: Η απόλυτη ταχύτητα
Οι περισσότεροι χρήστες χρησιμοποιούν το ποντίκι για κάθε ενέργεια, χάνοντας πολύτιμο χρόνο.
Το Gmail διαθέτει ένα ισχυρό σύστημα συντομεύσεων πληκτρολογίου που, μόλις το συνηθίσετε, δεν θα μπορείτε να γυρίσετε πίσω.
Για να τις χρησιμοποιήσετε, πρέπει πρώτα να τις ενεργοποιήσετε από τις Ρυθμίσεις > Γενικά > Συντομεύσεις πληκτρολογίου.
Δείτε μερικές από τις πιο χρήσιμες συντομεύσεις στον παρακάτω πίνακα:
| Πλήκτρο | Ενέργεια |
|---|---|
| C | Σύνταξη νέου μηνύματος (Compose) |
| R | Απάντηση (Reply) |
| E | Αρχειοθέτηση (Archive) |
| / | Μετάβαση στη γραμμή αναζήτησης |
2. Πρότυπα μηνυμάτων (Templates)
Στέλνετε συχνά το ίδιο email; Αντί να γράφετε το ίδιο κείμενο ξανά και ξανά ή να κάνετε αντιγραφή-επικόλληση από παλιά μηνύματα, χρησιμοποιήστε τα Πρότυπα.
Πρώτα, πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή από τις Ρυθμίσεις > Για προχωρημένους > Πρότυπα.
Μόλις ενεργοποιηθεί, όταν γράφετε ένα νέο email, πατήστε τις τρεις τελείες κάτω δεξιά στο παράθυρο σύνταξης, επιλέξτε “Πρότυπα” και αποθηκεύστε το κείμενό σας. Την επόμενη φορά, μπορείτε να το εισάγετε με ένα κλικ, εξοικονομώντας ώρες πληκτρολόγησης κάθε μήνα.
3. Εμπιστευτική λειτουργία για ασφάλεια
Αν στέλνετε ευαίσθητα δεδομένα, το Gmail προσφέρει την Εμπιστευτική Λειτουργία.
Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να ορίσετε ημερομηνία λήξης για το email, μετά την οποία το μήνυμα δεν θα είναι προσβάσιμο στον παραλήπτη.
Επίσης, μπορείτε να απαγορεύσετε την προώθηση, την αντιγραφή, την εκτύπωση ή τη λήψη του περιεχομένου.
Η χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου μπορεί να εξοικονομήσει έως και 60 ώρες εργασίας ετησίως για έναν μέσο χρήστη γραφείου.
Για να το χρησιμοποιήσετε, αναζητήστε το εικονίδιο με το λουκέτο και το ρολόι στο κάτω μέρος του παραθύρου σύνταξης.
Μπορείτε ακόμη και να απαιτήσετε κωδικό πρόσβασης μέσω SMS για να ανοίξει ο παραλήπτης το μήνυμα, προσθέτοντας ένα επιπλέον επίπεδο ασφαλείας στην επικοινωνία σας.
Εφαρμόζοντας αυτές τις στρατηγικές, το Gmail παύει να είναι απλώς ένας φάκελος εισερχομένων και μετατρέπεται σε ένα ισχυρό κέντρο διοίκησης για την ψηφιακή σας ζωή.
