Όταν εργάζεστε, είναι πρώτη σας προτεραιότητα να εργάζεστε με πλάνο. Μην χρονοτριβείτε, μην χάνετε τον προσανατολισμό σας, μην αναβάλλετε πράγματα που έχει προγραμματίσει να κάνετε. Αυτές είναι οι βασικές αρχές διαχείρισης χρόνου και είναι το κλειδί στην επαγγελματική επιτυχία.
Είστε κάθε μέρα πνιγμένος σε φακέλους που απαιτούν διευθέτηση και συναδέλφους που διεκδικούν μέρος του χρόνου σας; Αργείτε να επιστρέψετε κάθε απόγευμα σπίτι; Μήπως είναι ώρα να πρέπει να αρχίσετε να αξιοποιείτε καλύτερα τον εργασιακό σας χρόνο;
Τι να πράξετε για σωστή διαχείριση χρόνου
Ξεχωρίστε τα επείγοντα και τα μη επείγοντα με βάση τις ημερομηνίες παράδοσης. Ξεχωρίστε τα σημαντικά από τα λιγότερο σημαντικά. Ξεκινήστε από τα επείγοντα-σημαντικά και κλείστε τα θέματα ένα ένα.
Να είστε λεπτομερής. Αντί π.χ. να σημειώσετε στο πρόγραμμα σας «Να ετοιμάσω τις αναφορές παραγωγικότητας των υπαλλήλων» σημειώστε:
- Να ελέγξω τα αρχεία απουσιών
- Να λάβω υπόψη τους στόχους των υπαλλήλων
- Να λάβω υπόψη άλλες παραμέτρους π.χ. ηλικία – εμπειρία
- Να γράψω τις αναφορές.
Αυτό θα σας δώσει καλύτερη αίσθηση του χρόνου που χρειάζεται για να κάνετε τη δουλειά.
Κάντε λίστες για τα πάντα και φροντίστε να την ανανεώνεται συνεχώς. Βάλτε όση πληροφορία χρειάζεται για τα πρόσωπα, ημερομηνίες παράδοσης και άλλες λεπτομέρειες.
Τηρείστε τα χρονοδιαγράμματα απαρέγκλιτα. Αν έχετε προγραμματίσει μια σύσκεψη πραγματοποιήστε την στην ώρα της ασχέτως αν κάτι άλλο προέκυψε ή θέλετε να κάνετε κάτι για να μην το ξεχάσετε αργότερα.
Μοιράστε τη δουλειά σωστά και απαιτείστε από τους υφισταμένους σας παράδοση σε εύλογο χρονικό διάστημα. Πάνω στα διαστήματα που θέτετε οργανώστε τα χρονοδιαγράμματα σας.
Αξιοποιήστε κάθε «παράθυρο» ελεύθερου χρόνου για να κάνετε πράγματα που είναι συμπληρωματικά του κυρίως έργου. Αν π.χ. χρειάζεται να ψάξετε πληροφορίες στο ίντερνετ κάντε το την ώρα που περιμένετε τον προϊστάμενο σας ή για να αρχίσει μια σύσκεψη.
Να προσέχετε τις νάρκες. Αν μπείτε στο γραφείο σας μετά από μια σύσκεψη και βρείτε άλλους συναδέλφους να σας περιμένουν με «επείγοντα» δείτε απλώς τι θέλουν μήπως κάτι είναι όντως επείγον και ζητήστε τους ευγενικά να σας ενοχλήσουν κάποια στιγμή που θα έχετε χρόνο.
Αφήστε τους υφιστάμενους σας να αυτενεργήσουν. Δε χρειάζεται και ούτε έχετε την πολυτέλεια να τους επιτηρείτε συνεχώς. Απλώς ζητήστε τους αποτελέσματα.
Οργανωθείτε ηλεκτρονικά ακόμα και αν είστε die-hard οπαδός της ατζέντας με τη δερμάτινη επένδυση και έχετε πάντα μαζί σας μια πένα Montblanc. Ξεκινήστε να καταχωρείτε ότι έχει σχέση με τη δουλειά σας (email-κάρτες-επαφές-στοιχεία CRM) ηλεκτρονικά και αξιοποιείστε τις δυνατότητες που προσφέρουν τα PDA και το Outlook. Μπορεί στην αρχή να φανεί χαοτικό αλλά όταν αρχίσει το σύστημα να δουλεύει θα γίνονται όλα αυτόματα.
Ελέγξτε το πρόγραμμα της επόμενης ημέρας πριν φύγετε το απόγευμα από το γραφείο και φροντίστε να υπάρχουν όλες οι συνθήκες για να κάνετε τη δουλειά σας αποτελεσματικά και με ρυθμό.
Τι να αποφύγετε στη διαχείριση χρόνου
Μην ξεχνάτε τα ασήμαντα και λιγότερο επείγοντα. Η επιτυχής διεκπεραίωση τέτοιων μικρών πραγμάτων αναδεικνύει το επαγγελματικό σας προφίλ. Δε θα χαθεί ο κόσμος αν αφήσετε και κάτι αλλά ίσως χαθεί μια ευκαιρία προαγωγής.
Μην παραλείπετε παραμέτρους όπως η διαθεσιμότητα των συναδέλφων που εμπλέκονται σε project. Π.χ. Τα αρχεία απουσιών μπορεί να είναι αρμοδιότητα άλλου συναδέλφου. Φροντίστε να είναι διαθέσιμος τη μέρα που θα τα αναζητήσετε εσείς. Αλλιώς θα πάει πίσω όλο το χρονοδιάγραμμα που κάνατε.
Μην σας πιάνει πανικός όταν δέχεστε κάποια πληροφορία και τη σημειώνετε σε όποιο χαρτί βρείτε μπροστά σας. Αν π.χ. χτυπήσει το τηλέφωνο για κάποια δουλειά και σας πιάσει απροετοίμαστους, ζητήστε όσο χρόνο χρειάζεστε από το συνομιλητή σας μέχρι να σημειώσετε την πληροφορία σωστά και στη σωστή θέση.
Μη σπαταλάτε το χρόνο των υπολοίπων γιατί σε βάθος χρόνου θα σπαταλάνε και αυτοί το δικό σας. Αν καθυστερείτε να εμφανιστείτε στις συσκέψεις στην ώρα σας, θα αρχίσουν και οι άλλοι να καθυστερούν και δε θα έχουν και άδικο.
Μην κάνετε τη δουλειά των υφισταμένων σας. Όσο καλύτερα αναθέσετε εργασίες τόσο περισσότερο χρόνο θα έχετε εσείς να ασχοληθείτε με τις δικές σας.
Μην επιτρέπεται στον τεχνολογικό θόρυβο (π.χ. τηλέφωνα) ή σε συναδέλφους να σας απασχολούν την ώρα του κυρίως έργου. Αν π.χ. έχετε προγραμματίσει να ετοιμάσετε κάποιες προσφορές για πολύ σημαντικούς πελάτες βάλτε τον τηλεφωνητή να κρατάει μηνύματα και επικοινωνήστε στους άλλους τη μήνυμα “DO NOT DISTURB”.
Μην αφήσετε το χρόνο στο φλου αλλιώς θα ξαναέρθουν σε ακατάλληλο χρόνο.
Μην αρνείστε τη βοήθεια σας αν πρόκειται για κάτι σημαντικό. Αν αυτοί καθυστερήσουν θα καθυστερήσετε και εσείς.
Μη βασίζεστε αποκλειστικά στον υπολογιστή σας ή σε ένα PDA. Τι είναι σημαντικό και τι όχι το αποφασίζετε εσείς, σε ποιο email θα απαντήσετε ή ποιο πρόβλημα θα λύσετε πρώτα θα είναι αυτό που θα καθορίσει τη σωστή διαχείριση του χρόνου. Η τεχνολογία απλώς θα φροντίσει για τη βάση της οργάνωσης και δε θα χρειάζεται κάθε φορά που οργανώνετε κάτι να ψάχνετε σε post it, σε ατζέντες ή σε ημερολόγια γραφείου.
Μην παραγνωρίζετε τη σημασία των διαλλειμάτων για την ξεκούραση σας. Διαχείριση χρόνου δε σημαίνει σκλαβιά στις γαλέρες αλλά έξυπνη εργασία.
Οδηγός χρονικού προγραμματισμού
Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός βασίζεται στην εμπειρία, στην προσοχή στη λεπτομέρεια και στην σωστή ανάλυση όλων των παραμέτρων ενός έργου.
Η σωστή οργάνωση του χρόνου δεν είναι από μόνη της μια δεξιότητα που φέρνει αποτελέσματα. Είναι όμως μαζί με την υπευθυνότητα, την εργατικότητα και την ευφυία, απαραίτητη για να έρθουν τα αποτελέσματα που περιμένουν οι εργοδότες σας. Για να προγραμματίσετε αποτελεσματικά το χρόνο σας ακολουθείστε τα παρακάτω βήματα.
Στόχοι
Αυτό που χρειάζεστε είναι να έχετε ξεκαθαρίσει τους στόχους σας για κάθε γεγονός όπως ένα meeting, σημειώνοντας με λεπτομέρεια τι θέλετε να πετύχετε και τι ερωτήσεις θα χρειαστεί να κάνετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να κατανείμετε το χρόνο σας σωστά στα διάφορα σύμβαντα στο πρόγραμμα σας.
Ακρίβεια
Κάνετε προτεραιότητα σας την ακρίβεια. Αυτό δε σημαίνει μόνο να είστε στην ώρα σας ή να παραδίδετε τη δουλειά σας στη ώρα της, αλλά να μπορείτε να διαχειρίζεστε με επιτυχία ένα σύνθετο και βαρύ πρόγραμμα.
Ρεαλισμός
Όταν κάνετε εκτιμήσεις για τις ημερομηνίες παράδοσης ή εκτέλεσης έργων, ο χρόνος είναι η πιο σημαντική παράμετρος. Κάντε ένα βασικό πλάνο αυτών που χρειάζονται να γίνουν, υπολογίστε το χρόνο που χρειάζονται και προσθέστε ένα δέκα ή είκοσι τοις εκατό επιπλέον. Η ιδέα είναι να προγραμματίζετε ρεαλιστικά και όχι ιδανικά.
Επιβεβαιώσεις
Ένα πρόγραμμα που περιλαμβάνει συσκέψεις και ραντεβού με συνεργάτες μπορεί εύκολα να ξεφύγει από τον έλεγχο σας. Γι’ αυτό είναι πολύ σημαντικό να στέλνετε υπενθυμίσεις από την προηγούμενη και να ζητάτε από τους συνεργάτες να επιβεβαιώσουν την παρουσία τους.
Ελέγξτε τους νεκρούς χρόνους
Τα προγράμματα μπορεί να φαίνονται πολύ ωραία στη θεωρία, ειδικά όταν έχουν φτιαχτεί σε υπολογιστή αλλά στην πραγματικότητα υπάρχουν νεκροί χρόνοι που θα πρέπει να λάβετε υπόψη και δεν μπορείτε να σημειώσετε παρά μόνο στο μυαλό σας. Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να βάζετε τα διάφορα meeting στη σωστή χρονική απόσταση ώστε να τα προλαβαίνετε με άνεση.
Bonus: Στατιστικά
Όταν οργανώνετε τη δουλειά και το πρόγραμμα σας, δείτε πόσο χρόνο καταναλώνετε για κάθε δραστηριότητα. Αν τα meeting καταναλώνουν πάνω από το 50% του εργασιακού σας χρόνου τότε πρέπει ή να τα κάνετε πιο σύντομα ή να τα μειώσετε. Στο πρόγραμμα σας πρέπει να υπάρχει πάντα χρόνος για να δουλεύετε μόνος και χωρίς ενοχλήσεις.
