Φτιάξτε έξυπνους κανόνες που θα διαχειρίζονται αυτόματα τα e-mails που ανταλλάσσετε μέσω Outlook, ταξινομώντας τα σε διαφορετικούς φακέλους.
Όπως όλες οι εφαρμογές διαχείρισης e-mails, έτσι και το Outlook παρέχει εξαρχής κάποιους φακέλους στους οποίους εντάσσει τα μηνύματα ανάλογα με το αν είναι εισερχόμενα, εξερχόμενα, υπό σχεδίαση κ.λπ. Ακόμη κι έτσι, όμως, το χάος δεν αργεί να έρθει και το Inbox να γεμίσει με μηνύματα επί μηνυμάτων, αναγκάζοντας το χρήστη να αναζητά τις πληροφορίες που χρειάζεται.
Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος καλύτερης διαχείρισής τους μέσω της δημιουργίας υποφακέλων και κανόνων, που αναλαμβάνουν την αυτόματη ταξινόμηση των μηνυμάτων σε αυτούς. Οι συγκεκριμένοι κανόνες δομούνται βάσει απλής λογικής και μπορούν να είναι όσο απλοί ή όσο πολύπλοκοι επιθυμεί ο χρήστης.
Η δόμηση τους πραγματοποιείται με την επιλογή των παραμέτρων-κριτηρίων (αποστολέας, λέξεις στον τίτλο ή στο βασικό κείμενο, συνημμένα αρχεία κ.λπ.) που θα περιλαμβάνει ο καθένας, βάσει των οποίων θα γίνεται ο διαχωρισμός των μηνυμάτων. Σημειώστε ότι πολλοί κανόνες μπορούν να συνεργάζονται ή να επηρεάζουντα ίδια μηνύματα – π.χ. ο ένας να ελέγχει το θέμα και ο άλλος τα attachments τους.
Βήμα 1
Ο πιο εύκολος και άμεσος τρόπος δημιουργίας ενός κανόνα ξεκινά με δεξί κλικ σε ένα e-mail. Από το μενού που εμφανίζεται διαλέξτε “Create Rule” (Δημιουργία κανόνα) για να οδηγηθείτε στο πλαίσιο καθορισμού ενός νέου απλού κανόνα. Σημειωτέον ότι ο συγκεκριμένος τρόπος είναι όντως απλός, καθώς δεν παρουσιάζει όλες τις παραμέτρους της προσέγγισης που θα δούμε στη συνέχεια.
Βήμα 2
Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι χωρισμένο σε δύο σύνολα επιλογών. Στο πρώτο περιέχονται οι κανόνες επιλογής και η διεύθυνση e-mail του αποστολέα, που είναι ήδη ορισμένη. Στο δεύτερο σύνολο επιλογών ορίζεται το τι θα συμβαίνει σε όποιο μήνυμα πληροί τους κανόνες του πρώτου συνόλου, αν θα εμφανίζεται κάποια ειδοποίηση και αν θα μετακινείται σε κάποιο φάκελο.
Βήμα 3
Το πλήρες σύνολο κανόνων του Outlook είναι προσβάσιμο από το Tools > Rules and Alerts (Εργαλεία > Κανόνες και ειδοποιήσεις). Αφού το επιλέξετε, θα εμφανιστεί στην οθόνη ένα παράθυρο όπου θα αναγράφονται όλοι οι κανόνες που έχουν καταχωριστεί στην εφαρμογή. Για να δημιουργήσετε νέο κανόνα όπως επιθυμείτε εσείς, κάντε κλικ στο πλήκτρο “New Rule” (Δημιουργία κανόνα) πάνω αριστερά.
Βήμα 4
Το νέο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα σας επιτρέψει να ακολουθήσετε ορισμένα προκαθορισμένα πρότυπα κανόνων, ανάλογα με το αν θέλετε να οργανώνετε μηνύματα από ορισμένους αποστολείς σε φακέλους, να τα μαρκάρετε για περαιτέρω ενέργειες, να τα διαγράφετε κ.λπ. Για απόλυτη ευελιξία ξεκινήστε με έναν εντελώς κενό κανόνα, με το “Check messages when they arrive” (Έλεγχος μηνυμάτων κατά την άφιξή τους).
Βήμα 5
Στη συνέχεια πρέπει να επιλέξετε τις παραμέτρους που θα αποτελούν τα κριτήρια επιλογής κάποιων μηνυμάτων ανάμεσα στα υπόλοιπα. Ένα καλό σύνολο είναι το “From people or distribution list” (από άτομα ή λίστα διανομής), “With specific words in the subject” (με το κείμενο συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα) και “With specific words in the subject or body” (με το κείμενο συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή το κυρίως κείμενο). Προσέξτε ότι κάθε ενεργός κανόνας θα εμφανιστεί και στο κατώτερο πλαίσιο του παραθύρου.
Βήμα 6
Κάντε κλικ στο “From people or distribution list” (από άτομα ή λίστα διανομής) και επιλέξτε τις επαφές στις οποίες θα αφορά ο κανόνας. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο “With specific words in the subject” (με το κείμενο συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα) και πληκτρολογήστε τις λέξεις που πρέπει να υπάρχουν στο θέμα του e-mail, προσθέτοντας κάθε μία στη λίστα με ένα κλικ στο “Add”. Επαναλάβετε για το “With specific words in the subject or body” (με το κείμενο συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή το κυρίως κείμενο).
Βήμα 7
Συνεχίστε ορίζοντας το αποτέλεσμα της δράσης του κανόνα. Εμείς επιλέξαμε τα “Move it to the specified folder” (Μετακίνηση στο φάκελο όνομα φακέλου), “Assign it to the category” και “Display a Desktop Alert” (εμφάνιση ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας). Κατόπιν, ορίστε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μεταφέρεται (στην περίπτωσή μας δημιουργήσαμε νέο φάκελο για άμεση ενέργεια με την ονομασία “ASAP”) και την κατηγορία στην οποία θα εντάσσεται («Texnologia» στο δικό μας παράδειγμα).
Βήμα 8
Τέλος, το Outlook επιτρέπει τον ορισμό εξαιρέσεων που προσδίδουν περισσότερη ευελιξία στους κανόνες. Εμείς διαλέξαμε το “Except if the subject contains” (εκτός αν το θέμα περιέχει το κείμενο συγκεκριμένες λέξεις) και προσθέσαμε, όπως και πριν, τις λέξεις “προσωπικό” και “μυστικό”. Τέλος, αποθηκεύσαμε τον κανόνα, δηλώνοντας ένα όνομα και φροντίζοντας να είναι ενεργό το “Turn on this rule” (ενεργοποίηση του κανόνα), για να είναι ενεργός και αυτός.
