Το πρόγραμμα δημιουργίας παρουσιάσεων Powerpoint που είναι ενσωματωμένο στο Microsoft 365, είναι απλό και χρηστικό, δίχως να προσφέρει “εξωτικές” δυνατότητες, αλλά τα στάνταρτ εργαλεία, που θα σας επιτρέψουν να φτιάξετε εύκολα και γρήγορα μια επαγγελματική, επιστημονική, ή άλλη παρουσίαση.
Παρουσιάσεις με στυλ, χρησιμοποιώντας το Powerpoint
Είστε στη μέση μιας παρουσίασης, χρησιμοποιώντας το Powerpoint και κάποιος από το ακροατήριο θίγει ένα ζήτημα, που αφορά σε ένα slide εκτός σειράς. Υπάρχει τρόπος να εμφανίσετε το εν λόγω slide: απλώς γράψτε τον αριθμό του slide και πατήστε Enter. Εάν τώρα δε γνωρίζετε τον αριθμό του slide (αν δεν έχετε τυπώσει έναν κατάλογο των slides της παρουσίασής σας) και πάλι μπορείτε να το παρεμβάλλετε στην παρουσίασή σας.
Απλώς κάντε δεξί κλικ στο slide. Στο μενού που θα εμφανιστεί πατήστε Go και στη συνέχεια by title και διαλέξτε τον τίτλο του slide που θέλετε. To τρικ αυτό είναι πολύ πρακτικό, όταν έχετε προγραμματίσει μια πιο interactive παρουσίαση. Δηλαδή, μια παρουσίαση η πορεία της οποίας θα εξαρτάται από τις διαθέσεις (και τις ερωτήσεις, παρατηρήσεις κ.λπ.) του ακροατηρίου σας. Σε αυτήν την περίπτωση θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να έχετε εκτυπώσει μία λίστα με τους αριθμούς των slide σας, ώστε να καταφεύγετε σε αυτήν κάθε φορά που καλείστε να επιλέξετε ένα slide.
Σωστά τακτοποιημένα slides
Αν θέλετε η παρουσίασή σας να κάνει σωστή εντύπωση στο ακροατήριο σας, θα πρέπει όλα τα στοιχεία που περιέχει να είναι σωστά τακτοποιημένα και στις θέσεις τους. Συνήθως αυτήν τη δουλειά πρέπει να την κάνετε με το χέρι, αλλά αυτό σημαίνει περισσότερο κόπο και χρόνο, που μπορείτε να αξιοποιήσετε κάπου αλλού. Αφήστε το Powerpoint να κάνει αυτή τη δουλειά για σας. Στο μενού Draw (θα το βρείτε στο κάτω αριστερό, όπως την κοιτάζετε, μέρος της οθόνης) επιλέξτε Align or distribute. Κάντε κλικ στο relative to the file.
Τώρα επιλέξτε ένα αντικείμενο και πηγαίνετε πάλι στο μενού drawing, όπου θα επιλέξετε ξανά το Align or distribute. Τώρα θα εμφανιστούν οι σχετικές επιλογές που θα σας επιτρέπουν να επιλέξετε, πώς ακριβώς θα “τακτοποιηθούν” τα επιμέρους στοιχεία της παρουσίασης στο slide.
Δημιουργήστε Bitmap από slides του Powerpoint
Κατά κανόνα τα slides του Powerpoint έχουν ένα σεβαστό μέγεθος, οπότε είναι λιγάκι άβολα να τα στέλνετε με e-mail στους συνεργάτες σας. Υπάρχει όμως και άλλη μέθοδος: “μεταμορφώστε” το slide σε ένα bitmap image. Ξεκινήστε ανοίγοντας το slide που θέλετε να “μεταμορφώσετε”. Στο μενού View, πατήστε Notes Page. Το slide θα εμφανιστεί στο “notes page” ως εικόνα. Με δεξί κλικ και επιλογή copy θα έχετε ένα bitmap image του slide στο clipboard σας για να το επικολλήσετε όπου επιθυμείτε.
Γράψτε σε ένα slide κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης
Αν στις παρουσιάσεις σας δουλεύετε το Powerpoint, σίγουρα θα σας έχει προκύψει κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης η ανάγκη να γράψετε κάτι πάνω σε ένα slide. Για παράδειγμα θέλετε να φτιάξετε γρήγορα ένα διάγραμμα, να υπογραμμίσετε μία λέξη για να κάνετε πιο παραστατική την παρουσίασή σας, ή οτιδήποτε άλλο. Το Powerpoint διαθέτει ένα εργαλείο, που θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε σημειώσεις σε ένα slide κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, το annotation pen.
Για να το χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε την παρουσίαση σε Slide Show view, κάντε δεξί κλικ στο παράθυρο, επιλέξτε Pointer Options και από εκεί Pen. Τώρα μπορείτε να γράψετε ό,τι θέλετε στο παράθυρο. Για να επανέλθετε στην κανονική ροή της παρουσίασης, πατήστε Esc. Εχετε πάντως υπόψη, ότι οι σημειώσεις που κρατάτε με το annotation pen είναι προσωρινές και δε θα σωθούν μαζί με το αρχείο αυτό. Αν θέλετε να εισαγάγετε μόνιμες αλλαγές στο slide, χρησιμοποιήστε το Meeting Minder, ή το Speaker Notes.
Εργαστείτε με πολλαπλά slide masters
Ενα από τα ενδιαφέροντα στοιχεία που χρησιμοποιεί το Powerpoint, είναι τα slide masters. Είναι ένα στοιχείο του προτύπου σχεδίασης, που “κρατά” πληροφορίες, όπως styles, color schemes, ή placeholders. Χρησιμοποιώντας ένα slide master μπορείτε να εφαρμόσετε σε ολόκληρη την παρουσίαση (όσα slide και αν έχει) μια αλλαγή που θα κάνετε σε ένα. Αν θέλετε για παράδειγμα να αλλάξετε χρώμα σε μία σειρά από boxes, ή να αλλάξετε γραμματοσειρά, ο καλύτερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα slide master.
Ο νεωτερισμός που εισάγει το Powerpoint στην έκδοση 2002, είναι τα πολλαπλά slide masters. Το πρόβλημα, όταν χρησιμοποιείτε πολλαπλά slide masters είναι, ότι για να εφαρμόσετε σε όλη την παρουσίαση μια αλλαγή, πρέπει να την κάνετε σε όλα τα slide masters. Για να δημιουργήσετε ένα slide master από το μενού View επιλέξτε master και μετά κάντε κλικ στο slide master.
Αν θέλετε να εισαγάγετε ένα slide master, που θα χρησιμοποιεί τις ρυθμίσεις default style του Powerpoint, μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο Insert New Slide Master. Αν θέλετε πάλι να εισαγάγετε ένα νέο slide master, που θα χρησιμοποιεί ένα ξεχωριστό design template, επιλέξτε Design, κάντε κλικ σε αυτό που επιθυμείτε, κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε μια από τις επιλογές, που υπάρχουν στο μενού που εμφανίζεται.
Αν θέλετε να αντικαταστήσετε συγκεκριμένα slide masters (και όχι όλα) σε μια παρουσίαση, διαλέξτε τα masters από τα thumbnails που εμφανίζονται στα αριστερά και προχωρήστε ως εξής: στο Slide Design panel επιλέξτε το template που επιθυμείτε, κάντε κλικ στο βέλος και προχωρήστε ως εξής: Αν θέλετε να αντικαταστήσετε τα επιλεγμένα slide masters με masters για ένα νέο design template, κάντε κλικ στο Replace Selected Designs. Αν επιθυμείτε να αντικαταστήσετε όλα τα masters, κάντε κλικ στο Replace All Designs. Αν θέλετε τέλος να προσθέσετε ένα νέο design template και τα masters του στην παρουσίαση, επιλέξτε Add Design.
Απλά animations με το Powerpoint
Εντάξει, δεν πρόκειται να δημιουργήσετε αριστουργήματα Flash, ή… τα 3D που θα φτιάξετε με το Maya, αλλά το Powerpoint σας επιτρέπει με έναν απλό, γρήγορο και διασκεδαστικό τρόπο να προσθέσετε απλά animations στις παρουσιάσεις σας. Σίγουρα μια επαγγελματική παρουσίαση θα φαντάζει διαφορετική – και πιο… επαγγελματική – αν τη διακοσμήσετε και με κάποια animations.
Τίποτε το εξαιρετικό, μερικά απλά εφέ για να τραβήξετε και να κρατήσετε την προσοχή του ακροατηρίου σας. Στο παράθυρο της εφαρμογής, ανοίξτε το slide που περιέχει το κείμενο, ή τα αντικείμενα στα οποία θέλετε να “δώσετε ζωή”. Στη συνέχει επιλέξτε αυτά τα αντικείμενα. Στο μενού του Slide Show επιλέξτε Custom animation. Στο panel που θα ανοίξει, κάντε κλικ στο Add Effect. Θα σας παρουσιαστούν διάφορες επιλογές, αλλά και συγκεκριμένα εφέ.
Μειώστε το μέγεθος των παρουσιάσεων
Αν θέλετε το κείμενο, ή το αντικείμενο να “μπαίνει” στο slide κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, επιλέξτε Entrance και το είδος του εφέ που θέλετε. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε ένα εφέ σε ένα αντικείμενο, ή κείμενο που βρίσκεται στο slide, επιλέξτε Emphasis και το είδος του εφέ που επιθυμείτε. Αν θέλετε κάποιο στοιχείο της παρουσίασης να “φεύγει” από το slide, απλώς επιλέξτε Exit και το κατάλληλο εφέ. Αν προσπαθούμε να δημιουργήσουμε επαγγελματικού επιπέδου παρουσιάσεις με εφέ, animations, πολλές φωτογραφίες και γραφικά, συχνά βρισκόμαστε να έχουμε πρόβλημα μεγέθους.
Και αν φτιάχνουμε τακτικά παρουσιάσεις, τότε το πρόβλημα γίνεται ακόμη μεγαλύτερο. Μπορούμε να συρρικνώσουμε το μέγεθος των παρουσιάσεων, δίχως να χάσουμε κάποιο από τα στοιχεία που τις κάνει εντυπωσιακές. Το Powerpoint επιτρέπει να συμπιέσετε τις εικόνες και τα γραφικά που έχετε στην παρουσίασή σας με μία κίνηση. Στο Picture toolbar (σε περίπτωση που δεν είναι στο standard display, απλώς επιλέξτε την από το μενού Toolbars) κάντε κλικ στο κουμπί Compress Pictures.
Αν θέλετε να συμπιέσετε όλες τις φωτογραφίες που περιέχει η παρουσίαση, επιλέξτε “all pictures in the document”. Το πρόγραμμα μπορεί να “αποφασίσει” μόνο το πόση θα είναι η μείωση του μεγέθους, αν του πείτε σε τι θα αφορά η παρουσίαση: υπάρχουν δύο options, η Web/screen και η Print, που θα βρείτε αμφότερες στο Change Resolution. Αν θέλετε να μειώσετε ακόμη περισσότερο το μέγεθος του παραγόμενου αρχείου, τσεκάρετε την επιλογή Delete cropped areas of pictures στο σχετικό box. Εδώ χρειάζεται προσοχή, αφού θα πρέπει, αν θέλετε να επαναφέρετε τις φωτογραφίες και εικόνες σας στην πρότερη μορφή τους, να τις έχετε σώσει και κάπου αλλού, καθώς οι αλλαγές που κάνει το Powerpoint είναι μόνιμες.
Προστατεύστε τις παρουσιάσεις σας
Καμιά φορά υπάρχουν και οι κακόβουλοι (ή απλά απρόσεκτοι) που μπορεί να καταστρέψουν, αλλάξουν, ή και σβήσουν μια παρουσίαση την οποία ετοιμάζουμε. Αυτό είναι περισσότερο πιθανό να συμβεί, όταν εργαζόμαστε σε ένα shared PC, ή σε PC που είναι μέρος ενός δικτύου. Το Powerpoint σας επιτρέπει να προστατεύσετε τις παρουσιάσεις σας, ώστε να είστε βέβαιος, ότι ουδείς θα τις “ακουμπήσει” εκτός από εσάς.
Στο μενού Tools επιλέξτε Options και μετά κάντε κλικ στο Security tab. Διαλέξτε ένα password και επιλέξτε, αν θέλετε να απαγορεύσετε την πρόσβαση στο αρχείο της παρουσίασης ολοκληρωτικά (οπότε επιλέγετε Password to Open), ή απλά να εμποδίσετε άλλους από το να κάνουν αλλαγές στην παρουσίαση (οπότε θα διαλέξετε Password to Modify). Με OK επιβεβαιώνετε την επιλογή σας και είστε βέβαιος, ότι ουδείς θα μπορέσει να “πειράξει” την παρουσίασή σας.
