Συμβουλές από τους διευθυντές Ποιότητας του Διεθνούς Οργανισμού Πιστοποίησης ISO 9000

  1. Κάντε το σύστημα να δουλέψει για εσάς και όχι αντίστροφα. Περιγράψτε το πως δουλεύετε στο Εγχειρίδιο Εργασίας, αντί να αλλάξετε τον τρόπο δουλειάς για να είναι σύμφωνο με ένα Πρόγραμμα Ποιότητας.
  2. Μην εφαρμόσετε ένα έτοιμο Σύστημα Ποιότητας. Δημιουργήστε, αναπτύξτε το δικό σας. Ζητείστε βοήθεια από ειδικό, εάν χρειάζεται, αλλά βεβαιωθείτε πως ο σύμβουλος γνωρίζει το είδος της επιχείρησής σας. Τα έτοιμα Συστήματα χρησιμοποιούνται συνήθως ως πρότυπα, είναι συχνά γραφειοκρατικά και μια σίγουρη συνταγή για αποτυχία, όταν εφαρμόζονται αυτούσια.
  3. Επαγγελματίας της Ποιότητας είναι κάποιος που διευκολύνει την ανάπτυξη και εφαρμογή ενός συστήματος ποιότητας που είναι λειτουργικό και χρήσιμο για την εταιρία. Όταν κάποιος δεν έχει ιδιαίτερη σχέση με το αντικείμενο, κάνει ένα σύστημα που περνάει την επιθεώρηση του Φορέα Πιστοποίησης.
  4. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές μπορούν σίγουρα να βελτιώσουν τη διαδικασία εγκατάστασης ενός συστήματος και να σας βοηθήσουν να χειρίζεστε σωστά τα έγγραφα και τα αρχεία σας. Αλλά και πάλι, κάντε να δουλέψουν για εσάς και να θυμάστε ότι χρειάζεται χρόνος για να τα εγκαταστήσετε και να εξοικειωθείτε μαζί τους, πριν μπορέσετε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματά τους.
  5. Μην επιβάλλετε ένα σύστημα στους εργαζόμενους της επιχείρησής σας. Είναι καλύτερα να τους εξηγήσετε ότι το σύστημα περιγράφει τον τρόπο δουλειάς και δημιουργεί καλύτερες και ευκολότερες συνθήκες εργασίας για όλους. Με άλλα λόγια, ενσωματώστε και προσαρμόστε το Σύστημα Ποιότητας στην επιχείρησή σας.
  6. Φροντίστε για τους εργαζόμενους και αυτοί θα φροντίσουν για τους πελάτες.
  7. Ακόμη, μην ξεχνάτε τη σπουδαιότητα της εκπαίδευσης. Εξακριβώστε τα δυνατά σας σημεία, αλλά και τα μειονεκτήματά σας και εργαστείτε ανάλογα.
  8. Δώστε στη κεντρική διεύθυνση τα κίνητρα προκειμένου να επικεντρώσει την προσοχή της στην ανάπτυξη της αποτελεσματικότητας, την αύξηση των κερδών και γενικότερα σε όλα τα θετικά στοιχεία που προέρχονται από την εφαρμογή ενός συστήματος ποιότητας.
  9. Δημιουργήσετε έναν απλό τρόπο καταχώρησης στοιχείων. Ένα αποτελεσματικό Εγχειρίδιο Ποιότητας δεν χρειάζεται να είναι περισσότερο από μερικές σελίδες.
  10. Εάν η μέθοδος δε μειώνει τα λάθη και την πολυπλοκότητα, τότε χρησιμοποιείτε λάθος μέθοδο.
  11. Δεν είναι σημαντικό το να ορίσετε διαδικασίες, αλλά το να βεβαιωθείτε ότι όλοι στην εταιρία θέλουν να τις ακολουθήσουν.
  12. Δημιουργείστε κίνητρα για τους εργαζόμενους, δίνοντας στον καθένα την αρμοδιότητα για ένα μέρος του συστήματος.
  13. Χρησιμοποιείστε ένα μεγάλο αριθμό ατόμων στη διαδικασία του εσωτερικού ελέγχου, έτσι ώστε όλοι να έχουν ασχοληθεί μ’ αυτό και τέλος συνθέστε τις εργασίες τους.
  14. Μην ξεχνάτε την αλυσίδα των προμηθευτών σας. Σταθείτε κριτικά απέναντι στην επιτυχία των δικών σας ποιοτικών στόχων. Συγχρόνως, ενθαρρύνετε τους προμηθευτές σας μέσω ενός συστήματος αναγνώρισης της προσφοράς τους.