To Outlook είναι το δημοφιλέστερο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιείται από τους περισσότερους χρήστες. Υπάρχουν ορισμένα μικρά τεχνάσματα, που θα σας επιτρέψουν να επιταχύνετε την εργασία σας με το Outlook και να εξοικονομήσετε αρκετό χρόνο.
10 tips για το Outlook
Ας δούμε λοιπόν παρακάτω στις 10 σημαντικότερες συμβουλές.
Οι μη συνεχόμενες ημερομηνίες στο Calendar
Το ημερολόγιο (Calendar) του Outlook παρουσιάζει τις ημερομηνίες συνεχόμενα κατά βδομάδα, ή μήνα. Εσείς μπορεί να θέλετε να παρουσιάζετε τις ημερομηνίες με μια οποιαδήποτε τυχαία σειρά, ιδιαίτερα αν σας ενδιαφέρει να βλέπετε συγκεκριμένες ημερομηνίες. Για παράδειγμα, θέλετε να τσεκάρετε, αν σας ενημέρωσαν οι συνεργάτες σας κάποιες συγκεκριμένες μέρες, ή έχετε ραντεβού με κάποιον πελάτη, ή συνεργάτη στις 1, 4, 8 και 13 Ιουλίου. Είναι εύκολο να δείτε αυτές τις ημερομηνίες με μία ματιά, δίχως να χρειάζεται να ψάχνετε.
Μάλιστα, το Outlook σας επιτρέπει να έχετε έως και 14 διαφορετικές ημερομηνίες ανοιχτές. Για να δείτε λοιπόν μη-συνεχόμενες ημερομηνίες, κάντε κλικ στην πρώτη από τις ημερομηνίες που θέλετε να δείτε (στη δεξιά πλευρά όπως αντικρίζετε το παράθυρο του Outlook θα βρείτε το Date Navigator). Στη συνέχεια, κρατώντας το CTRL key (Control) στο πληκτρολόγιό σας, μαρκάρετε με κλικ τις υπόλοιπες ημερομηνίες, που θέλετε να δείτε. Οταν τελειώσετε, θα έχουν εμφανιστεί όλες οι ημερομηνίες που θέλετε.
Shortcuts και tricks για το Calendar
Αν σας αρέσει η εργασία με τα shortcuts (συντομεύσεις πληκτρολογίου) και θεωρείτε, ότι επιταχύνουν την εργασία σας, δοκιμάστε και αυτά τα δύο: ενώ βρίσκεστε στο παράθυρο του Calendar, πατήστε Alt και το “-” (το σύμβολο του πλην) για να εμφανίσετε την τρέχουσα εβδομάδα. Αν θέλετε να δείτε το μήνα που διανύουμε, δεν έχετε παρά να πατήσετε Alt και το “=” (το σύμβολο του “ίσον”).
Επίσης, μπορείτε με μια κίνηση να κανονίσετε, πόσες μέρες θα μπορείτε να βλέπετε ταυτόχρονα στο Calendar. Αρκεί να πιέσετε το Alt και οποιονδήποτε αριθμό από το 1 έως το 10. Αν θέλετε δηλαδή να βλέπετε 6 συνεχόμενες ημέρες, πατήστε Alt και 6. Σε κάποιους υπολογιστές αυτό το κόλπο δουλεύει μόνο, αν επιλέξετε τον αριθμό μέσω των πλήκτρων στο κυρίως πληκτρολόγιο, όχι αυτά του Numeric keypad.
Δείτε web sites μέσα από το Outlook
Μια δυνατότητα που δεν εκμεταλλεύονται πολλοί χρήστες του Outlook, είναι να βλέπουν web sites μέσα από το Outlook. Και όμως, το πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας της Microsoft το επιτρέπει και μάλιστα με έναν πολύ απλό τρόπο.
Πάνω από την επιφάνεια όπου εμφανίζονται τα μηνύματα, είναι η address bar. Τέρμα δεξιά υπάρχει η λέξη “address”. Ακριβώς δίπλα υπάρχει μία μικρή κάθετη μπάρα. Κάντε κλικ πάνω της και “σύρετέ” την προς τα αριστερά. Θα δείτε να εμφανίζεται ένα address box, μια μικρότερη έκδοση αυτού, που υπάρχει στον Internet Explorer. Εκεί μέσα μπορείτε να γράψετε (ή να επικολλήσετε) οποιαδήποτε διεύθυνση επιθυμείτε.
Αν θέλετε να επιστρέψετε στο Inbox, ή σε οποιοδήποτε άλλο folder του Outlook βρισκόσασταν, απλώς πατήστε το κουμπί “back” στην μπάρα διευθύνσεων. Να σημειώσουμε, ότι το address box του Outlook “συνεργάζεται” με αυτό του Explorer, κάτι που θα παρατηρήσετε, αν πληκτρολογήσετε κάποια διεύθυνση εν μέρει (εμφανίζονται προτάσεις για τα sites που ταιριάζουν, στην επέκταση της μπάρας).
Ξεφορτωθείτε τα αρχεία που πιάνουν χώρο
Ενα πρόβλημα που εμφανίζεται, όταν έλθει η ώρα να “καθαρίσετε” το mailbox σας, είναι να βρείτε, ποια είναι εκείνα τα μηνύματα που καταλαμβάνουν πολύ χώρο στο σκληρό δίσκο, επειδή έχουν αρχεία μεγάλου μεγέθους υπό μορφή attachment.
Αν ψάξετε να τα βρείτε και να τα “καθαρίσετε” με το χέρι, θα χάσετε πολύτιμο χρόνο και θα κοπιάσετε περισσότερο απ’ όσο χρειάζεται. Υπάρχει μια μέθοδος για να γλιτώσετε από αυτόν τον κόπο και το χρόνο. Κατ’ αρχήν δημιουργήστε ένα customized search file, ως εξής: από το tools πηγαίνετε στο Advanced find και μετά πατήστε το More Choices. Στο box “look for” πατήστε Messages. Όταν δείτε την επιλογή size, πατήστε greater than και μετά πληκτρολογήσετε έναν αριθμό – ας πούμε 700 (εννοούμε kilobytes, δηλαδή καθορίζετε ότι τα μηνύματα που θα ψάχνει, θα είναι εκείνα που είναι μεγέθους 700 kilobyte και άνω).
Τσεκάρετε και άλλες παραμέτρους, αν το επιθυμείτε και ολοκληρώστε πατώντας Find Now. Όταν η αναζήτηση έχει ολοκληρωθεί, μπορείτε να τη σώσετε ως συντόμευση (shortcut). Απλά πατήστε Save Search στο μενού File, ή στο κουτί διαλόγου του Advanced Find και σώστε την στο desktop, ή οπουδήποτε αλλού μπορείτε να τη βρείτε, όταν τη χρειάζεστε. Την επόμενη φορά που θα θέλετε να καθαρίσετε το mailbox σας από τα “περιττά βάρη”, απλώς κάντε διπλό κλικ στη συντόμευση και το Outlook θα βρει όλα τα μηνύματα, που είναι μεγέθους άνω του ορίου που έχετε θέσει.
Ξεχωρίστε τα e-mails άγνωστου αποστολέα
Αν η ηλεκτρονική σας αλληλογραφία προέρχεται κατά βάση από ένα συγκεκριμένο κύκλο αποστολέων, τους οποίους μπορείτε να έχετε σε ένα συγκεκριμένo address book, τότε ίσως να θέλετε να λαμβάνετε τα e-mails από διευθύνσεις, που δε βρίσκονται στο address book σας, σε ένα ξεχωριστό folder. Είναι εξαιρετικά χρήσιμο tip και για εκείνους που επιθυμούν να έχουν σε ένα folder (στο default inbox για παράδειγμα) όλα τα μηνύματα, που προέρχονται από ένα συγκεκριμένο κύκλο αποστολέων και να έχουν ένα folder για όλα τα υπόλοιπα. Το Outlook διαθέτει ένα εργαλείο, που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εύκολα και γρήγορα αυτήν τη ρύθμιση, το Rule Wizard.
Ξεκινήστε να δημιουργήσετε ένα νέο rule (κανόνα): από το tools επιλέξτε Rules Wizard. Πατήστε new και μετά start from a blank rule. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, από το Which conditions do you want to check?” επιλέξτε on this machine only και πατήστε next. Στο επόμενο παράθυρο υπάρχουν δύο υπο-πεδία. Το πρώτο σας ρωτά “what do you want to do with the message”, οπότε θα τσεκάρετε το move it to the specified folder. Το δεύτερο είναι το “rule description” box, στο οποίο θα εμφανιστεί το specified folder. Κάντε κλικ πάνω του και επιλέξτε new, για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο folder.
Εμείς το ονομάσαμε junk mail, αλλά εσείς μπορείτε να δώσετε όποιο όνομα επιθυμείτε. Πατήστε next και στο επόμενο παράθυρο επιλέξτε στο “Add any exceptions” box την απάντηση “except if sender is in specified Address Book”. Στο από κάτω κουτί, το Rule description box, κάντε κλικ στο specified και επιλέξτε από τη λίστα που θα εμφανιστεί το Outlook Address Book. Πατήστε Add και μετά Next. Εισάγετε ένα όνομα για το νέο σας Rule, πατήστε Finish και μετά ΟΚ. Στο εξής όλα τα μηνύματα από παραλήπτες, που δεν βρίσκονται στο Address Book σας, θα πηγαίνουν κατευθείαν στο folder που έχετε επιλέξει.
Σώστε όλα τα attachments ταυτόχρονα
Συχνά λαμβάνετε e-mails με περισσότερα από ένα αρχεία συνημμένα (ως attachments). Το να τα ανοίξετε ένα-ένα και να τα σώσετε εκεί που θέλετε, είναι μια χρονοβόρα διαδικασία, που αν μη τι άλλο μπορείτε να αποφύγετε. Πηγαίνετε στο μενού Files και αναζητήστε το Save Attachments. Επιλέξτε πού επιθυμείτε να σώσετε τα attachments και… τελειώσατε.
Web based e-mail μέσα από το Outlook
Πέρα από την ηλεκτρονική διεύθυνση της εργασίας σας, ή αυτήν που έχετε πάρει μαζί με τη σύνδεση Internet, πιθανότατα έχετε και κάποιους λογαριασμούς e-mail σε παροχείς δωρεάν mailbox, όπως είναι το Hotmail, ή το Yahoo, ή – αν επιμένετε ελληνικά – το mail.gr. Μπορείτε, αν αυτό επιθυμείτε, να διαχειρίζεστε και αυτούς τους λογαριασμούς μέσα από το Outlook.
Με αυτόν τον τρόπο κερδίζετε σε ευελιξία και σε δυνατότητες διαχείρισης της αλληλογραφίας σας. Απλώς πηγαίνετε στο tools menu και κάνετε κλικ στο E-mail accounts. Κάντε κλικ στο add a new e-mail account και next.
Στη συνέχεια επιλέξτε HTTP και Next. Εισάγετε στη φόρμα που θα εμφανιστεί: την υπηρεσία e-mail που χρησιμοποιείτε, το user name και το password, που έχετε για τη συγκεκριμένη υπηρεσία και μετά next. Ολοκληρώστε τη διαδικασία με το Finish. Αν έχετε δεύτερο (και τρίτο, και τέταρτο…) λογαριασμό δωρεάν e-mail, επαναλάβετε τη διαδικασία όσες φορές χρειαστεί. Οταν τελειώσετε, ο (ή “οι”) λογαριασμός σας θα εμφανιστεί ως ένα ξεχωριστό folder στο folder list.
Χρησιμοποιήστε πολλαπλές υπογραφές
Πάντα το Outlook σας προσέφερε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε εντυπωσιακές, ή απλώς λειτουργικές υπογραφές (signatures), που θα συνόδευαν τα μηνύματα που αποστέλλατε. Η τελευταία έκδοση του Outlook σας προσφέρει τη δυνατότητα να προσθέτετε υπογραφή και σε απαντήσεις, ή μηνύματα forwarded.
Παράλληλα, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική υπογραφή για να στέλνετε με τα μηνύματά σας και διαφορετική για τις απαντήσεις σας. Πηγαίνετε στο Tools και διαλέξτε Options και στη συνέχεια Mail Format. Στο signature διαλέξτε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το drop down menu “signature for new messages”. Αφού το κάνετε και αυτό, επιλέξτε από το μενού “signature for replies and forwards” την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στις απαντήσεις και τα μηνύματα που προωθείτε (forward). Με ένα OK έχετε τελειώσει. Στο εξής τα μηνύματά σας, ανάλογα με το αν είναι πρωτότυπα, ή απαντήσεις, θα έχουν διαφορετική “υπογραφή”.
Outlook στο tray bar των Windows
Είναι δυνατόν να “στέλνετε” το Outlook στο tray bar των Windows, όταν το κάνετε minimize, αντί να καταλαμβάνει χώρο στην κυρίως μπάρα. Καλό θα είναι βέβαια, να έχετε κάνει ένα αντίγραφο ασφαλείας της Registry, πριν προβείτε σε κάποια προσπάθεια (καμιά φορά συμβαίνουν κι ατυχήματα). Ανοίξτε το Registry editor (πηγαίνετε στο start, επιλέξτε Run και γράψτε regedit). Βρείτε το κλειδί: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences. Προσθέστε ένα νέο DWORD value, που θα ονομάσετε MinToTray. Δώστε του την τιμή “1”. Αυτό ήταν όλο. Τώρα το Outlook δεν θα “στριμώχνεται” μαζί με όλα τα ανοιχτά έγγραφα και προγράμματα στην μπάρα των Windows, αλλά θα εμφανίζεται ως ένα εικονίδιο.
Contacts με nicknames
Ίσως να μη σας αρέσει, ή να μη θεωρείτε βολικό να βλέπετε τις επαφές (contacts) στο Outlook σας με τα “κανονικά” τους ονόματα και να θέλετε να τα αντικαταστήσετε με κάποιο “παρατσούκλι”. Το Outlook σας δίνει αυτήν τη δυνατότητα. Ανοίξτε την επαφή, κάνοντας διπλό κλικ πάνω της και στο πεδίο όπου έχει το όνομα (name ή “ονοματεπώνυμο”) αλλάξτε το όνομα με αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για αυτήν την επαφή. Προσέξτε όμως: το “παρατσούκλι” που έχετε γράψει, θα φαίνεται όταν στέλνετε e-mail στο συγκεκριμένο παραλήπτη, οπότε …φροντίστε να είναι “σεμνό” και να μην τον προσβάλλει.
