Microsoft Office XP (συστάσεις για αποδοτική χρήση)

Συγκεντρώσαμε όλες τις απαραίτητες συμβουλές για το Microsoft Office XP με συγκεκριμένες συστάσεις για αποδοτική χρήση.

Microsoft Office XP tips

To πλέον διαδεδομένο εργαλείο office productivity σήμερα, θεωρείται το πακέτο Office της Microsoft. Όμως, οι περισσότεροι χρήστες δεν παίρνουν από το Office το 100% των δυνατοτήτων του. Το αφιέρωμα που ακολουθεί θα σας δώσει χρήσιμες συμβουλές.

Πως θα γίνετε ειδικοί στο Office ΧP Workshops βήμα – βήμα και tips για Word – Excel

Η αλήθεια είναι ότι το Office σε γενικές γραμμές χρησιμοποιείται περίπου στο 90% των υπολογιστών που τρέχουν Windows, ίσως και σε περισσότερους, τουλάχιστον στη χώρα μας, όπου τα “εναλλακτικά” προϊόντα office δεν είναι διαδεδομένα. Οπότε ουσιαστικά, όλοι οι χρήστες χρησιμοποιούν κάποια έκδοση του Office για να διεκπεραιώσουν την καθημερινή τους εργασία.

Παρά την τεράστια εγκατεστημένη βάση όμως, πολλοί από τους χρήστες των προγραμμάτων του Office γνωρίζουν μόνο “τα βασικά” της χρήσης των εργαλείων που διαθέτουν τα προγράμματα της Microsoft. Με τον τρόπο αυτό βέβαια, τη δουλειά τους την κάνουν (κουτσά-στραβά) αλλά σε καμία περίπτωση δεν κατορθώνουν να πετύχουν την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα που θα επιθυμούσαν, τόσο οι ίδιοι όσο και οι εργοδότες τους.

Σε αυτό το άρθρο θα έχετε την ευκαιρία να δείτε μια σειρά από τρόπους που θα σας επιτρέψουν να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας εργαζόμενοι με τα προγράμματα που αποτελούν το Microsoft Office και ειδικότερα την έκδοση ΧΡ που είναι και η πιο πρόσφατη που έχει κυκλοφορήσει.

Προγράμματα και δυνατότητες

Τα προγράμματα που αποτελούν το MS Office είναι λίγο ή πολύ γνωστά, όμως ας δούμε με περισσότερες λεπτομέρειες ποια είναι και τι κάνουν, καθώς και τι θα βρείτε στις επόμενες σελίδες γι’ αυτά.

Τι είναι το Word

Ο “απόλυτος επεξεργαστής κειμένου” ή πολύ απλά, το πρόγραμμα με το οποίο σχεδόν όλοι μας γράφουμε τα κείμενα, τις επιστολές, τις αναφορές και ό,τι άλλο χρειάζεται να γραφτεί. Από την άποψη αυτή, το Word είναι το μέρος εκείνο του Office που δεν αφορά μόνο τους εργαζόμενους, αλλά όλους τους κατόχους υπολογιστή. Γνωρίζουμε ανθρώπους που έχουν εγκατεστημένες πλήρεις εκδόσεις του Office αλλά χρησιμοποιούν μόνο το Word. Τι έχουμε για σας: Στο αφιέρωμα αυτό θα σας δώσουμε τη δυνατότητα να εκμεταλλευτείτε μερικές από τις κρυμμένες δυνατότητες του Word, καθώς και να επιταχύνετε την εργασία σας με αυτό και, γιατί όχι, να απελευθερώσετε τη δημιουργικότητά σας.

Τι είναι το Excel

Τι είναι: Τα λογιστικά φύλλα από την εποχή που τα Windows “αντικατέστησαν” το DOS, είναι ουσιαστικά συνώνυμα του Excel (ποιος θυμάται πλέον σήμερα το Lotus 1-2-3;). Δεν χρησιμοποιείται τόσο ευρέως όσο το Word, αλλά σίγουρα είναι το δεύτερο πιο δημοφιλές από τα προγράμματα του Office. Τι έχουμε για σας: Καθώς τα κελιά του Excel κρύβουν πολλές παγίδες, προσπαθούμε να σας δώσουμε χρήσιμες συμβουλές για ταχύτερη και ακριβέστερη εργασία με αυτό.

Τι είναι το Access

Η πιο διαδεδομένη βάση δεδομένων “ευρείας κατανάλωσης” (κυρίως για home ή small office χρήση) αποτελεί ένα από τα πιο εξειδικευμένα εργαλεία του Office και δεν τιμάται από πολλούς χρήστες. Κακώς, θα λέγαμε, αφού αποτελεί έναν εξαίρετο τρόπο οργάνωσης της δουλειάς μας αλλά και κάποιων “προσωπικών” αρχείων. Τι έχουμε για σας: Συμβουλές για καλύτερη δουλειά με ένα παραγνωρισμένο, ως προς τις δυνατότητές του, πρόγραμμα.

Τι είναι το Powerpoint

Το απόλυτο εργαλείο δημιουργίας παρουσιάσεων, έχει καθιερώσει στάνταρ ευκολίας, ευχρηστίας και ταχύτητας. Χρησιμοποιείται κατά κόρον στο χώρο των επιχειρήσεων αλλά και στον ακαδημαϊκό κ.ά. Τι έχουμε για σας: Τρόπους για καλύτερη εργασία με το Powerpoint αλλά και εκμετάλλευσης για “οικιακές” χρήσεις, όπως λ.χ. η δημιουργία ενός φωτογραφικού άλμπουμ.

Τι είναι το Frontpage

Το πιο εύκολο στη χρήση εργαλείο δημιουργίας web sites, ιδανικό για εκείνους που δεν έχουν το χρόνο ή το χρήμα για να ασχοληθούν με πολύπλοκα επαγγελματικά εργαλεία όπως το Dreamweaver κλπ. Τι έχουμε για σας: Βασικά και “προχωρημένα” tips – από την δημιουργία ενός site, έως την προσθήκη χρωμάτων, τις επεμβάσεις και το upload του, πάντα μέσω frontpage.

Τι είναι το Οutlook

Το δεύτερο πιο διαδεδομένο πρόγραμμα e-mail (το πρώτο είναι το “μικρό του αδελφάκι”, το ενσωματωμένο στα Windows Outlook Express) και σίγουρα ένα από τα καλύτερα που υπάρχουν, με πληθώρα χρήσιμων features που λίγοι εκμεταλλεύονται εξ ολοκλήρου. Τι έχουμε για σας: Τρόπους για να εκμεταλλευτείτε όλα αυτά τα features, δίχως να χρειάζεται να παιδεύεστε με τις ώρες για να τα “ανακαλύψετε”.

Access: Βάσεις δεδομένων στο Office

Το Office διαθέτει ένα ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων, την Access, εκμεταλλευτείτε την για να οργανωθείτε σωστά.

Οργανώνοντας βάσεις

Οι περισσότεροι που δεν έχουν επαφή με τις βάσεις δεδομένων, θεωρούν ότι είναι δύσκολη υπόθεση η δημιουργία τους. Όμως η Access παρ’ όλο που διαθέτει αρκετές δυνατότητες, έχει φιλικό περιβάλλον για το χρήστη που δεν έχει προηγουμένως ασχοληθεί με προγραμματισμό και βάσεις δεδομένων. Μάλιστα είναι εύκολο να καταχωρήσετε κάποια προσωπική σας συλλογή και να μπορείτε να έχετε άμεση και αποτελεσματική πρόσβαση στα στοιχεία που την αποτελούν.

Κατασκευάζοντας μια συλλογή CD

Όλοι μας έχουμε λίγα ή περισσότερα CDs στη συλλογή μας. Συχνά θα θέλαμε να ξέρουμε τον ακριβή αριθμό τους καθώς και στοιχεία όπως είναι ο συνθέτης, ο στιχουργός ή ακόμα και πότε τα αγοράσαμε. Με τη βοήθεια της Access μπορούμε να τη δημιουργήσουμε εύκολα και γρήγορα.

Excel: Δημιουργία γραφημάτων

Δεν αρκεί μόνο να συγκεντρώσετε τα απαραίτητα στοιχεία, χρειάζεται να βρείτε και τον κατάλληλο τρόπο να τα παρουσιάσετε.

Παρουσιάστε με όμορφο και αποτελεσματικό τρόπο τα δεδομένα

Καθημερινά δεχόμαστε και επεξεργαζόμαστε πλήθος από δεδομένα. Συχνά μάλιστα το πλήθος τους και η μορφή τους μας αποτρέπει από το να τα αξιοποιούμε με τον κατάλληλο τρόπο. Μια εύχρηστη και καλαίσθητη λύση παρουσίασης των δεδομένων μας είναι τα γραφήματα. Με τη βοήθειά τους μπορούμε να διαχειριζόμαστε τα δεδομένα μας γρήγορα και αποδοτικά, ενώ είναι εύκολο να παρουσιάσουμε τα συμπεράσματά μας και τις προτάσεις μας σε τρίτους, χωρίς να χρειάζεται να αναλύσουμε σε βάθος τα δεδομένα.

Δημιουργώντας έξυπνα γραφήματα

Όταν έχετε δημιουργήσει γραφήματα που σας εξυπηρετούν και χρειαστεί να προσθέσετε καινούργιες τιμές στα στοιχεία που τα αποτελούν, ίσως αντιμετωπίσετε κάποια προβλήματα. Όχι όμως πια! Ακολουθώντας κάποιες απλές συμβουλές μπορείτε να δημιουργήσετε γραφικές παραστάσεις που ανανεώνονται κάθε φορά που τα δεδομένα σας ανανεώνονται. Το μυστικό σε αυτή τη διαδικασία είναι να αντικαταστήσουμε τις αναφορές πάνω στα κελιά με ονόματα πεδίων στο γράφημά μας. Όταν λέμε ονόματα πεδίων εννοούμε συναρτήσεις που υπολογίζουν τον αριθμό των κελιών που περιέχουν τιμές και τα οποία μεταβάλλονται κάθε φορά που προστίθενται και αφαιρούνται τιμές.

Απλές λύσεις που όμως σας βγάζουν από τη δύσκολη θέση στο Excel

Tip 1: Αποφύγετε λάθος εισαγωγή δεδομένων

Σε κάποιες συναρτήσεις του λογιστικού σας φύλλου απαιτείται η εισαγωγή καθορισμένων τύπων δεδομένων, άρα η εισαγωγή λάθος δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε λάθος αποτελέσματα. Αποφύγετε αυτά τα λάθη επιλέγοντας Μορφοποίηση κελιών και βάζοντας τον κατάλληλο τύπο. Αν τώρα κάνετε λάθος έχετε ένα μήνυμα λάθους.

Tip 2: Αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος

Για να αφαιρέσετε τις γραμμές πλέγματος από το λογιστικό σας φύλλο επιλέξτε Εργαλεία ‘Επιλογές’ Προβολή και απενεργοποιήστε τις γραμμές πλέγματος. Σημειώστε όμως ότι αυτές θα εμφανίζονται στην εκτύπωση του φύλλου σας.

Tip 3: Περιστρέψτε τα κελιά σας

Για να αλλάξετε την γωνία απεικόνισης των περιεχομένων των κελιών επιλέξτε Μορφή’Κελιά’Στοίχιση. Αμέσως μετά μπορείτε να επιλέξετε τον προσανατολισμό που θα έχουν τα κελιά σας και να καθορίσετε την κατεύθυνση τους.

Tip 4: Εκτυπώστε μόνο το διάγραμμα σας

Για να εκτυπώσετε μόνο την γραφική σας παράσταση και όχι το υπόλοιπο λογιστικό φύλλο, επιλέξτε τη γραφική σας παράσταση και μετά Αρχείο’ Εκτύπωση. Όπως μπορείτε να δείτε το γράφημα είναι ήδη επιλεγμένο και μπορούμε να τυπώσουμε μόνο αυτό.

Tip 5: Δηλώστε μια γενική αναφορά κελιού

Συνήθως όταν μεταφέρουμε μια συνάρτηση τα δεδομένα της αλλάζουν ανάλογα με την τοπολογία της. Φυσικά κάποιες φορές θέλουμε η συνάρτηση να αναφέρετε σε σταθερό κελί. Για να το κάνουμε αυτό δηλώνουμε ένα κελί στη φόρμουλα θέτοντας το $ πριν από τη σειρά και την στήλη π.χ. $Α$4.

Excel: Μακροεντολές

Χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη Visual Basic που υπάρχει στο Office, δημιουργήστε δικές σας εντολές.

Επέμβετε δυναμικά στο περιβάλλον του Excel

Είναι παραδεκτό από όλους ότι το περιβάλλον του Office περιλαμβάνει πλήθος από χρήσιμες λειτουργίες και εντολές που ικανοποιούν το μεγαλύτερο μέρος από τις ανάγκες μας. Όμως κάποιες φορές θα θέλαμε να είχαμε κάποια εξειδικευμένη διεργασία για να καλύψει κάποια απαίτησή μας. Προνοώντας, η Microsoft ενσωμάτωσε στη σουίτα του Office, μια ισχυρή γλώσσα προγραμματισμού, τη Visual Basic, η οποία έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί μια αλυσίδα από εντολές, ένα είδος απλής συνάρτησης -μια μακροεντολή – προκειμένου ο κάθε χρήστης να έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει μια μακροεντολή που θα τον εξυπηρετεί. Παρακάτω θα δούμε διάφορους τρόπους δημιουργίας μακροεντολών, αλλά και τη δημιουργία συγκεκριμένων macros.

Δημιουργώντας μια μακροεντολή

Για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή, επιλέξτε εργαλεία’ μακροεντολή’ επεξεργασία Visual Basic. Με αυτήν την ενέργεια εμφανίζεται ο επεξεργαστής της γλώσσας προγραμματισμού και μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τις εντολές που θέλουμε, προκειμένου να δημιουργήσουμε την επιθυμητή μακροεντολή, που θα επιτελεί μια εργασία.

Excel: Οικονομικά σενάρια

Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες του Excel για να παρακολουθήσετε τις οικονομικές σας υποθέσεις, εισάγετε τα δεδομένα στο λογοστικό σας φύλλο και δημιουργήστε οικονομικά σενάρια.

Διαχειριστείτε τα οικονομικά σας με το Excel

Κάποιες φορές έχουμε την ανάγκη να παρακολουθούμε κάποια οικονομικά στοιχεία, προκειμένου να έχουμε τον απόλυτο έλεγχο στις ενέργειες που χρειάζεται να πραγματοποιήσουμε. Το Excel έχει τη δυνατότητα να σας βοηθήσει με τα εργαλεία που διαθέτει.

Υπολογισμός δανείου

Κάποια στιγμή ίσως παρουσιάστηκε η ανάγκη να πάρετε κάποιο δάνειο. Επειδή όμως η λήψη ενός δανείου είναι σημαντική απόφαση για τον ατομικό σας προϋπολογισμό, χρειάζεται να υπολογίσετε τις διάφορες παραμέτρους που παρουσιάζει η λήψη ενός δανείου. Ακόμα θα θέλατε να εξετάσετε διάφορες εκδοχές λήψεως και αποπληρωμής δανείων. Το Excel διαθέτει λειτουργίες που επιτρέπουν να διαχειριστείτε εύκολα αυτές τις καταστάσεις.

Παρακολούθηση παραμέτρων δανείου μέσω του Excel

Αρχικά προσθέτουμε τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό των ποσών στο λογιστικό μας φύλλο. Τα στοιχεία που απαιτούνται είναι ποσό δανείου, επιτόκιο δανείου, έτη αποπληρωμής και αριθμός ετήσιων δόσεων. Για να υπολογίσουμε το ποσό που θα πληρώνουμε σε κάθε δόση χρησιμοποιούμε την οικονομική συνάρτηση PMT, η οποία υπολογίζει αυτόματα τη δόση. Ακόμα χρησιμοποιώντας απλές αριθμητικές πράξεις υπολογίζουμε το επιπλέον ποσό που θα πρέπει να πληρώσουμε.

Έπειτα επιλέγουμε τα κελιά με δεδομένα που δεν περιέχουν κάποια συνάρτηση. Κατόπιν από το μενού εργαλεία > σενάρια οδηγούμαστε στο παράθυρο διαχείριση σεναρίων. Από τη στιγμή που έχουμε επιλεγμένα τα δεδομένα μας μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα σενάριο επιλέγοντας προσθήκη.

Μετά οδηγούμαστε τώρα στο παράθυρο προσθήκη σεναρίου. Εδώ μπορούμε να δώσουμε στο σενάριό μας κάποιον τίτλο που θα μας βοηθήσει να θυμόμαστε ευκολότερα τι περιέχει. Ακόμα μπορούμε να ορίσουμε την περιοχή των δεδομένων και να τη μεταβάλουμε αν είναι απαραίτητο. Τέλος, μπορούμε να προσθέσουμε κάποια σχόλια, με σκοπό να θυμόμαστε κάποια απαραίτητα στοιχεία του σεναρίου.

Στο παράθυρο τιμές σεναρίου μπορούμε να τροποποιήσουμε τις τιμές που ήδη έχουμε επιλέξει για το σενάριο και να τοποθετήσουμε τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για να λειτουργήσει το σενάριό μας σωστά. Από τη στιγμή που έχουμε τοποθετήσει ένα πρώτο σενάριο μπορούμε να προσθέσουμε και άλλα επιλέγοντας προσθήκη και τροποποιώντας τα δεδομένα ανάλογα με τις επιθυμίες μας.

Όταν έχουμε δημιουργήσει τα σενάρια που μας ενδιαφέρουν, επιλέγουμε εργαλεία>σενάρια. Τώρα στο παράθυρο διαχείριση σεναρίων, έχουμε τη λίστα με τα σενάρια που έχουμε δημιουργήσει. Κάθε φορά που θέλουμε να δούμε κάποιο σενάριο, επιλέγουμε εμφάνιση και η εκδοχή του δανείου μας εμφανίζεται στο λογιστικό μας φύλλο. Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να δούμε διάφορες εκδοχές και να επιλέξουμε το δάνειο που μας ταιριάζει.

Outlook: Calendar, notes, journal, tasks

To Outlook είναι βεβαίως ένα πρόγραμμα e-mail, ωστόσο η λειτουργικότητά του δεν περιορίζεται σ΄αυτό. Στη συνέχεια θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να οργανώσετε το σύνολο της επαγγελματικής και κοινωνικής σας ζωής με το Outlook.

Οργανώστε τη δουλειά σας με το Outlook

Να ξεκινήσουμε με τη λειτουργία που αρκετοί χρησιμοποιούν, το calendar (ημερολόγιο). Το ημερολόγιο του Outlook είναι φτιαγμένο έτσι ώστε να διευκολύνει το χρήστη να κρατά αναλυτικές υπομνήσεις των ραντεβού του και να οργανώνει τις δραστηριότητές του. Κάτι που για το σημερινό τρόπο ζωής, με την αδιάκοπη κινητικότητα τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο, αποτελεί βασική προϋπόθεση για να μη “χανόμαστε” σε έναν κυκεώνα ανοργάνωτων υποχρεώσεων.

Υπάρχουν τριών ειδών υποχρεώσεις που μπορείτε να καταχωρήσετε στο ημερολόγιο του Outlook: ραντεβού (meetings) υποχρεώσεις (appointments) και γεγονότα (events). Οι υποχρεώσεις είναι ραντεβού που είναι προγραμματισμένα και δεν απαιτούν παρέμβασή σας για να καθοριστούν – όπως λ.χ. μια προγραμματισμένη επίσκεψη στο γιατρό.

Τα ραντεβού έχουν να κάνουν με μία συνάντηση για την οποία πρέπει να προηγηθεί συνεννόηση, ενώ τα events αφορούν συνήθως ολοήμερες καταστάσεις, όπως γιορτές, αργίες, ειδικές περιστάσεις κλπ. Παρακάτω έχουμε κάποιες ειδικές περιπτώσεις, τις οποίες μπορείτε να προγραμματίσετε μέσω Outlook. Εργαλεία που σας διευκολύνουν H χρησιμότητα του Outlook δεν εξαντλείται στη διαχείριση του e-mail και των ραντεβού μας.

Διαθέτει μια συλλογή ακόμη από εργαλεία τα οποία χρησιμεύουν σε μία σειρά από εργασίες – για παράδειγμα, μας επιτρέπει να κρατάμε σημειώσεις και να συγκεντρώνουμε “κομματάκια” πληροφορίας, να καταγράφουμε τη δουλειά που έχουμε κάνει και να οργανώνουμε την καθημερινή μας εργασία. Ας δούμε πιο αναλυτικά τη χρησιμότητα των εργαλείων αυτών, που είναι τα notes, journal και tasks.

Έχετε τη δυνατότητα με το journal να κρατήσετε ένα καθημερινό αρχείο των ενεργειών σας, καθώς μπορεί να σας βοηθήσει να καταγράφετε όλες τις δραστηριότητές σας ώστε να μπορείτε να βρείτε στο μέλλον πιο εύκολα αυτές τις πληροφορίες. Πέραν του journal, το Outlook διαθέτει και το εργαλείο task. Με αυτό μπορείτε να τακτοποιήσετε τις λίστες με ενέργειες και εργασίες που πρέπει να γίνουν, βάζοντας την κάθε ενέργεια σε σειρά προτεραιότητας και διαθέτοντας υπενθύμιση για περιοδικές ενέργειες.

Notes στο Outlook

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να δημιουργήσετε notes που θα επιτελούν μια λειτουργία παρόμοια με τα γνωστά post it (τα κίτρινα χαρτάκια που βρίσκονται …κολλημένα παντού στα σύγχρονα γραφεία) αλλά αυτή τη φορά στο desktop του υπολογιστή σας. Το Outlook έχει μια ολόκληρη περιοχή όπου μπορείτε να “αποθηκεύετε” αυτά τα σημειώματα, ωστόσο μπορείτε και να τα βγάλετε εκτός Outlook, τοποθετώντας τα (με απλό drag and drop) στο desktop του υπολογιστή.

Η δημιουργία τους είναι απλούστατη: fileΤnewΤnote και γράψτε ό,τι θέλετε στο σημείωμα που θα εμφανιστεί. Έχετε υπόψη ότι η πρώτη γραμμή κειμένου παίζει και το ρόλο του τίτλου. Σε κάθε περίπτωση τα notes βοηθούν στην καλύτερη οργάνωση σας, αρκεί να μην το παρακάνετε.

Outlook: Φάκελοι και κανόνες

Οι διάφοροι φάκελοι που μας δίνει το Outlook τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε, σε συνδυασμό με τους κανόνες (rules), διευκολύνουν αφάνταστα την επικοινωνία μας, αλλά και την οργάνωση των μηνυμάτων μας.

Για να μη χάνεστε στον όγκο των ηλεκτρονικών μηνυμάτων

Ας δούμε πώς θα χρησιμοποιήσουμε αποτελεσματικά αυτά τα εργαλεία για να κάνουμε τη δουλειά μας ευκολότερα και αποτελεσματικότερα. Η δημιουργία νέων φακέλων (folders) για τα μηνύματά μας είναι μια αρκούντως απλή υπόθεση και δεν παρουσιάζει δυσκολίες ακόμη και για αρχάριους χρήστες του Outlook. Αρκεί να πάμε στο file Τ new Τ folder, να πληκτρολογήσουμε το όνομα του φακέλου (λ.χ. “εργασία”) και να επιλέξουμε τα αντικείμενα (mail items) που θα φιλοξενεί.

Επιλέγουμε το πού θα δημιουργηθεί ο νέος φάκελος (μπορεί να είναι υποφάκελος του inbox, ή στην ίδια βαθμίδα στην “ιεραρχία” του Outlook) και να επιβεβαιώσουμε με ΟΚ όταν έχουμε τελειώσει τις επιλογές μας. Αν προτιμάτε να μην κάνετε προεπιλογή των μηνυμάτων (αν για παράδειγμα έχετε μικρή κίνηση στη συγκεκριμένη διεύθυνση) τότε μπορείτε να ενεργοποιείτε τον κανόνα κάθε φορά που θέλετε να καθαρίζετε το inbox (χειροκίνητα).

Επίσης, υπάρχουν και οι εξαιρέσεις στον κανόνα, που μπορείτε να θέσετε για οποιονδήποτε λόγο. Για παράδειγμα, αν θέλετε να καταλήγουν όλα τα e-mails των προσώπων που έχετε στη λίστα “εργασία” σε ένα συγκεκριμένο folder, εκτός από εκείνα που έχουν high priority, τότε μπορείτε να καθορίσετε μία τέτοια εξαίρεση μέσα από τους μηχανισμούς του Outlook. Αρκεί να επιλέξετε περισσότερες από μία προϋποθέσεις από το σχετικό μενού δημιουργίας των κανόνων (Which conditions do you want to check).

Outlook: Χρησιμοποιώντας κανόνες για anti spaming

Μία από τις πιο ενοχλητικές απόψεις του e-mail είναι το spam-mail, μηνύματα διαφημιστικού (συνήθως) περιεχομένου, που “πλημμυρίζουν” το desktop σας δίχως τη συγκατάθεσή σας.

Σταματήστε το spam email

Με τη χρήση των κανόνων (rules) του Outlook μπορείτε να “ξεφορτωθείτε” τα ενοχλητικά μηνύματα που φθάνουν στο ταχυδρομείο σας. Ας δούμε πώς, μας επιτρέπει το Outlook να φιλτράρουμε τα spam e-mails, τα οποία καταναλώνουν αρκετά από τον πολύτιμο χρόνο σας.

Συνήθως το spam mail “βρίσκει” τους παραλήπτες του μέσα από μεγάλες λίστες αποδεκτών, οπότε ένας απλός τρόπος για να αποφύγετε αυτού του είδους τα μηνύματα είναι να “κρατάτε” μόνο εκείνα τα οποία απευθύνονται σε σας. Δημιουργήστε ένα νέο κανόνα ως εξής: toolsθmessage rulesθmailθnew και καθορίστε τις συνθήκες (condition) ως εξής: Where the To or CC line contains people. Κάντε κλικ στο “contains people” και συμπληρώστε τη διεύθυνσή σας καθώς και όλες τις διευθύνσεις που έχετε και διαχειρίζεστε μέσα από το Outlook.

Πατήστε ΟΚ και ξανά ΟΚ, έως ότου επανέλθετε στο κυρίως παράθυρο του new mail rule. Εκεί θέστε το target folder (το φάκελο όπου θα καταλήγουν το junk mail) και στη συνέχεια δώστε ένα όνομα στον “κανόνα” σας. Απλώς σιγουρευτείτε ότι θα είναι τελευταίο στη λίστα των rules σας.

Powerpoint: Slide-title masters

Για να δημιουργήσετε μια παρουσίαση που πραγματικά θα εντυπωσιάσει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις προδιαγραφές στυλ που έρχονται με το PowerPoint.

Παρουσιάσεις με πολύ στυλ

Αν είστε χρήστης των προγραμμάτων του Office (κυρίως Word, Frontpage) τότε κατά πάσα πιθανότητα θα είστε εξοικειωμένος με τα στυλ προδιαγραφών, που σας επιτρέπουν να εφαρμόσετε εκ πρώτης όψεως, περίπλοκες φόρμες κειμένου μόνο με λίγα κλικ του ποντικιού. Αυτό μπορείτε να το κάνετε και με το PowerPoint. Καταρχήν θα πρέπει να σας εξηγήσουμε το concept του slide master. Πρόκειται για το “βασικό” slide, το οποίο χρησιμοποιείται για να αποθηκεύονται πληροφορίες που αφορούν στη μορφοποίηση του συνόλου των slides.

To Slide Master είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο για να δημιουργήσετε μία παρουσίαση που θα διαθέτει ικανοποιητική ομοιογένεια και μια κοινή “αίσθηση”, ενώ και η λειτουργικότητα μπορεί επίσης (χάρη στη δυνατότητα της προσθήκης λ.χ. buttons στο slide master) να εξασφαλιστεί ότι θα είναι παρόμοια για όλα τα slides μιας παρουσίασης. Πέρα από το slide master, η παρουσίασή σας μπορεί να έχει και ένα title master.

Αν το slide master είναι το πρότυπο για όλα τα slides της παρουσίασης, το title master είναι το πρότυπο για τα title slides. Για να δείτε το slide master μιας παρουσίασης, ανοίξτε την παρουσίαση και επιλέξτε view Τ master Τ slide master. Προσέξτε τις αλλαγές που θα κάνετε στο title master ή το slide master, διότι αυτές οι αλλαγές θα εφαρμοστούν σε όλα τα slides στα οποία αναφέρονται αυτά τα δύο “πρότυπα”.

• Αλλαγές που θα εφαρμόσετε στο title master θα επηρεάσουν και το slide master – αυτό φυσικά ισχύει και αντίστροφα.
• Για να εισάγετε νέα είδη bullets, δεν έχετε παρά να ανοίξετε την bullets and numbering option και να επιλέξετε ανάλογα αυτό που ταιριάζει στο γούστο σας και στο χαρακτήρα της παρουσίασης.

Powerpoint: Αction buttons στις παρουσιάσεις

Το PowerPoint είναι πρωτίστως ένα πρόγραμμα δημιουργίας παρουσιάσεων. Οποιαδήποτε παρουσίαση δημιουργήσετε στο PowerPoint μπορεί να είναι γραμμική ή πλοηγήσιμη, ανάλογα με την προτίμησή σας.

Προσθέστε interactivity

Αν θέλετε να δώσετε τη δυνατότητα σε αυτούς που θα “τρέξουν” την παρουσίαση, να αλλάξουν την προκαθορισμένη σειρά προβολής των slides και να μετακινούνται από το ένα σημείο της παρουσίασης στο άλλο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε και τα ανάλογα εργαλεία πλοήγησης στην παρουσίαση.

Αυτά τα εργαλεία που προσφέρει το PowerPoint ονομάζονται action buttons και προστίθενται πανεύκολα σε οποιαδήποτε παρουσίαση. Μπορείτε να τα προγραμματίσετε (μη φοβάστε τη λέξη, δεν θα χρειαστεί ούτε να γράψετε κώδικα ούτε να μπλεχτείτε με κάτι πιο περίπλοκο από το ιδιαίτερα απλό interface του PowerPoint) να εκτελούν οποιαδήποτε ενέργεια: Να μετακινούν από τη μία σελίδα στην άλλη, να ανοίγουν μία σελίδα στο Web, ή ένα λογιστικό φύλλο του Excel, ή ένα έγγραφο του Word.

Μπορούν ακόμη να ξεκινήσουν μία ταινία ή ένα μουσικό κομμάτι (ή οποιονδήποτε άλλο ήχο). Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το μηχανισμό δημιουργίας των active buttons, ανοίξτε μία παρουσίαση και επιλέξτε viewΤ master Τ slide master, ώστε να ανοίξετε το slide master. Οποιαδήποτε αλλαγή κάνετε σε αυτό το slide, θα επηρεάσει και όλα τα υπόλοιπα slides της παρουσίασης.

Powerpoint: δημιουργία photo album

Έχετε μαζέψει πλήθος από φωτογραφίες στο σκληρό σας δίσκο και θέλετε να δημιουργήσετε ένα εμφανίσιμο φωτογραφικό άλμπουμ για να δείξετε κάποιες από αυτές σε φίλους σας; Με το PowerPoint αυτό γίνεται εύκολα.

Άλμπουμ φωτογραφιών δίχως κόπο

Για να φτιάξετε ένα άλμπουμ φωτογραφιών κυκλοφορούν διάφορα εξειδικευμένα προγράμματα, ορισμένα εκ των οποίων είναι διαθέσιμα και μέσω Internet. Ωστόσο, αν έχετε το PowerPoint, μάλλον δεν θα χρειαστείτε κάποιο από αυτά τα προγράμματα. Το Outlook στις τελευταίες του εκδόσεις έχει ενσωματώσει και ένα πολύ πρακτικό εργαλείο δημιουργίας φωτογραφικών άλμπουμ.

Μάλιστα τα άλμπουμ που δημιουργείτε μέσα από το PowerPoint έχουν χώρο για να γράψετε τίτλους για τη φωτογραφία και τις εμπειρίες σας, ενώ το πρόγραμμα σάς δίνει και μία σειρά από δυνατότητες για να μοιραστείτε το άλμπουμ σας με τους φίλους σας, ή οποιονδήποτε άλλο: μπορείτε να εκτυπώσετε το άλμπουμ, να το φυλάξετε σε σκληρό δίσκο, CD, ή οποιοδήποτε άλλο μέσο αποθήκευσης, ακόμη και να το “ανεβάσετε” απευθείας στο web site σας, όπου μπορεί να το δει οποιοσδήποτε. Για να δημιουργήστε ένα άλμπουμ, απλώς ξεκινήστε με τη δημιουργία μιας νέας παρουσίασης μέσα από το PowerPoint και στη συνέχεια επιλέξτε insert Τ picture Τ new photo album. Στον διάλογο που θα παρουσιαστεί, μπορείτε να προσθέσετε τις εικόνες που θέλετε να έχετε στο photo album σας.

Αν υποθέσουμε ότι έχετε ετοιμάσει το άλμπουμ σας και θέλετε να το στείλετε σε κάποιον φίλο σας μέσω e-mail και δεν γνωρίζετε αν εκείνος διαθέτει PowerPoint, υπάρχει ένας πολύ απλός τρόπος να σιγουρευτείτε ότι θα το δει: στείλτε του μαζί και έναν PowerPoint viewer. Οχι, δεν χρειάζεται να επισυνάψετε αρχεία, απλώς ζητήστε από το πρόγραμμα (μέσα από τον pack and go wizard) να συμπεριλάβει στο αρχείο που θα στείλετε και τον viewer.

• Χρησιμοποιήστε τα κουτιά με κείμενο ώστε να έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε για το άλμπουμ σας μία σειρά από σημειώσεις που θα είναι χρήσιμες για όσους δουν το άλμπουμ. Επίσης, προσέξτε ένα σημείο που μοιάζει λεπτομέρεια αλλά είναι σημαντικό: την αντίθεση μεταξύ του χρώματος του background και των γραμμάτων του κειμένου. Για παράδειγμα, μαύρα γράμματα σε ένα σκούρο μπλε φόντο είναι μάλλον ατυχής επιλογή…
• Προσθέστε τίτλους στις φωτογραφίες. Κάθε φωτογραφία έχει μία “λεζάντα”, η οποία αρχικά (πριν επεξεργαστείτε το άλμπουμ) είναι το όνομα του αρχείου της εικόνας. Περιορίστε το κείμενο σε μία σειρά μόνο και προτιμήστε, αν θέλετε περισσότερες πληροφορίες, να δημιουργήσετε ξεχωριστά boxes δίπλα.
• Προσθέστε γραφικά και clip arts για να δημιουργήσετε ένα πιο εμφανίσιμο και πιο ζωντανό άλμπουμ. Μπορείτε επίσης να “παίξετε” με το χρώμα του φόντου (format Τ background Τ more colors) ώστε να δημιουργήσετε κάτι που να είναι πιο κοντά στα γούστα σας, ενώ μπορείτε και να αναδιατάξετε τις φωτογραφίες στο χώρο του άλμπουμ κατά το δοκούν.
• Στο κουτί διαλόγου θα περάσετε τον περισσότερο χρόνο σας όσον αφορά στην εισαγωγή και αρχική διάταξη των φωτογραφιών στο άλμπουμ σας. Προσέξτε, καθώς το PowerPoint δεν έχει δυνατότητες photo-editing, να έχετε επεξεργαστεί προηγουμένως τις φωτογραφίες σας (διορθώσεις κλπ.), ώστε να μη χρειάζονται διορθώσεις αφού τοποθετηθούν στο άλμπουμ.

Word: CD Labels

Δώστε στα CDs σας τη δικιά σας πινελιά και το δικό σας στυλ, δημιουργώντας ετικέτες εύκολα και γρήγορα μέσα απο το Word.

Δημιουργήστε τις δικές σας ετικέτες για CDs με τη βοήθεια του Word

Μετά τη ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας και την πτώση των τιμών των CD-Recorders, οι περισσότεροι από τους χρήστες προσωπικών υπολογιστών απέκτησαν τη δυνατότητα να γράφουν τα δικά τους CDs, με τα δεδομένα που θέλουν. Από τη στιγμή όμως, που το περιεχόμενο του κάθε CD είναι ξεχωριστό, θα πρέπει και η συσκευασία που το περιέχει να είναι μοναδική και ξεχωριστή. Την ανάγκη αυτή ικανοποιεί απόλυτα το Word XP δίνοντας τη δυνατότητα στο χρήστη να φτιάξει ετικέτες με επαγγελματική μορφή. Αν και δεν πρόκειται για την βασική του λειτουργία, το Word, περιέχει οδηγούς για την δημιουργία ετικέτας CD.

Από τη στιγμή που θα επιλέξουμε μια ετικέτα CD, στο έγγραφό μας παρουσιάζεται με τις κανονικές διαστάσεις μιας ετικέτας, όπως αυτή τυπώνεται πάνω στο CD. Η μορφή που έχει η ετικέτα είναι αυτή του πίνακα και μπορούμε να επέμβουμε και να το χειριστούμε σαν κανονικό κελί κάθε ένα κομμάτι της ετικέτας. Το γεγονός αυτό μας βοηθά αφάνταστα μια και μπορούμε να ενσωματώσουμε κάθε αντικείμενο του Word. Άρα με οδηγό την φαντασία μας μπορούμε να δημιουργήσουμε σχεδόν τα πάντα.

1. Για να δημιουργήσουμε την ετικέτα επιλέγουμε, εργαλεία’επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας’φάκελοι και ετικέτες. Επιλέγουμε το tab ετικέτες και μετά το κουτάκι επιλογές. Όπως μπορούμε να δούμε, σε αυτό το παράθυρο βρίσκονται όλα τα μεγέθη ετικέτας που χρησιμοποιούμε. Επιλέγουμε τα είδη που ονομάζονται ετικέτα CD. Το μέγεθος αυτό είναι το ενδεδειγμένο για τη δημιουργία ετικετών, μια και έχει ακριβώς τις διαστάσεις τους.
2. Στο υπομενού επιλογές υπάρχει το κουτάκι λεπτομέρειες. Αυτήν την επιλογή, την χρησιμοποιούμε όταν θέλουμε να τροποποιήσουμε τα πρότυπα ετικετών CD, που υπάρχουν στο Word για να αντιμετωπίσουμε κάποιες ειδικές καταστάσεις. Από εδώ μπορούμε να ορίσουμε το ακριβές μέγεθος της ετικέτας, δηλαδή το ύψος και το πλάτος της. Επίσης μπορούμε να ορίσουμε τα περιθώρια, καθώς και πόσες ετικέτες θα υπάρχουν σε μια σελίδα, γεγονός που θα μας βοηθήσει αν έχουμε ειδικό χαρτί εκτύπωσης.
3. Όταν ολοκληρώσουμε τη μορφή της ετικέτας μας, μπορούμε να μεταφέρουμε το σχεδιάγραμμά της σε έγγραφο του Word, επιλέγοντας δημιουργία εγγράφου από το παράθυρο φάκελοι και ετικέτες. Η ετικέτα, όπως μπορούμε να δούμε, εισέρχεται με τη μορφή πίνακα. Από εκεί και πέρα μπορούμε να εισάγουμε ό,τι στοιχείο θέλουμε, είτε πρόκειται για εικόνα είτε για κείμενο. Με οδηγό τη φαντασία μας και το γούστο μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε ετικέτες που να εκφράζουν απόλυτα το περιεχόμενο του CD που δημιουργήσαμε, δίνοντάς του μια πιο προσωπική νότα.
4. Όπως βλέπουμε κάθε μέρος του CD, είτε πρόκειται για το εξώφυλλο, είτε για το οπισθόφυλλο, συμπεριφέρεται σαν κελί ενός πίνακα. Από τη στιγμή λοιπόν που έχουμε τον σκελετό του CD, το μόνο που έχουμε να κάνουμε, είναι χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες του Word, να προσθέσουμε στοιχεία, όπως είναι εικόνες, εξωτικές γραμματοσειρές και γενικά ότι θα δημιουργήσει καλύτερη εικόνα για την ετικέτα μας.

Word: αρχεία για πολλούς χρήστες

Το Word δίνει τη δυνατότητα να επεξεργάζεται ένα έγγραφο από μια ομάδα χρηστών, βρισκόμενος όμως ο δημιουργός του σε θέση να ελέγξει και να περιηγηθεί εύκολα στις τυχόν αλλαγές που έχουν γίνει στο κείμενο του.

Εργαστείτε σε ένα έγγραφο σε συνεργασία με άλλους

Κάποια στιγμή, όλοι έχουμε την ανάγκη να έχουμε μια δεύτερη άποψη πάνω σε κάποια ιδέα που επεξεργαζόμαστε. Όταν μάλιστα μιλάμε για κείμενα, σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να υπάρχουν και διορθώσεις πάνω στο αρχικό μας κείμενο. Το πρόβλημα εντοπίζεται από τη στιγμή που το έγγραφό μας έχει αρκετά μεγάλη έκταση και έχουμε δυσκολία να βρούμε τις αλλαγές που έχουν γίνει, προκειμένου να αποφασίσουμε αν θα τις αποδεχθούμε ή όχι. Μάλιστα κάποιες αλλαγές που έχουν γίνει ερήμην μας, ή δεν έχουμε σημειώσει ότι έχουν γίνει μπορούν να μας αλλοιώσουν την εικόνα και το χαρακτήρα του κειμένου μας.

Παρακολούθηση αλλαγών

Για να μπορέσουμε να ξεπεράσουμε αυτό το πρόβλημα χρησιμοποιούμε το εργαλείο παρακολούθηση αλλαγών. Μπορούμε να το βρούμε στο μενού εργαλεία > παρακολούθηση αλλαγών. Όταν το ενεργοποιήσουμε, στην μπάρα κατάστασης τονίζεται η φράση ΑΝΑΘ. Mάλιστα, ένας τρόπος για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία είναι να κάνουμε διπλό κλικ πάνω στη φράση και αντίστοιχα να την απενεργοποιήσουμε με τον ίδιο τρόπο. Από τη στιγμή που έχουμε ενεργοποιήσει τη λειτουργία, κάθε αλλαγή που κάνουμε είναι ευδιάκριτη.

Αν προσθέσουμε κάποιο κείμενο στο υπάρχον, τότε αυτό απεικονίζεται με διαφορετικό χρώμα και είναι εύκολος ο εντοπισμός του. Αντίθετα αν σβήσουμε κάποιο κομμάτι του κειμένου, τότε αυτό εμφανίζεται στην άκρη του κειμένου και παρουσιάζεται μέσα σε χρωματιστό πλαίσιο. Αντιλαμβανόμαστε αμέσως ότι με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να παρακολουθούμε τις αλλαγές που έχουν γίνει, είτε πρόκειται για πρόσθεση είτε για αφαίρεση κειμένου.

Άλλη σημαντική λεπτομέρεια είναι ότι αν περισσότεροι από ένα χρήστη επεξεργαστούν το κείμενο μας, τότε οι αλλαγές απεικονίζονται με διαφορετικό χρώμα για κάθε χρήστη, δίνοντάς μας τη δυνατότητα να γνωρίζουμε ποιος χρήστης έκανε τη συγκεκριμένη αλλαγή. Για να μπορέσουμε να παρακολουθήσουμε καλύτερα τις αλλαγές επιλέγουμε την toolbar αναθεωρήσεις (προβολή > γραμμές εργαλείων > αναθεωρήσεις). Χρησιμοποιώντας αυτήν την εργαλειοθήκη έχουμε τη δυνατότητα να περιηγούμαστε στις αλλαγές που έχουν γίνει και μάλιστα να επιλέγουμε αν θα δούμε τις διορθώσεις όλων των χρηστών ή κάποιων συγκεκριμένων. Ακόμα μπορούμε να δούμε τις εκδόσεις που έχουν δημιουργηθεί.

Επιδρώντας στις αλλαγές

Το να γνωρίζουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει είναι ένα κομμάτι της λύσης που παρέχει το Word. Το σημαντικότερο είναι ότι έχουμε την δυνατότητα να αποδεχθούμε τις αλλαγές αυτόματα και να αποφασίσουμε αν θα κρατήσουμε τις προσθέσεις ή τις αφαιρέσεις που έχουν γίνει. Βάζοντας το δείκτη του ποντικιού πάνω σε μία από τις αλλαγές, έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε αποδοχή ή απόρριψη της αλλαγής. Την ίδια ενέργεια μπορούμε να κάνουμε πατώντας τα κουμπιά αποδοχή ή απόρριψη, που υπάρχουν στην εργαλειοθήκη αναθεωρήσεις.

Διορθώσεις και Αναθεωρήσεις σε έτοιμα έγγραφα του word

• Όπως βλέπουμε ενεργοποιώντας την επιλογή ΑΝΑΘ, κάθε αλλαγή που κάνουμε στο έγγραφο είναι ευδιάκριτη: οι προσθήκες σαν κείμενο διαφορετικού χρώματος και οι αφαιρέσεις σαν κείμενο μέσα σε πλαίσια. Εύκολα μπορεί κανείς να εντοπίσει τις αλλάγες που έχουν δημιουργηθεί μέσα στο έγγραφο .
• Παρατηρούμε ότι στην εργαλειοθήκη αναθεωρήσεις έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε την έκδοση του εγγράφου που θέλουμε, μέσω μιας λίστας που μας παρουσιάζεται. Οι επιλογές που έχουμε αφορούν την τελική και αρχική έκδοση, ενώ έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε εκδόσεις με επισημάνσεις.
• Επιλέγοντας μια μεταβολή του εγγράφου μας – προσθήκη ή διόρθωση – και πατώντας το κουμπί αποδοχή αλλαγής, εμφανίζεται η δυνατότητα να αποδεχθούμε την αλλαγή ή αντίθετα να την απορρίψουμε. Ακόμα έχουμε την επιλογή να αποδεχθούμε όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο μαζικά.

Word: Βάλτε οδηγούς στα κείμενα σας

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε τα κείμενά σας από την αρχή, χρησιμοποιήστε τα πρότυπα του Word, γνωστοί και ως templates, που θα σας λύσουν τα χέρια.

Χρησιμοποιήστε τα templates του Word

To Office XP διαθέτει ένα πλήθος από πολύ καλά πρότυπα (templates) εγγράφων. Το γεγονός αυτό μπορεί να βοηθήσει τον απλό χρήστη να δημιουργήσει εύκολα και γρήγορα, έγγραφα που μοιάζουν επαγγελματικά και προσφέρουν άψογο αποτέλεσμα. Μάλιστα αυτή η εικόνα δεν συνεπάγεται κόπο και χρόνο, χρησιμοποιώντας κάποια από τα πρότυπα που μας παρέχει το πρόγραμμα, μπορούμε κυριολεκτικά σε μερικά λεπτά να εντυπωσιάσουμε τους αναγνώστες του εγγράφου μας και να δημιουργήσουμε το καλύτερο δυνατό για την δουλειά μας.

Tι είναι ένα templates του Word;

Ένα πρότυπο του Word είναι ένα ειδικό αρχείο που έχει ήδη επεξεργαστεί και προορίζεται για κάποια συγκεκριμένη χρήση. Αυτό σημαίνει ότι έχει υποστεί τις αναγκαίες τροποποιήσεις και είναι έτοιμο να χρησιμοποιηθεί. Ένα έγγραφο template μπορεί να περιέχει πληροφορίες για τη μορφοποίηση του κορμού του εγγράφου, ή κάποια στοιχεία και ρυθμίσεις για τη μετέπειτα επεξεργασία του. Template θεωρείται και το κενό έγγραφό, μια και περιέχει βασικές πληροφορίες για τις γραμματοσειρές και τις παραγράφους.

Χρησιμοποιώντας τα templates

Επιλέγοντας αρχείο’δημιουργία και εν συνεχεία δημιουργία από πρότυπο, έχουμε τη δυνατότητα να διαλέξουμε μέσα από μια ευρεία γκάμα προτύπων, αυτό που καλύπτει τις ανάγκες μας. Αφού επιλέξουμε ένα συγκεκριμένο πρότυπο, μπορούμε να συμπληρώσουμε τις πληροφορίες που μας ενδιαφέρουν και να το σώσουμε σαν απλό έγγραφο.

Αν μάλιστα τα πρότυπα που είναι ήδη προεγκατεστημένα δεν μας ικανοποιούν, μπορούμε να “κατεβάσουμε” από την επίσημη σελίδα της Microsoft και άλλα επιλέγοντας δημιουργία από πρότυπο ‘ πρότυπα στη Microsoft. com. Στη σελίδα αυτή μπορούμε να βρούμε πλήθος από templates, που καλύπτουν σχεδόν κάθε ανάγκη. Αν και πάλι δεν βρίσκουμε κάτι να καλύπτεί τις ανάγκες μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε το δικό μας πρότυπο και να το χρησιμοποιούμε σαν template του Word.

Αφού διαμορφώσουμε το έγγραφο σύμφωνα με τις ανάγκες μας, στην εντολή αρχείο’αποθήκευση ως… επιλέγουμε τη μορφή πρότυπο εγγράφου (*.dot). Από εκεί και πέρα όταν επιλέγουμε το έγγραφο και το επεξεργαζόμαστε, δεν αποθηκεύει τις αλλαγές στο ίδιο αρχείο, αλλά κάθε φορά ξεκινά σαν πρότυπο.

• Όπως βλέπουμε στο μενού δημιουργίας εγγράφου, υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξουμε είτε από γενικά πρότυπα είτε από πρότυπα που υπάρχουν στο Web. Επιλέγοντας γενικά πρότυπα, έχουμε ένα παράθυρο με αρκετές κατηγορίες προτύπων.
• H σελίδα της Microsoft, όπως βλέπουμε, περιέχει πολλές κατηγορίες προτύπων, που μπορούν να σταθούν σε κάθε περίσταση. Επιλέγοντας καθεμία από τις κατηγορίες μεταφερόμαστε στο επίπεδο του προτύπου, το οποίο μπορούμε να δούμε σε προεπισκόπηση.
• Mε την επιλογή αυτή, μπορούμε να αποθηκεύσουμε ένα κείμενο σαν πρότυπο. Από εκεί και πέρα μπορούμε να το χρησιμοποιούμε σαν βάση για τα έγγραφα μας.
• Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει κάποιο πρότυπο του Word μέσα από τη βιβλιοθήκη της Microsoft, έχουμε τη δυνατότητα να το επεξεργαστούμε στoν κειμενογράφο μας. Όπως βλέπουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους οδηγούς που παρέχονται στο πρότυπο και να διαμορφώσουμε το έγγραφο, σύμφωνα με τις ανάγκες και τις επιθυμίες μας.

Word: Γίνεται κύριος του έργου σας

Απλές πρακτικές συμβουλές για να μπορέσετε να δημιουργήσετε κείμενα μεγάλου μεγέθους.

Οργανώστε τη συγγραφή σας

Κάποιες φορές, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα κείμενο που η έκτασή του να ξεπερνά τις λίγες σελίδες και επιπλέον να μην ταιριάζει με τα συνηθισμένα σας κείμενα. Η αντιμετώπιση αυτών των κειμένων πρέπει να γίνει με διαφορετικό τρόπο, μια και η έκταση αποτελεί ένα επιπλέον πρόβλημα, που μπορεί να δημιουργήσει άβολες καταστάσεις.

Προγραμματισμός του κειμένου

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε αρχικά ένα πλάνο πάνω στο οποίο θα κινηθείτε. Χρειάζεται να αναλύσετε το θέμα, πάνω στο οποίο θα αναφερθείτε και να εντοπίσετε όλες τις παραμέτρους και τις λεπτομέρειες που θα περιέχει. Προσπαθήσετε να φτιάξετε ένα χρονοδιάγραμμα, πάνω στο οποίο θα υπάρχουν κομβικά σημεία που θα σας επιτρέψουν να ελέγξετε αν το έργο σας προχωράει με τους ρυθμούς που πρέπει. Αν το κείμενό σας μπορεί να χωριστεί σε τμήματα, καλό θα είναι να δημιουργήσετε διαφορετικά αρχεία για το καθένα τμήμα.

Με αυτόν τον τρόπο, από τη μία μπορείτε να γλιτώσετε τα τεράστια αρχεία, που είναι δύσκολο να εποπτεύσετε και από την άλλη, σε περίπτωση που υπάρχει καταστροφή του αρχείου θα έχετε χάσει ένα μόνο κομμάτι και όχι το συνολικό κείμενο.

Δημιουργία του κειμένου

Καλό είναι να δημιουργήσετε το κείμενο έχοντας σα βάση την ιεραρχική οργάνωση. Με άλλα λόγια, θα έχετε σαν σκελετό κάποια σημεία-επικεφαλίδες και από εκεί και πέρα προσθέτετε το ενδιάμεσο κείμενο δημιουργώντας τη συνολική και τελική μορφή του εγγράφου. Δημιουργείται λοιπόν ένα κύριο σώμα του κειμένου και εμείς μένει να προσθέσουμε τα κομμάτια που θα αποτελέσουν το τελικό κείμενο. Από τη στιγμή που έχουμε αυτή την οργάνωση, η εποπτεία είναι μια εύκολη υπόθεση μια και όταν θέλουμε να ανατρέξουμε στο επίμαχο κομμάτι αναφερόμαστε στην επικεφαλίδα του.

Αν κάποια στιγμή έχετε αμφιβολίες για το περιεχόμενο που έχετε γράψει, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχόλιο (εισαγωγή σχόλιου). Mε αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε όποια στιγμή θελήσετε το σημείο που αμφιβάλλετε και να το διορθώσετε, χωρίς να φοβάστε ότι θα περάσει απαρατήρητο.

• Δημιουργώντας ένα σχόλιο μέσα στο κείμενό σας, έχετε τη δυνατότητα να εντοπίζετε τα σημεία που θέλουν επεξεργασία και να ακολουθείτε τις παρατηρήσεις που έχετε κάνει πάνω στο συγκεκριμένο σημείο του κειμένου.
• Επιλέγοντας προβολή ‘διάρθρωση το κείμενο μας έχει αυτή τη μορφή. Με τον τρόπο αυτό, έχουμε τη δυνατότητα να παρακολουθούμε καλύτερα τη διάρθρωση του κειμένου μας και να το οργανώνουμε καλύτερα.
• Με τη γραμμή εργαλείων διάρθρωση εγγράφου μπορούμε να επέμβουμε πάνω στον τρόπο που οργανώνεται το κείμενό μας. Μπορούμε να τροποποιήσουμε το επίπεδο κάθε σημείου του και να επέμβουμε στην ιεραρχία του εγγράφου.
• Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει τα επίπεδα που θα έχει κάθε κομμάτι του κειμένου μας μπορούμε μέσω της διάρθρωσης εγγράφου, να εμφανίσουμε μόνο τα κομμάτια που βρίσκονται σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο, προκειμένου να τα επεξεργαστούμε.

Word: Γλωσσικά εργαλεία

Ανακαλύψτε τις δυνατότητες που έχει το Word για γλωσσική υποστήριξη και εργαστείτε μαζί του απλοποιόντας τις διαδικασίες.

Κάντε τα κείμενα σας να μιλούν σωστά όποια γλώσσα θέλετε

Το σημαντικότερο κομμάτι ενός κειμένου – μετά το περιεχόμενο φυσικά – είναι η σωστή γραμματική του παρουσίαση. Πάνω σε αυτήν την προοπτική, το Word παρουσιάζει μια πολύ ισχυρή γλωσσική εργαλειοθήκη, που δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να διαχειριστεί τα έγγραφά του αποτελεσματικά.

Αυτόματη διόρθωση

Όπως είναι φυσικό, βασικός μας συνήγορος σε αυτήν την προσπάθεια είναι το εργαλείο αυτόματη διόρθωση, εργαλείο το οποίο μας επιτρέπει να διορθώσουμε αυτόματα τα τυχόν λάθη που προέρχονται είτε από λανθασμένη πληκτρολόγηση είτε από ελλιπή γνώση της γραμματικής.

Ορθογραφία και γραμματική

Σημαντικές επιλογές για τον καθορισμό του γραμματικού και ορθογραφικού ελέγχου του εγγράφου έχουμε, επιλέγοντας εργαλεία’επιλογές και πηγαίνοντας στο tab ορθογραφία και γραμματική.

Θησαυρός

Το πακέτο του Word περιλαμβάνει και το εργαλείο θησαυρός, που μπορεί κυριολεκτικά να αποδειχθεί θησαυρός, στην προσπάθειά μας για συγγραφή καλύτερων κειμένων. Συχνά στη συγγραφή των κειμένων, χρησιμοποιούμε μια λέξη πάρα πολλές φορές. Αυτό μπορεί να δώσει μια άσχημη εικόνα στο κείμενο μας. Σε αυτήν την περίπτωση μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον θησαυρό ώστε να βρούμε μία συνώνυμη λέξη.

• Επιλέγοντας εργαλεία’επιλογές αυτόματης διόρθωσης βρισκόμαστε μπροστά στο παράθυρο της αυτόματης διόρθωσης που μας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσουμε τις επιλογές διόρθωσης. Έχουμε την ευκαιρία να θέσουμε τους δικούς μας κανόνες και περιορισμούς, ώστε να έχουμε τον απόλυτο έλεγχο των ενεργειών της διόρθωσης. Ακόμα μπορούμε να θέσουμε και κείμενο, που θα εμφανίζεται αυτόματα με την πληκτρολόγηση της κατάλληλης λέξης.
• Σε αυτό το κομμάτι του μενού, υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξουμε και να μεταβάλλουμε τις ορθογραφικές επιλογές. Έχουμε ακόμα τη δυνατότητα να επιλέξουμε, αν θα γίνεται αυτόματος έλεγχος ορθογραφίας κατά την πληκτρολόγηση. Επίσης μπορούμε να δούμε τη λίστα και να τροποποιήσουμε τα λεξικά που είναι διαθέσιμα.
• Στο παράθυρο αυτό έχουμε αρκετές επιλογές για αυτόματη διόρθωση κατά την πληκτρολόγηση, έχουμε αρκετές επιλογές που διορθώνουν τα τυχόν λάθη μας.
• Εδώ έχουμε τις επιλογές για τη γραμματική εξέταση του κειμένου μας. Μπορούμε να επιλέξουμε αν θα γίνεται αυτόματος γραμματικός έλεγχος κατά τη διάρκεια που πληκτρολογούμε το κείμενο. Περιλαμβάνεται ακόμα και δυνατότητα επιλογής στυλ γραφής, που καθορίζει λεπτομέρειες του γραμματικού ελέγχου.
• Στη λειτουργία έχουμε πρόσβαση μαρκάροντας τη λέξη για την οποία θέλουμε να βρούμε συνώνυμα και επιλέγοντας εργαλεία ‘γλώσσα ‘θησαυρόςή για συντομία πατώντας Shift+F7. Από εκεί και πέρα έχουμε μια λίστα με λέξεις, με τις οποίες θα μπορούσαμε να αντικαταστήσουμε τη λέξη μας. Επιλέγουμε τη λέξη που θέλουμε και πατώντας αντικατάσταση, η λέξη αντικαθίσταται.

Word: Εργαλεία αυτοματισμού

Επιταχύνετε τις εργασίες σας στο Word χρησιμοποιώντας εντολές που περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένες διαδικασίες.

Autotext και AutoCorrect

Αρκετές φορές έχει χρειαστεί να κάνουμε στο κείμενο μας κάποια επαναλαμβανόμενη εργασία, όπως είναι η εισαγωγή προκαθορισμένου κειμένου ή κάποιας φωτογραφίας. Μπορούμε όμως να απλοποιήσουμε ή να ελαχιστοποιήσουμε το χρόνο επεξεργασίας χρησιμοποιώντας τα εργαλεία αυτοματισμού που παρέχει το Word, το AutoCorrect και το ΑutoText.

Εισάγοντας κείμενο και εικόνα

To AutoCorrect δεν χρησιμοποιείται μόνο σαν διορθωτής ορθογραφικών λαθών. Με το ακόλουθο τρικ μπορεί να εισάγει αυτόματα και κάποιο κείμενο μέσα στο έγγραφό μας. Όταν χρειάζεται να εισάγουμε επανειλημμένα μια εικόνα στο κείμενό μας (π.χ. το logo μιας εταιρείας), θα βοηθηθούμε πολύ αν χρησιμοποιήσουμε την παρακάτω διαδικασία.

Tips για επεξεργασία κειμένων στο Word

Προκειμένου να γλιτώσετε χρόνο και κόπο, στην επεξεργασία των κειμένων σας ακολουθήστε κάποιες μικρές και εύκολες συμβουλές. Θα σας λύσουν κυριολεκτικά τα χέρια.

Βήμα 1: Ανακαλύψτε τα λάθη…

Για να εντοπίσετε το επόμενο συντακτικό ή γραμματικό λάθος, πατήστε Αlt+F7. Να σημειωθεί ότι πρέπει να είναι τσεκαρισμένη η επιλογή Ορθογραφικός έλεγχος κατά την πληκτρολόγηση(Εργαλεία ‘ Επιλογές ‘ Ορθογραφία & Γραμματική.

Βήμα 2: Αναζητήστε σε όλους τους τύπους

Αν το κείμενο που επεξεργάζεστε είναι στην Αγγλική γλώσσα, τότε έχετε ακόμα μια χρήσιμη επιλογή κατά τη διάρκεια αναζήτησης. Στο παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση, επιλέγουμε Λεπτομέρειες και τσεκάρουμε την επιλογή Εύρεση όλων των τύπων λέξης. Τώρα όταν ψάχνουμε για αγγλική λέξη θα βρίσκουμε όλους τους τύπους του. Π.χ. are ‘are, is, were, was.

Βήμα 3: Βάλτε συναρτήσεις στους πίνακες

Για να εισάγετε μια συνάρτηση σε ένα πίνακα, επιλέξτε Πίνακας’Τύπος. Αμέσως μετά εισάγετε τη συνάρτηση που απαιτείται και τον τύπο των δεδομένων. Πατήστε οκ και η συνάρτηση έχει ενσωματωθεί στον πίνακα.

Βήμα 4: Δημιουργήστε μια υπερσύνδεση

Για να δημιουργήστε μια υπερσύνδεση μέσα στο κείμενο σας, απλά πληκτρολογήστε Ctrl+K. Αμέσως θα εμφανιστεί ο οδηγός που θα σας επιτρέψει την εύκολη εισαγωγή της υπερσύνδεσης, τοποθετώντας τα κατάλληλα δεδομένα.

Βήμα 5: Πάρτε πληροφορίες για το κείμενο σας

Για να πάρετε πληροφορίες για το κείμενο σας επιλέξτε Shift+F1 και μόλις εμφανιστεί το ερωτηματικό επιλέξτε το κομμάτι του κειμένου που θέλετε. Θα εμφανιστούν πληροφορίες σε σχέση με τη γραμματοσειρά και τις παραγράφους του.

Βήμα 6: Αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς

Για να μεγαλώσετε το μέγεθος της γραμματοσειράς σας χρησιμοποιήστε την εξής συντόμευση. Πληκτρολογήστε Ctrl+], η αύξηση γίνεται ανά μία στιγμή. Ανάλογα μπορείτε να την μειώσετε με Ctrl+[.

Word: Οργανώστε τα δεδομένα σας

Με τη βοήθεια του Word δώστε μια άλλη εικόνα στους πίνακές σας, αφού εύκολα και γρήγορα μπορείτε να τον επεξεργαστείτε.

Διαμορφώστε τους πίνακές σας με απλές κινήσεις

Η οργάνωση και η απεικόνιση των στοιχείων είναι δύο απαραίτητες προϋποθέσεις για να έχουμε αποδοτική αξιοποίηση των δεδομένων που λαμβάνουμε. Ένα σημαντικό βήμα σε αυτήν την κατεύθυνση είναι η ταξινόμησή τους σε πίνακες. Αυτή η λειτουργία του Word επιτρέπει την καλύτερη οργάνωση των δεδομένων μας και τη σωστότερη απεικόνιση.

Δημιουργία ενός πίνακα

Η δημιουργία ενός πίνακα είναι μια απλή υπόθεση για το περιβάλλον του Word. Χρησιμοποιώντας την επιλογή πίνακας’ εισαγωγή’ πίνακας εμφανίζεται ένα εύχρηστο μενού, που μας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε τον αριθμό των στηλών και των γραμμών, καθώς και να υιοθετήσουμε το στυλ του πίνακα που επιθυμούμε μέσω του μενού αυτόματη μορφοποίηση πίνακα.

Ένας άλλος τρόπος που υπάρχει για να εισάγουμε ένα πίνακα είναι μέσω του εργαλείου σχεδίαση πίνακα, που υπάρχει στην εργαλειοθήκη πίνακες και περιγράμματα. Αρχικά δημιουργούμε τις εξωτερικές γραμμές του πίνακα και μετά τις εσωτερικές γραμμές του. Αν θέλουμε να διορθώσουμε τον πίνακα αφαιρώντας κάποια γραμμή ή στήλη, τότε χρησιμοποιούμε το εργαλείο γόμα. Από τη στιγμή που κατασκευάζουμε τον πίνακά μας, μπορούμε να τον τροποποιήσουμε ανάλογα με τις ανάγκες και τις επιθυμίες μας. Μπορούμε να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε γραμμές, να αλλάξουμε το στυλ του πίνακα, να μεγαλώσουμε ή να μικρύνουμε τις διαστάσεις του, ή ακόμα και να προσθέσουμε κάποια εικόνα.

Aπλά και γρήγορα tips

Tip 1: Εισάγετε ένα λογιστικό φύλλο

Μπορείτε να εισάγετε δεδομένα ενός λογιστικού φύλλου του Excel και να τα επεξεργαστείτε στο Word.

Tip 2: Ταξινομήστε το κείμενό σας

Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε μια λίστα με στοιχεία που υπάρχουν σε ένα πίνακα επιλέγοντας tables’sort. Υπάρχουν πολλές επιλογές ταξινόμησης, ανάλογα με το είδος των στοιχείων και τη μορφή ταξινόμησης που θέλουμε να εφαρμόσουμε στη λίστα

Tip 3: Πραγματοποιήστε πράξεις

Με τη βοήθεια του εργαλείου table’formula μπορείτε να εισάγετε μια συνάρτηση, η οποία θα επεξεργάζεται τα δεδομένα που υπάρχούν στον πίνακά μας.

Tip 4: Μετατρέψτε τον πίνακα σε κείμενο

Ο πίνακάς σας εύκολα μπορεί να μετατραπεί σε κείμενο (ή από κείμενό σε πίνακα) χρησιμοποιώντας την επιλογή table’convert’table to text (ή text to table).

Tip 5: Προσθέστε γραμμές και στήλες

Επιλέγοντας table’insert μπορούμε να εισάγουμε γραμμές και στήλες σε όποιο σημείο του πίνακα θέλουμε.

Frontpage: Tips

Απογειώστε την προσωπική σας σελίδα και δώστε της μια ιδιαίτερη νότα, με τις απλές συμβουλές μας. Με οδηγό τη φαντασία σας και με όπλο μικρά αλλά αποτελεσματικά tips, όλα είναι πιθανά.

Tips για δημιουργία site

Χρησιμοποιήστε τη σωστή γραμματοσειρά

Ένα συχνό φαινόμενο σε διάφορα sites είναι να χρησιμοποιούμε εντυπωσιακές γραμματοσειρές, οι οποίες όμως είναι δυσδιάκριτες και αρκετά δύσχρηστες. Η επιλογή της σωστής γραμματοσειράς είναι πολύ σημαντική υπόθεση και πρέπει να καταναλώσουμε κάποιο χρόνο για να επιλέξουμε τη σωστή. Μια καλή επιλογή είναι η Verdana, που είναι κατάλληλη από αισθητική και οπτική άποψη.

Προσθέστε online περιεχόμενο στη σελίδα

Ένας απλός τρόπος για να γεμίσετε το site σας με ενδιαφέρον περιεχόμενο είναι να δημιουργήσετε συνδέσεις με το site που παρέχει η Microsoft, το MSN. Έκτος από την πληθώρα των θεμάτων που υπάρχουν, υπάρχει και αυτόματη ενημέρωσή τους.

“Ανεβάστε” τη σελίδα σας στο Internet

Για να δείτε τη δουλειά σας δημοσιευμένη στο Internet, αρκούν λίγες κινήσεις όταν χρησιμοποιείται το FrontPage. Επιλέξτε αρχείο’δημοσίευση περιεχομένου Web, έπειτα όταν σας ζητηθεί δώστε τοποθεσία δημοσίευσης, όνομα και κωδικό πρόσβασης. Η διαδικασία από εκεί και πέρα γίνεται αυτόματα και η σελίδα σας είναι έτοιμη!

Χρησιμοποιήστε μικρογραφίες στις εικόνες

Αν η σελίδα σας περιέχει πολλές εικόνες, ο χρόνος φόρτωσης της ανεβαίνει δραματικά. Μια λύση που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι να διατηρούμε τις φωτογραφίες σε μικρογραφίες, έχοντας κάποιο link, για όποιον θέλει να δει τις φωτογραφίες σε full size. Με αυτόν τον τρόπο κερδίζουμε χρόνο, ενώ ταυτόχρονα η σελίδα μας δεν χάνει την αισθητική της.

Καταργήστε τη μορφοποίηση της σελίδας

Για να ματαιώσετε τη μορφοποίηση που έχει υποστεί η σελίδα σας επιλέξτε μορφή’κατάργηση μορφοποίησης. Αμέσως καταργούνται τα στυλ που έχουμε εισάγει.

Δείτε πώς φαίνεται η σελίδα σας online

Για να διαπιστώσετε πώς θα απεικονίζεται η σελίδα σας on line επιλέξτε προβολή’υπερ-συνδέσεις. Μπορείτε λοιπόν να δείτε offline πώς θα βλέπουν οι άλλοι τις σελίδες σας.

Φτιάξτε μια μικρογραφία

H χρησιμοποίηση μικρογραφιών εικόνων βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου φόρτωσης και χώρου αποθήκευσης. Για να δημιουργήσουμε εύκολα και γρήγορα τη μικρογραφία μιας εικόνας επιλέγουμε την εικόνα και στη συνέχεια στην εργαλειοθήκη εικόνες την επιλογή αυτόματη δημιουργία μικρογραφίας.