Με τα μικρά tips στο Microsoft Word στο PC που ακολουθούν, θα μπορέσετε να δημιουργήσετε με ευκολία αρχεία doc, που θα δείχνουν πιο επαγγελματικά.
Ακρίβεια στους Πίνακες
Εισάγοντας έναν πίνακα στο Word, αφού ορίσουμε τον αριθμό των γραμμών και των στηλών, θα διαπιστώσουμε, ότι τόσο ολόκληρος ο πίνακας, όσο και τα κελιά του έχουν προκαθορισμένες από το πρόγραμμα διαστάσεις, οι οποίες πολλές φορές δεν είναι αυτές που θα θέλαμε.
Πηγαίνοντας όμως το δείκτη του mouse πάνω σε κάποια από τις διαχωριστικές γραμμές του πίνακα, το απλό βελάκι μετατρέπεται σε διπλό, δίνοντάς μας τη δυνατότητα να μεταβάλλουμε τις διαστάσεις των κελιών, σύροντας το mouse και πατώντας το αριστερό πλήκτρο. Στη διαδικασία αυτή θα διευκολυνθούμε αρκετά, αν κρατήσουμε πατημένο το πλήκτρο , αφού τότε στους χάρακες που βρίσκονται στο πλαίσιο του παραθύρου του Word, εμφανίζονται οι διαστάσεις όλων των κελιών σε cm. Ετσι, θα μπορέσουμε να είμαστε απόλυτα ακριβείς στον καθορισμό των διαστάσεων.
Επισκόπηση πολλών σελίδων
Στο Print Preview (προεπισκόπηση εκτύπωσης) του Word έχουμε τη δυνατότητα να δούμε περισσότερες από μία σελίδες σε κάθε οθόνη. Υπάρχει μία διαδικασία, που αν την ακολουθήσουμε, μπορούμε να κάνουμε το ίδιο και όταν δουλεύουμε στο κυρίως layout του διάσημου προγράμματος. Αφού ανοίξουμε ή δημιουργήσουμε ένα έγγραφο του Word, πάμε στο Print Preview. Εκεί με δεξί κλικ πάνω στο toolbar μας εμφανίζεται ένα menu, όπου επιλέγουμε το “Standard”.
Τώρα, ενώ είμαστε στο Print Preview, βλέπουμε δύο toolbars: της προεπισκόπησης και το Standard. Στη συνέχεια ξανακάνουμε δεξί κλικ στο ίδιο σημείο και επιλέγουμε Customize. Κρατώντας το πλήκτρο πατημένο, πάμε στο εικονίδιο για Multiple Pages (μοιάζει με παραθυράκι), που βρίσκεται στο print preview toolbar και με “drag n’ drop” το προσθέτουμε και στο standard toolbar. Κλείνοντας την προεπισκόπηση εκτύπωσης, επανερχόμαστε στο κυρίως layout του Word και μπορούμε και εδώ πλέον να δούμε όσες σελίδες θέλουμε σε μία οθόνη, χρησιμοποιώντας το Multiple Pages Icon, που μόλις προσθέσαμε στο toolbar.
Σωστή τοποθέτηση εικόνας
Αν προσπαθήσουμε να εισαγάγουμε μια εικόνα με οποιαδήποτε μορφή (jpg, gif, tif κ.λπ.) στο κείμενό μας, η θέση που θα καταλάβει μέσα στο κείμενο, είναι πιθανό να μη μας ικανοποιήσει. Για να ορίσουμε την απόσταση που θα έχει η εικόνα από το κείμενο που προηγείται, αλλά και απ’ αυτό που ακολουθεί, μπορούμε απλά να πατήσουμε το μέχρι να την τοποθετήσουμε εκεί που επιθυμούμε.
Υπάρχει όμως και ένας εναλλακτικός και μάλλον πιο ενδεδειγμένος τρόπος να το κάνουμε αυτό. Αφού πρώτα επιλέξουμε την εικόνα, πρέπει να ανατρέξουμε στο μενού Format (Μορφή) του κυρίως toolbar. Εκεί επιλέγουμε το Font (Γραμματοσειρά) και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί στο προσκήνιο το tab “Character Spacing”. Εκεί από το drop down menu Position (Θέση) διαλέγουμε το Lowered και ορίζουμε την τιμή που θέλουμε στο διπλανό πλαίσιο. Συνήθως μία ρύθμιση 3 πόντων φέρνει την εικόνα στην ενδεδειγμένη θέση. Εσείς αν θέλετε, μπορείτε να κάνετε αρκετές δοκιμές μέχρι να βρείτε την ιδανική.
Εισαγωγή εικονιδίου στο κείμενο
Σε κείμενα επεξηγηματικά, εκπαιδευτικά, ή τεχνικά που έχουν σχέση με το MS Word, δεν αποκλείεται να χρειαστεί η εισαγωγή ενός εκ των εικονιδίων, που εμφανίζονται στα toolbars του προγράμματος. Για παράδειγμα, περιγράφοντας τη διαδικασία της αποθήκευσης, ίσως επιθυμούμε να ενσωματώσουμε στο κείμενό μας και το icon με τη δισκέτα που αντιστοιχεί στην αποθήκευση.
Για να πραγματοποιήσουμε κάτι τέτοιο όμως, πρέπει να ακολουθήσουμε συγκεκριμένα βήματα, τα οποία δύσκολα ανακαλύπτει κανείς. Κατ’ αρχάς κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο toolbar και επιλέγουμε customize. Στο παράθυρο που θα ανοίξει, πάμε στο tab “Commands”. Αφήνοντας το παράθυρο ανοιχτό, οδηγούμε το δείκτη του mouse στο toolbar και πιο συγκεκριμένα στο εικονίδιο που θέλουμε. Εκτελώντας ένα απλό κλικ, το εικονίδιο περιβάλλεται από έντονο μαύρο πλαίσιο, επιβεβαιώνοντας την επιλογή μας.
Πίσω στο ανοικτό παράθυρο, εντοπίζουμε ένα Push button με την ένδειξη “modify selection”, το οποίο στη συνέχεια θα εμφανίσει ένα νέο μενού. Αν απ’ αυτό διαλέξουμε την εντολή “copy button image”, αφού επανέλθουμε στο κείμενο, είμαστε έτοιμοι να επικολλήσουμε το εικονίδιο στο σημείο που θέλουμε με ένα απλό paste ( + ).
Περισσότερες λέξεις σε μία σειρά
Σε ορισμένες περιπτώσεις όταν συντάσσουμε ένα κείμενο, ευχόμαστε να χωρούσαν περισσότερες λέξεις σε μία σειρά. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί ο διαχωρισμός του ονοματεπώνυμου σε δύο σειρές, με το μικρό όνομα στην πρώτη και το επίθετο στην επόμενη.
Το μικρό αυτό πρόβλημα μπορούμε να το λύσουμε πολύ απλά με ένα συνδυασμό πλήκτρων από το πληκτρολόγιο, που μας επιτρέπει να χωρέσουμε περισσότερους χαρακτήρες στην ίδια σειρά. Οδηγούμε λοιπόν τον κέρσορα στη γραμμή που θέλουμε και με τα πλήκτρα και το spacebar ρυθμίζουμε την απόσταση, έτσι ώστε οι λέξεις που μας ενδιαφέρουν να βρεθούν στην ίδια σειρά, χωρίς να επηρεαστεί η προκαθορισμένη διάταξη. Το tip αυτό βρίσκει εφαρμογή κυρίως όταν γράφουμε σε πλήρη στοίχιση.
Τοποθέτηση πινάκων στο κείμενο
Αν έχετε τελειώσει με τη συγγραφή του κειμένου και το μόνο που απομένει είναι η σωστή τοποθέτηση των πινάκων μέσα στο κείμενο, μην προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε πλήκτρα, όπως το tab, το spacebar, ή το enter. Υπάρχει μία λειτουργία για τον καθορισμό της θέσης πινάκων του Word, που αν την εκμεταλλευτείτε, θα κάνετε τη δουλειά σας πιο γρήγορα και εύκολα.
Σε κάθε πίνακα που έχετε εισάγει, αν οδηγήσετε το δείκτη του mouse στην πάνω αριστερή περιοχή του, εμφανίζεται ένα σύμβολο σα σταυρός, ή ένα χεράκι μερικές φορές. Με τη βοήθεια του αριστερού πλήκτρου και σύροντας το mouse θα μπορέσετε να μεταφέρετε τον πίνακα στη θέση που επιθυμείτε.
Επεξεργασία επικολλημένου κειμένου
Στο κείμενό μας μπορεί να χρειαστούμε την επικόλληση τμημάτων από άλλα κείμενα, που έχουμε βρει οπουδήποτε (σελίδες του Internet, άλλα έγγραφα του Word κ.λπ.). Η μορφή των αποσπασμάτων αυτών κατά την επικόλλησή τους στο κείμενό μας είναι η αρχική τους, η οποία μάλιστα προφανώς διαφέρει από τη μορφή που χρησιμοποιούμε σε όλο το υπόλοιπο κείμενο.
Η διαδικασία προσαρμογής (αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους χαρακτήρων και άλλων στοιχείων) μπορεί να παρακαμφθεί εύκολα στις δύο τελευταίες εκδόσεις του δημοφιλούς επεξεργαστή κειμένου, χάρη στη λειτουργία Paste special. Αφού λοιπόν έχουμε αντιγράψει το απόσπασμα, αντί να εκτελέσουμε τη γνωστή διαδικασία του απλού paste, πρέπει να καταφύγουμε στο μενού Edit, όπου θα βρούμε την εντολή Paste special.
Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, αν επιλέξουμε το Unformatted Text, το απόσπασμα θα επικολληθεί στο κυρίως κείμενο και θα πάρει την ίδια μορφή με τους χαρακτήρες που υπάρχουν στο σημείο επικόλλησης. Ειδικά στο Word XP, μπορούμε να κάνουμε απλό paste και στη συνέχεια θα εμφανιστεί στο τέλος του κειμένου, που μόλις εισάγαμε, το γνωστό εικονίδιο του paste. Απ’ αυτό μπορούμε να επιλέξουμε κατευθείαν τον τύπο της επικόλλησης που επιθυμούμε να γίνει.
Νέο έγγραφο με τις επιθυμητές ρυθμίσεις
Ανοίγοντας ένα νέο, κενό έγγραφο του Word, οι ρυθμίσεις της μορφής του κειμένου είναι προκαθορισμένες και πιθανότατα δε συμπίπτουν με το προσωπικό μας στιλ γραψίματος. Για να αποφύγουμε τη διαδικασία να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις γραμματοσειρών, μεγέθους κ..λπ., όποτε ξεκινάμε τη δημιουργία νέου εγγράφου, πρέπει να ακολουθήσουμε μερικά απλά βήματα. Ανοίγουμε λοιπόν ένα κενό έγγραφο και κάνουμε τις επιθυμητές ρυθμίσεις, χωρίς όμως να γράψουμε κάτι. Ολοκληρώνοντας αυτό το στάδιο, αποθηκεύουμε το έγγραφο σα normal.dot (όχι doc).
Συνεχίζουμε κάνοντας μία αναζήτηση στο σκληρό μας δίσκο για το αρχείο standard.dot, το οποίο όταν το βρούμε, το αντικαθιστάμε με το έγγραφο που μόλις δημιουργήσαμε. Μετά από αυτό, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το Word, θα φορτώνονται αυτόματα οι ρυθμίσεις που θέσαμε εμείς.
Το μενού εργασίας
Το Word είναι ένα πρόγραμμα, το οποίο χρησιμοποιούμε τόσο για επαγγελματική χρήση όσο και για τη δημιουργία οποιουδήποτε άλλου επίσημου, ή ανεπίσημου εγγράφου. Ισως λοιπόν χρειαστεί να διαχωρίσουμε τα επαγγελματικά μας έγγραφα από τα υπόλοιπα. Με το συγκεκριμένο επεξεργαστή κειμένου μας δίνεται η δυνατότητα αυτού του διαχωρισμού των αρχείων doc σε εργασιακά και μη, ανεξάρτητα από το directory, στο οποίο βρίσκονται αποθηκευμένα.
Αυτό γίνεται μέσω του menu “Work”, το οποίο δε θα βρούμε στο toolbar, αν έχουμε τις εργοστασιακές ρυθμίσεις. Το εν λόγω μενού πρέπει να το προσθέσουμε μόνοι μας. Η διαδικασία γίνεται ως εξής: με δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του toolbar επιλέγουμε το customize. Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέγουμε το tab “Commands” και στο αριστερό μέρος της αντίστοιχης κάρτας την κατηγορία “Built in menus”.
Στο δεξί τμήμα τώρα, θα βρούμε το μενού work και με drag n’ drop θα το προσθέσουμε στην μπάρα με τα υπόλοιπα μενού του Word. Από εδώ και στο εξής, όποτε θέλουμε να χαρακτηρίσουμε ένα έγγραφο σαν εργασιακό, αρκεί να ανατρέξουμε στο menu που προσθέσαμε και να επιλέξουμε την εντολή “Add to work menu”. Εκεί θα εμφανίζονται και όλα τα έγγραφα που έχουμε προσθέσει στο παρελθόν, δίνοντάς μας έτσι άμεση πρόσβαση σε όλο το επαγγελματικό μας υλικό.
Συγκρίνοντας έγγραφα
Χρησιμοποιώντας το Word δεν αποκλείεται να χρειαστεί κάποια στιγμή να συγκρίνουμε δύο έγγραφα για να βρούμε τις διαφορές. Για παράδειγμα, όταν βασισμένοι σε ένα ήδη υπάρχον κείμενο, έχουμε μεταβάλλει ορισμένα πράγματα και θέλουμε εκ των υστέρων να τα εντοπίσουμε όλα στο νέο μας έγγραφο, αυτή η λειτουργία θα μας φανεί πολύ χρήσιμη.
Αφού λοιπόν ανοίξουμε το ένα από τα δύο έγγραφα που μας ενδιαφέρουν, πάμε στο menu Tools, όπου θα βρούμε την επιλογή Compare and merge Documents. Στη συνέχεια θα μας ζητηθεί να ορίσουμε το δεύτερο έγγραφο, που θα λάβει μέρος στη σύγκριση και μετά το Word θα αναλάβει την υπόλοιπη διαδικασία, επιστρέφοντάς μας όσες αλλαγές έχουν γίνει, με λεπτομερή σχόλια και χρησιμοποιώντας κόκκινο χρώμα όπου είναι απαραίτητο.
Προσθήκη bookmarks στο έγγραφο
Αν θέλουμε να μεταβούμε σε συγκεκριμένο σημείο ενός μεγάλου εγγράφου του Word, θα δυσκολευτούμε να το επιτύχουμε, αφού θα πρέπει να το αναζητήσουμε ανάμεσα σε πολλές σελίδες. Υπάρχει όμως μία λειτουργία, που επιτρέπει τη γρήγορη και εύκολη μετάβαση σε όποιο σημείο του κειμένου έχουμε ορίσει. Πηγαίνοντας λοιπόν τον κέρσορα στο σημείο που θέλουμε να ορίσουμε σαν bookmarked, ανοίγουμε το μενού Insert και επιλέγουμε την εντολή bookmark.
Έτσι θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο διαλόγου, όπου πρέπει να ορίσουμε το όνομα (τίτλο) του bookmark που θα θέσουμε στο συγκεκριμένο σημείο, καθώς και αν η σειρά των bookmarks θα γίνεται με βάση το όνομά τους, ή τη θέση τους στο κείμενο. Επαναλαμβάνοντας τη διαδικασία για όσα σημεία του κειμένου μας ενδιαφέρουν, η μετάβαση σ’ αυτά θα γίνεται πολύ εύκολα χρησιμοποιώντας το και επιλέγοντας το bookmark που θέλουμε κάθε φορά από το drop down menu του παράθυρου αναζήτησης και αντικατάστασης και κάτω από το tab “Go to”.
Αναζήτηση και μαρκάρισμα λέξης
Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις, όπου σε ένα κείμενο έχουμε χρησιμοποιήσει αρκετές φορές κάποια λέξη, η οποία τελικά, είτε έχει γραφτεί λανθασμένα, είτε δεν είναι αυτή που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Για να μην ψάχνουμε σε όλο το κείμενο ώστε να εντοπίσουμε όλες τις φορές που επαναλαμβάνεται, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο Find and Replace (Αναζήτηση και Αντικατάσταση).
Αν εκεί εισάγουμε τη λέξη, το πρόγραμμα θα αναζητήσει και θα βρει όλες τις επαναλήψεις της μέσα στο κείμενο. Αν μάλιστα κάνουμε και τις αντίστοιχες ρυθμίσεις, που θα βρούμε στο εν λόγω παράθυρο, θα προγραμματίσουμε το Word να μαρκάρει κάθε λέξη που βρίσκει (από το tick box “Highlight all items” κάτω από το tab “Find”), ή και να την αντικαθιστά αυτόματα με άλλη λέξη, την οποία επίσης έχουμε καθορίσει εμείς (στο πλαίσιο που θα βρούμε κάτω από το tab “Replace”).
Reveal Formatting
Για να εντοπίσουμε όλες τις ρυθμίσεις των επιμέρους στοιχείων, τα οποία καθορίζουν τη μορφή του κειμένου, το Word έχει μία ειδική εντολή. Ονομάζεται Reveal Formatting και θα τη βρούμε στο menu Format (Μορφή). Μπορούμε αν θέλουμε να επιλέξουμε ένα συγκεκριμένο τμήμα, ή παράγραφο του κειμένου, ή απλά να τοποθετήσουμε τον κέρσορα μέσα σε κάποιο σημείο του.
Εκτελώντας την εντολή, θα εμφανιστεί ένα κάθετο παράθυρο στο δεξί μέρος της οθόνης μας, που θα μας αποκαλύψει όλες τις ρυθμίσεις μορφής (fonts, μέγεθος γραμματοσειράς, bold, italics, alignment κ.λπ.), που είναι ενεργές στο συγκεκριμένο σημείο, ή μέρος του εγγράφου. Για κάθε ομάδα ρυθμίσεων, το παράθυρο αυτό έχει links, που παραπέμπουν στα αντίστοιχα παράθυρα απ’ όπου μπορούμε να τις μεταβάλλουμε.
Χρήση hyperlinks
Τα hyperlinks είναι στην ουσία shortcuts, ή links που κρύβονται πίσω από λέξεις, φράσεις, εικόνες, αλλά και άλλα στοιχεία που έχουμε εισάγει στο έγγραφό μας. Ετσι, ένα κλικ πάνω σε αυτό το στοιχείο μπορεί να παραπέμπει σε μία σελίδα του Internet, σε ένα συγκεκριμένο σημείο του κειμένου (π.χ. την αρχή του), ή σε ένα οποιοδήποτε αρχείο τοπικό ή δικτυακό, προσφέροντας μεγάλη ευκολία στον αναγνώστη, ενώ παράλληλα κάνει και το κείμενο πιο εντυπωσιακό. Για να αποδώσουμε ένα hyperlink σε λέξεις, φράσεις, εικόνες, κελιά κ.λπ., αρκεί να επιλέξουμε το στοιχείο αυτό που θέλουμε να παραπέμπει σε κάτι άλλο και να χρησιμοποιήσουμε τα shortcut keys Ctrl+K.
Εναλλακτικά πρέπει να καταφύγουμε στο μενού Insert και την επιλογή hyperlink. Το αποτέλεσμα θα είναι κοινό, όποιον τρόπο κι αν προτιμήσουμε, δηλαδή θα ανοίξει το “Insert Hyperlink” dialog box. Εκεί θα βρούμε μία πλειάδα ρυθμίσεων, με τις οποίες θα μπορέσουμε να συνδέσουμε το στοιχείο που προεπιλέξαμε, με σχεδόν οτιδήποτε θέλουμε.
Για του λόγου το αληθές, μπορούμε να προγραμματίσουμε το hyperlink να παραπέμπει σε ένα άλλο σημείο του ιδίου εγγράφου (π.χ. στην κορυφή της σελίδας ή στην αρχή μίας παραγράφου), να ανοίγει ένα άλλο έγγραφο που βρίσκεται στο σκληρό δίσκο, ή σε οποιαδήποτε άλλη αποθηκευτική συσκευή, να εκτελεί ένα εκτελέσιμο αρχείο, ή και να ανοίγει ένα νέο παράθυρο του web browser και να πηγαίνει αυτόματα στο URL που έχουμε καθορίσει.
Ακόμα μπορεί να ανοίγει ένα νέο έγγραφο, ή παράθυρο αποστολής e-mail στην προκαθορισμένη από εμάς e-mail address. Αναλυτικότερα, στο παράθυρο της εισαγωγής hyperlink θα βρούμε στο αριστερό τμήμα τις επιλογές “Link to” απ’ όπου επιλέγουμε σε τι θα παραπέμπει το hyperlink (σε υπάρχον αρχείο ή webpage, σε σημείο εντός του εγγράφου, στη δημιουργία ενός νέου αρχείου, ή στην αποστολή e-mail). Το υπόλοιπο τμήμα του παραθύρου μεταβάλλεται ανάλογα με την επιλογή που έχουμε κάνει, έτσι ώστε να μπορέσουμε να κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις για καθεμία απ’ αυτές.
Αν για παράδειγμα έχουμε επιλέξει την αποστολή e-mail, στο παράθυρο θα εμφανιστούν οι χώροι όπου θα εισαγάγουμε τη διεύθυνση του παραλήπτη και το θέμα (subject) του e-mail, ενώ θα βρούμε και μία λίστα με τις πρόσφατα χρησιμοποιημένες e-mail addresses για να επιλέξουμε, αν θέλουμε κάποια απ’ αυτές. Τέλος, από το push button “Screen Tip” μπορούμε να καθορίσουμε και το συμβουλευτικό κείμενο που θα εμφανίζεται, όταν ο κέρσορας περνά πάνω από το hyperlink.
Συνέχεια αρίθμησης
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αρίθμησης του Word, μπορεί να είναι απαραίτητο να τη διακόψουμε για να παρεμβληθεί κάτι άλλο (π.χ. μία εικόνα) και να τη συνεχίσουμε μετά από τον αριθμό που είχαμε μείνει. Αυτό είναι κάπως δύσκολο να γίνει, αφού το πρόγραμμα αναγνωρίζει, ότι ξεκινά καινούρια αρίθμηση και φυσικά εμφανίζει το 1 αντί για τον αριθμό που εμείς θέλουμε. Για να λύσουμε το πρόβλημα, μπορούμε να ανατρέξουμε στο menu “Format” και την επιλογή Bullets and Numbering.
Αφού μεταβούμε στην κάρτα της αρίθμησης, κάνουμε κλικ στο push button “Customize”. Εκεί μεταξύ άλλων ρυθμίσεων θα βρούμε και αυτήν του πρώτου αριθμού, που θα χρησιμοποιηθεί για την αρίθμηση. Αν λοιπόν έχουμε σταματήσει στο 3, από αυτό το παράθυρο θα μπορέσουμε να θέσουμε σαν αριθμό έναρξης το 4 και η αρίθμηση να συνεχιστεί κανονικά από εκεί.
Το πλήκτρο Insert
Η πρόσβαση στη λειτουργία της επικόλλησης γίνεται ως γνωστόν με πολλούς τρόπους. Το δεξί κλικ και η επιλογή του paste, τα shortcut keys +, το σχετικό push button στο toolbar και η επιλογή της επικόλλησης από το μενού της επεξεργασίας (Edit) είναι οι πλέον γνωστοί. Το Word ωστόσο μας δίνει τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το πλήκτρο του keyboard, έτσι ώστε να εκτελεί αυτήν τη λειτουργία με ένα και μόνο πάτημα.
Για να το πετύχουμε, πρέπει να πάμε στο μενού “Tools” και να επιλέξουμε options (Εργαλεία και ρυθμίσεις αντίστοιχα). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, πρέπει να μεταβούμε στην κάρτα Edit. Εκεί βρίσκεται μεταξύ άλλων ένα tick box με την ένδειξη “Use the Insert key for paste”. Από τη στιγμή που θα ενεργοποιήσουμε αυτήν την επιλογή, όποτε πατάμε το πλήκτρο θα γίνεται αυτόματα η επικόλληση του περιεχόμενου του clipboard στο έγγραφό μας.
Ορθογραφικός έλεγχος
Μία επιπλέον ιδιότητα του MS Word είναι, ότι μας επιτρέπει να συνεχίσουμε να γράφουμε και να επεξεργαζόμαστε το κείμενό μας, ενώ παράλληλα έχουμε ανοιχτό το παράθυρο του ορθογραφικού ελέγχου. Αυτό το πετυχαίνουμε, αν ανοίξουμε το εν λόγω παράθυρο και στη συνέχεια πατήσουμε και . Έτσι θα επιστρέψουμε στο κυρίως κείμενο, ενώ το Spell & Grammar Check θα παραμείνει στην οθόνη μας (είναι ρυθμισμένο σαν always on top). Το τοποθετούμε στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να μη μας εμποδίζει να βλέπουμε το κείμενο και το toolbar και κάθε φορά που θέλουμε να ελέγξουμε την ορθογραφία μίας λέξης, αρκεί να πατήσουμε το push button “resume” του εν λόγω παραθύρου.
Αποθήκευση και κλείσιμο όλων
Το Word είναι ίσως το κατ’ εξοχήν πρόγραμμα, με το οποίο δουλεύουμε συχνά, έχοντας ανοιχτά πολλά αρχεία του. Όταν ολοκληρώσουμε την ενασχόλησή μας με αυτό όμως, είμαστε υποχρεωμένοι να κλείσουμε ένα-ένα όλα τα ανοιχτά έγγραφα, αποθηκεύοντας και τις αλλαγές όπου είναι απαραίτητο.
Ο επεξεργαστής κειμένου της Microsoft όμως διαθέτει μία λειτουργία για να επιταχύνει αυτήν τη διαδικασία. Κρατώντας πατημένο λοιπόν το πλήκτρο , ανοίγουμε το μενού file. Έτσι, στο μενού θα εμφανιστούν δύο εντολές, οι οποίες δεν υπάρχουν αν το ανοίξουμε χωρίς τη βοήθεια του . Πρόκειται για τις “Close All” και “Save All” (κλείσιμο όλων και αποθήκευση όλων αντίστοιχα). Χρησιμοποιώντας μία εξ αυτών θα εκτελέσουμε τη λειτουργία που θέλουμε σε όλα τα αρχεία, με μία μόνο κίνηση.
Γρήγορος σχεδιασμός γραμμών
Το Word έχει πολλές δυνατότητες σε ό,τι αφορά την εμφάνιση του κειμένου μας. Μία απ’ αυτές είναι η χρήση των οριζόντιων γραμμών, που εκτείνονται από τη μία άκρη του κειμένου ως την άλλη για να διαχωρίσουν δύο τμήματά του. Οι γραμμές αυτές μπορούν να έχουν πολλές μορφές (μονές, διπλές, παχύτερες, διακεκομμένες κ.λπ.). Σ’ αυτές μπορούμε να έχουμε άμεση πρόσβαση χρησιμοποιώντας μόνο το πληκτρολόγιο. Με την τριπλή διαδοχική επανάληψη συγκεκριμένων χαρακτήρων, που μπορείτε να δείτε στον πίνακα, μετά το πάτημα του enter θα εμφανιστεί η αντίστοιχη για κάθε χαρακτήρα γραμμή σε όλο το πλάτος του.
Γρήγορα εύρεση συνωνύμων
Χρησιμοποιώντας το Word μπορούμε να βοηθηθούμε εκτός από τη μορφοποίηση και τη σύνταξη του κειμένου. Ο θησαυρός που έχει ενσωματωμένο μπορεί να μας βρει τα συνώνυμα, αλλά και τις αντίθετες έννοιες της λέξης που έχουμε ορίσει. Αν λοιπόν επιλέξουμε μία λέξη από το κείμενό μας, με τα shortcut keys +, ο θησαυρός θα βρεθεί στο προσκήνιο και θα θέσει όλα τα συνώνυμά της στη διάθεσή μας.
Αυτόματη εισαγωγή ημερομηνίας
Κάτι άλλο που μπορούμε να κάνουμε με συνδυασμούς πλήκτρων του keyboard, είναι το να εισαγάγουμε αυτόματα την ημερομηνία στο έγγραφό μας. Αυτό γίνεται με τα shortcut keys , και . Η ημερομηνία θα έχει το format, που είναι προκαθορισμένο στο Word.
Αν το format αυτό δε μας ικανοποιεί (για παράδειγμα εμφανίζεται πρώτα ο μήνας και μετά η ημέρα) μπορούμε να το αλλάξουμε ως έξης: από το μενού Insert του standard toolbar, επιλέγουμε “date and time” (Εισαγωγή και ημερομηνία-ώρα, αν έχουμε ελληνική έκδοση του MS Office). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί στη συνέχεια, μπορούμε να διαλέξουμε το format της ημερομηνίας, αλλά και τη χρησιμοποιούμενη γλώσσα. Πατώντας στη συνέχεια το κουμπί με την ένδειξη “Default”, το θέτουμε σαν το format που θα χρησιμοποιούμε από εδώ και στο εξής.
Μεταπηδώντας από ένα έγγραφο σε άλλο
Οπως προαναφέραμε, είναι πολύ συχνό φαινόμενο να υπάρχουν ταυτόχρονα ανοιχτά πολλά έγγραφα του Word. Η μεταπήδηση από το ένα στο άλλο γίνεται με όλους τους γνωστούς τρόπους, με τους οποίους φέρνουμε ένα παράθυρο στο προσκήνιο. Υπάρχει ένας συνδυασμός πλήκτρων, ο οποίος εκτελεί παρόμοια λειτουργία με αυτήν του +, μόνο που εκτελεί μεταπήδηση αποκλειστικά από και σε έγγραφα του Word, αποκλείοντας όλα τα άλλα παράθυρα, που ενδεχομένως υπάρχουν στο παρασκήνιο.
Έτσι, πατώντας + θα καταφέρουμε διαδοχικές μεταβάσεις μεταξύ των ανοικτών εγγράφων του Word. Αξίζει να σημειώσουμε, ότι τα shortcut keys αυτά δεν αποτελούν προνόμιο μόνο του επεξεργαστή κειμένου της Microsoft, αφού λειτουργούν και σε πολλά άλλα προγράμματα (MS Excel, Acrobat Reader κ.λπ.).
