Έξυπνη χρήση του Conditional Format για έλεγχο του φύλλου εργασίας

Έξυπνη χρήση του Conditional Format για έλεγχο του φύλλου εργασίας
  • Απαιτήσεις: Microsoft Excel
  • Κόστος: Δωρεάν
  • Ολοκλήρωση εγχειρήματος: Εντός ολίγων λεπτών
  • Επίπεδο δυσκολίας: 2/10

H λειτουργία Conditional Format (υπό όρους μορφοποίηση) του Excel, παρά τον περιορισμό της διαχείρισης μόνο τριών διαφορετικών μορφοποιήσεων, μπορεί να αποδειχτεί εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για τον εποπτικό έλεγχο του φύλλου εργασίας, αρκεί να χρησιμοποιηθεί έξυπνα. Επίσης, μπορεί να καλύψει την ανεπιθύμητη πληροφορία που όμως αναγκαστικά πολλές φορές εμφανίζεται σε διάφορα κελιά (π.χ. μηνύματα λάθους διαίρεσης διά του μηδενός). Ας δούμε έξι από τις πλέον χαρακτηριστικές περιπτώσεις έξυπνης χρήσης του Conditional Format.

Αναζήτηση τιμής

Αν θέλετε να αναζητήσετε μία συγκεκριμένη τιμή ανάμεσα σε δεκάδες κελιά, το Conditional Format θα σας φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο. Ορίστε ένα κελί όπου θα βάζετε τον όρο αναζήτησης. Έπειτα, επιλέξτε τη λίστα των κελιών με τις τιμές και πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =COUNTIF($Α$Β;XY) (όπου ΑΒ το κελί όπου πληκτρολογείτε τον όρο αναζήτησης και ΧΥ το πρώτο κελί της λίστας – στο παράδειγμά μας F3 και B2, αντίστοιχα). Με το πλήκτρο Format επιλέξτε ένα έντονο χρώμα για τα fonts και background.

Βρείτε τα άκυρα

Αν βάσει κριτηρίων μία εγγραφή θεωρείται άκυρη, αυτή μπορεί να εμφανίζεται αυτόματα. Για παράδειγμα, θέλετε να απορρίψετε από μία λίστα ατόμων όσα είναι ανήλικα. Επιλέξτε όλες τις γραμμές της λίστας σας και πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =$XY<18 (όπου Χ η στήλη όπου καταγράφονται οι τιμές-κριτήρια για την άκυρη εγγραφή και Υ η πρώτη γραμμή της λίστας μας – στο παράδειγμά μας D4). Με το πλήκτρο Format επιλέξτε το κόκκινο ως χρώμα background, ώστε όλη η “άκυρη” γραμμή/εγγραφή να χρωματιστεί κόκκινη.

Ανίχνευση διπλοεγγραφών

Μπορείτε να κάνετε highlight τα κελιά όπου εμφανίζονται ίδιες τιμές σε μία λίστα. Επιλέξτε τη στήλη (ή τη γραμμή) που θέλετε να ελέγξετε και πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =COUNTIF($Xa$Ya:$Xb$Yb;XaYa)>1 (όπου ΧaYa το πρώτο κελί της λίστας, και ΧbYb το τελευταίο – στο παράδειγμά μας B4 και Β10, αντίστοιχα). Με το πλήκτρο Format επιλέξτε κάποιο έντονο χρώμα για το font, ώστε να καταδεικνύονται άμεσα με αυτό οι πολλαπλές εγγραφές της λίστας.

Κρύψτε τα λάθη

Αν δε θέλετε να εμφανίζονται μηνύματα λάθους σε διάφορα κελιά, όπως, για παράδειγμα, το ενοχλητικό #DIV/0!, επιλέξτε τα κελιά και πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =ISERROR(XY) (όπου ΧY το πρώτο των επιλεγμένων κελιών σας). Πιέστε το πλήκτρο Format και διαλέξτε όμοιο χρώμα και το φόντο και τη γραμματοσειρά. Όποτε εμφανίζεται οποιοδήποτε λάθος, αυτομάτως η γραμματοσειρά θα παίρνει το ίδιο χρώμα με το φόντο και αυτό θα… εξαφανίζεται.

Έλεγχος κενών κελιών

Σε μία σύνθετη φόρμα συχνά όλα τα κελιά που πρέπει απαραιτήτως να συμπληρωθούν δεν φαίνονται με την πρώτη ματιά. Για να τα χρωματίσετε, αφού τα επιλέξετε, πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =ISBLANK(XY) (όπου ΧΥ το πρώτο των επιλεγμένων κελιών σας – στο παράδειγμά μας το D6). Μέσω του Format επιλέξτε το κίτρινο για φόντο. Τα κελιά που είναι άδεια θα γίνουν κίτρινα και θα επανέρχονται αυτόματα στο κανονικό τους χρώμα μόνο όταν συμπληρωθεί μία τιμή σε αυτά.

Έλεγχος ημερομηνιών

Έστω ότι θέλετε να ελέγξετε άμεσα εάν κάποια ημερομηνία σε μία λίστα με υποχρεώσεις έχει περάσει. Χρωματίστε με κόκκινο τις ημερομηνίες αυτές ως εξής: Επιλέξτε τα κελιά με τις ημερομηνίες και πηγαίνετε Format>Conditional Format. Από τη λίστα επιλέξτε Formula Is και στο διπλανό πλαίσιο πληκτρολογήστε =XY

Προηγούμενο άρθροΠοιο είναι το ιδανικό βάρος για άντρες και γυναίκες
Επόμενο άρθροΔώστε ρετρό μορφή στα βίντεο σας
Avatar
Κατά γενική ομολογία θεωρούμε ξεγραμμένος ή πιο σωστά αποτυχημένος. Αφού σας συστήθηκα, πάμε παρακάτω. Για εμένα δεν υπάρχουν διλήμματα, γιατί ξέρω τι θέλω και τι αναζητώ στη ζωή μου. Από μικρός έπαψα να συμβιβάζομαι και άρχισα να αγωνίζομαι. Το Μοναδικό μου εργαλείο είναι το γράψιμο και η ουδέτερη σκέψη μου.
ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας