Google Docs, συνεργασία με άλλους χρήστες στη συγγραφή άρθρων

Google Docs, συνεργασία με άλλους χρήστες στη συγγραφή άρθρων
  • Απαιτήσεις: Πρόσβαση στο Internet, blog με υποστήριξη πρωτοκόλλου Blogger, Movabletype ή MetaWeblog (π.χ. WordPress, Joomla, Blogger), και λογαριασμό στην υπηρεσία Google Docs
  • Κόστος: Δωρεάν
  • Υπολογιζόμενος χρόνος ολοκλήρωσης εγχειρήματος: 15 Λεπτά
  • Επίπεδο δυσκολίας: 2/10

Αξιοποιήστε τις δυνατότητες συνεργασίας με άλλα άτομα για τη δημιουργία και δημοσίευση κειμένων, γράφοντας από κοινού με τις επαφές σας στο blog σας.

Το Google Docs είναι μία από τις καλύτερες δικτυακές λύσεις γραφείου. Δύο από τα σημεία στα οποία ξεχωρίζει είναι η δυνατότητα εύκολης συνεργασίας με άλλους χρήστες πάνω σε κοινά έγγραφα και η εξαγωγή αυτού του υλικού για απευθείας δημοσίευση ως άρθρο σε ιστότοπους, ιστολόγια, και αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως στο Facebook.

Στην πραγματικότητα, μέσω του Google Docs μπορεί κανείς να συνεργάζεται με άλλους στη συγγραφή κειμένων, τα οποία στη συνέχεια μπορεί να εξάγει ως posts στο προσωπικό ή στο εταιρικό του blog. Η όλη διαδικασία είναι αρκετά απλή, υπάρχουν ωστόσο ορισμένες προϋποθέσεις: Φερειπείν το blog πρέπει να υποστηρίζει ένα από τα τρία δημοφιλέστερα πρότυπα απομακρυσμένης διαχείρισης του, όπως το οικοσύστημα του Blogger (blogspot) που ανήκει στην Google ή ένα από τα Movabletype και MetaWeblog.

Εδώ αξίζει να σημειωθεί κάτι αρκετά σημαντικό, δηλαδή ότι ενδέχεται να δημιουργηθούν κενά ασφαλείας στο blog, επειδή εμπλέκονται ταυτόχρονα πολλά άτομα στο χειρισμό του πίνακα ελέγχου και πιθανόν ορισμένοι να μη δίνουν ιδιαίτερη βαρύτητα στην ασφάλεια. Οπότε καλό θα είναι να έχετε πρόσβαση στο backend του συστήματος (πίνακας διαχείρισης του) ως διαχειριστής, για να ενεργοποιήσετε τη σχετική υποστήριξη και εν τέλει να αποδεχτείτε άλλα αξιόπιστα άτομα να γίνουν συντάκτες στη διαδικτυακή τοποθεσία σας.

Διευκρινίζουμε ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως το blog σας γίνει ξαφνικά βορρά κάθε κακόβουλου χρήστη. Απλώς επειδή πάντα υπάρχει ο κίνδυνος εντοπισμού και εκμετάλλευσης του κενού ασφάλειας από ορισμένους, οι δημιουργοί του λογισμικού στο οποίο βασίζεται το blog σας έχουν το κλειστό κενό εξαρχής, ώστε να περιορίζουν τους όποιους κινδύνους στο ελάχιστο δυνατό. Πριν ξεκινήσουμε, αξίζει να σημειώσουμε ακόμη δύο θετικά χαρακτηριστικά του posting μέσω του Google Docs.

Πρώτον, κάθε post σας θα περνά από τον ορθογραφικό έλεγχο της υπηρεσίας, ενώ όπως και να το κάνουμε, είναι πιο εύκολο να δουλεύετε πάνω σε μακροσκελή posts από το περιβάλλον του Google Docs παρά από το back-end ενός blog.

Δεύτερον, κατά τη δημοσίευση διατηρείται και η μορφοποίηση του κειμένου σας, που επίσης είναι ευκολότερη μέσω του Google Docs. Πρόσθετο μπόνους είναι το γεγονός ότι, ακριβώς επειδή το Google Docs μπορεί να εισαγάγει αρχεία που έχουν δημιουργηθεί με το Office της Microsoft, ουσιαστικά έχετε τη δυνατότητα να γράφετε τα posts σας με την άνεση που σας παρέχει το Word!

Βήμα 1

Αφού επισκεφθείτε την υπηρεσία Google Docs (http://docs.google.com) και κάνετε login στο λογαριασμό σας, θα βρεθείτε στο περιβάλλον της. Στο κάτω αριστερά τμήμα της θα υπάρχει μια λίστα φακέλων, όπου οργανώνονται τα έγγραφά σας. Διαλέξτε το γενικό My Folders και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στο δεξί πλαίσιο και επιλέξτε ότι θέλετε να δημιουργήσετε νέο φάκελο (New>Folder), στον οποίο θα τοποθετείτε τα κοινά αρχεία σας, για να είναι ευκολότερη η συνεργασία με άλλους χρήστες.

Βήμα 2

Κατά τη δημιουργία νέου φακέλου μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα για αυτόν – προτείνουμε να επιλέξετε αυτό του blog σας ή κάποιο άλλο χαρακτηριστικό, ώστε να είναι εύκολα αναγνωρίσιμος, να προσθέσετε μια σύντομη περιγραφή αλλά και να επιλέξετε χρώμα, για να ξεχωρίζει από τους υπόλοιπους. Βέβαια, το όνομα, η περιγραφή και το χρώμα δεν σχετίζονται με τον τρόπο χρησιμοποίησης της υπηρεσίας. Εντούτοις, καλό είναι να τα αξιοποιήσετε, προκειμένου να είναι πιο άνετη η χρήση της (και πιο εύκολος ο εντοπισμός του φακέλου, εάν αρχίσετε να δημιουργείτε περισσότερους).

Βήμα 3

Αφού δημιουργήσετε το φάκελο, επιλέξτε τον από την ιεραρχία φακέλων στο αριστερό τμήμα και ανοίξτε τον για να δείτε το -κενό για την ώρα- περιεχόμενό του. Κάντε πάλι δεξί κλικ στο δεξί πλαίσιο και αυτή τη φορά επιλέξτε New>Document, για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, που θα αποτελέσει το πρώτο post σας μέσω του Google Docs.

Βήμα 4

Δηλώστε ένα όνομα για το έγγραφό σας, έχοντας κατά νου ότι το ίδιο όνομα θα χρησιμοποιηθεί σύντομα ως τίτλος για το post στο blog σας. Αν δεν σας ζητηθεί να το εισαγάγετε, κάντε κλικ στο Untitled που βρίσκεται δίπλα από το λογότυπο του Google Docs και γράψτε τον τίτλο στο νέο παράθυρο που θα εμφανιστεί πάνω από το έγγραφό σας.

Βήμα 5

Συνεχίστε με τη δημιουργία του blog post σας. Γράψτε το κείμενο που επιθυμείτε και μορφοποιήστε το όπως επιθυμείτε – αλλάζοντας τμήματά του σε bold, “πειράζοντας” το μέγεθος των χαρακτήρων, προσθέτοντας χρώματα, λίστες κ.λπ.

Βήμα 6

Αν θέλετε να μοιραστείτε όλα τα περιεχόμενα ενός φακέλου (όπως αυτού που δημιουργήσαμε αρχικά, στον οποίο θα τοποθετείτε όλα τα posts του blog σας), επιλέξτε το Share this folder, που θα εμφανίζεται ακριβώς δεξιά από το όνομά του όταν θα τον έχετε επιλεγμένο. Και στις δύο περιπτώσεις εμφανίζεται ένα πλαίσιο όπου καλείστε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις e-mail εκείνων που θέλετε να συνεργάζονται μαζί σας στη συγγραφή των posts, μαζί με ένα σύντομο μήνυμα.

Βήμα 7

Όταν ολοκληρώσετε τη συγγραφή και την επεξεργασία του, στρέψτε την προσοχή σας στο μενού Share, στο επάνω δεξιά άκρο του εγγράφου σας. Κάντε κλικ σε αυτό και, από το μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε το Publish as Web Page. Μην ανησυχείτε, ακόμη δεν θα δημοσιευτεί τίποτα.

Βήμα 8

Η προηγούμενη επιλογή θα σας οδηγήσει στις επιλογές δημοσίευσης του εγγράφου. Αφού ακόμη δεν έχετε δημοσιεύσει κάποιο κείμενο στο blog σας, διαλέξτε το link Change your blog site settings, που βρίσκεται στο κατώτερο σημείο αυτού του πλαισίου, για να δηλώσετε το blog σας και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του.

Βήμα 9

Για το Blogger επιλέξτε το ομώνυμο API, ενώ για WordPress το MetaWeblog API. Αν το blog σας φιλοξενείται σε μια υπηρεσία, αφήστε το Hosted provider ως έχει, ενώ, αν το φιλοξενείτε σε δικό σας server, επιλέξτε το My own server/custom. Στο URL πρέπει να δηλώσετε τη διεύθυνση URL που επιτρέπει απομακρυσμένη διαχείριση (στην περίπτωση του WordPress συνήθως είναι η διεύθυνση URL του blog σας ακολουθούμενη από το “/xmlrpc.php”). Δηλώστε, επίσης, το όνομα και τον κωδικό πρόσβασης σε αυτό, ένα χαρακτηριστικό όνομα με το οποίο θα το αναγνωρίζετε και φροντίστε να ενεργοποιήσετε το Include the document title… στο τέλος, ώστε να δημοσιεύεται και ο τίτλος στα blog posts σας.

Βήμα 10

Επιστρέψτε στην προηγούμενη οθόνη και κάντε κλικ στο Post, για να δημοσιευτεί το πρώτο post σας στο blog σας. Αν δεν δημοσιευτεί, μάλλον έχετε απενεργοποιημένη την υποστήριξη απομακρυσμένης διαχείρισης. Επισκεφθείτε, λοιπόν, το back-end του και ενεργοποιήστε τη σχετική δυνατότητα. Στην περίπτωση του WordPress θα τη βρείτε στο Settings>Writing>XML-RPC. Για άλλες πλατφόρμες blogging πρέπει να καταφύγετε στις οδηγίες/στα fora τους (αφού, για παράδειγμα, στο Joomla απαιτείται και πρόσθετη εγκατάσταση λογισμικού για τη συγκεκριμένη δυνατότητα).

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας