Από δω και στο εξής είναι πιο εύκολο να προσθέτετε υπερσυνδέσμους (hyperlinks) σε έγγραφα Microsoft Word. Οι χρήστες θα χρειάζεται πλέον απλώς να επιλέγουν ένα κομμάτι κειμένου και να επικολλούν πάνω του τον σύνδεσμο, χωρίς να απαιτούνται επιπλέον ενέργειες.
Η Microsoft γράφει ότι η νέα λειτουργία αυτή τη στιγμή διατίθεται σταδιακά για τους χρήστες του Word. Με τη λειτουργία αυτή, σύμφωνα με τον τεχνολογικό κολοσσό, γίνεται αισθητά πιο εύκολη η προσθήκη υπερσυνδέσμων μέσα από το Word, με λιγότερα κλικ.
Οι χρήστες χρειάζεται μόνο να αντιγράψουν ένα URL από τον web browser τους, να επιλέξουν ένα τμήμα κειμένου στο έγγραφο Word και να επικολλήσουν απευθείας πάνω του τον υπερσύνδεσμο με Ctrl+V.
Ο σύνδεσμος τότε προστίθεται αυτόματα στο κείμενο χωρίς άλλες ενέργειες. Παλαιότερα, οι χρήστες έπρεπε να ανοίξουν ένα μενού υπερσυνδέσμων, για παράδειγμα με τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+K, αλλά αυτό πλέον δεν είναι απαραίτητο.
Η ενημέρωση είναι ήδη διαθέσιμη μέσω της web έκδοσης του Word. Αυτή τη στιγμή διατίθεται σταδιακά και στις εκδόσεις της υπηρεσίας για Windows και macOS. Η έκδοση των Windows περιλαμβάνει τη λειτουργία από την έκδοση 2511 ή νεότερη, ενώ στο macOS από την έκδοση 16.104.
Πως να αξιοποιήσετε τους υπερσυνδέσμους στο Word πιο αποτελεσματικά
Οι υπερσύνδεσμοι δεν είναι απλώς κάντε «κλικ εδώ». Σε επαγγελματικά έγγραφα, βοηθούν στην πλοήγηση, στη τεκμηρίωση και στη συνεργασία.
Για καλύτερη αναγνωσιμότητα, προτιμήστε περιγραφικό κείμενο συνδέσμου (π.χ. «Οδηγός εγκατάστασης» αντί για ένα μακρύ URL) και αποφύγετε να «κρύβετε» κρίσιμες πληροφορίες πίσω από ασαφείς λέξεις. Αυτό βελτιώνει και την προσβασιμότητα για αναγνώστες οθόνης.
Στο Word μπορείτε να συνδέσετε όχι μόνο ιστοσελίδες, αλλά και σημεία μέσα στο ίδιο έγγραφο.
Επίσης μπορείτε να δημιουργήσετε κεφαλίδες με στυλ (Heading 1/2) και έπειτα προσθέστε σύνδεσμο προς συγκεκριμένη ενότητα, ώστε μεγάλα αρχεία να λειτουργούν σαν μικρή «ιστοσελίδα». Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε σελιδοδείκτες (bookmarks) για σύνδεση σε πίνακες, παραρτήματα ή ορισμούς.
Για εταιρική χρήση, η ασφάλεια έχει σημασία: πριν μοιραστείτε ένα έγγραφο, ελέγξτε ότι οι σύνδεσμοι οδηγούν σε αξιόπιστους προορισμούς και δεν αποκαλύπτουν εσωτερικές διευθύνσεις.
Αν επικολλήσετε έναν σύνδεσμο και θέλετε να τον κρατήσετε ως απλό κείμενο, χρησιμοποιήστε «Επικόλληση ειδική» ή την επιλογή «Διατήρηση μόνο κειμένου». Αντίστροφα, για να αφαιρέσετε γρήγορα έναν υπερσύνδεσμο, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε «Κατάργηση υπερ-συνδέσμου».
Τέλος, θυμηθείτε ότι οι υπερσύνδεσμοι συμπεριφέρονται διαφορετικά κατά την εξαγωγή. Κατά τη μετατροπή σε PDF συνήθως διατηρούνται, αλλά καλό είναι να κάνετε έναν έλεγχο «κλικ» στο τελικό αρχείο, ειδικά αν το έγγραφο θα σταλεί σε πελάτες ή θα δημοσιευτεί. Με αυτές τις συνήθειες, η νέα λειτουργία επικόλλησης γίνεται πραγματικό εργαλείο παραγωγικότητας, όχι απλώς μια ευκολία.
Σε ομάδες, οι σύνδεσμοι λειτουργούν καλύτερα όταν συνοδεύονται από πλαίσιο. Μπορείτε να προσθέσετε σχόλιο δίπλα στον σύνδεσμο που εξηγεί τι περιέχει και ποιος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωσή του.
Αν το έγγραφο προορίζεται για εκτύπωση, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε το URL και ως υποσημείωση, ώστε να μην χάνεται η πληροφορία στο χαρτί.
Επίσης, για αρχεία που μοιράζονται μέσω OneDrive ή SharePoint, ελέγξτε τα δικαιώματα πρόσβασης: ένας σωστός σύνδεσμος χωρίς δικαίωμα προβολής δημιουργεί περισσότερη σύγχυση από έναν σπασμένο.
Για τη συντήρηση, κρατήστε μια μικρή ενότητα «Πηγές» στο τέλος με τους βασικούς συνδέσμους και ημερομηνία τελευταίου ελέγχου. Αν αλλάξει ένας προορισμός, ενημερώνετε μία φορά εκεί και όχι διάσπαρτα.
Τέλος, αν η αυτόματη μετατροπή σε υπερσύνδεσμο δεν σας βολεύει σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, μπορείτε να αναιρέσετε αμέσως με Ctrl+Z ή να επικολλήσετε ως απλό κείμενο. Έτσι διατηρείτε καθαρή μορφοποίηση και σταθερή ροή πάντα.
