Κακή διαχείριση χρόνου και κακός προγραμματισμός

Κακή διαχείριση χρόνου και κακό προγραμματισμό;

Κάθε μέρα καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε ένα σεβαστό σύνολο υποχρεώσεων, οι οποίες εύκολα στοιβάζονται και μπορούν να μας οδηγήσουν σε μια ομορφότατη… κρίση άγχους. Η καλύτερη λύση είναι, φυσικά, η πρόληψη!

Μια από τις καλύτερες -αλλά και ευκολότερες- μεθόδους οργάνωσης απαιτεί μονάχα 10 λεπτά από το χρόνο μας καθημερινά. Πρόκειται, απλά, για την καταγραφή των υποχρεώσεων μας κάθε βράδυ, όταν πια έχει τελειώσει η τρέχουσα μέρα. Αρκεί να πάρουμε ένα χαρτί και μολύβι (οι πιο απαιτητικοί μπορούν ανεμπόδιστα να καταφύγουν σε στυλό, πένα κ.λπ.) και να γράψουμε, σύντομα και περιληπτικά, τι θα πρέπει να κάνουμε την επόμενη μέρα. Έτσι, όταν πια… αισίως φτάσουμε σε αυτήν, δεν θα πρέπει να προσπαθούμε να θυμηθούμε τις κινήσεις που πρέπει να ολοκληρώσουμε. Αρκεί να χρησιμοποιήσουμε ως οδηγό τις σημειώσεις μας από το προηγούμενο βράδυ για να, ας πούμε, “θέσουμε εν κινήσει” την εργασία μας τη νέα μέρα.

Όταν και αυτή φτάσει στο τέλος της, ο κύκλος επαναλαμβάνεται: ελέγχοντας τις σημειώσεις μας, διαγράφουμε τις υποχρεώσεις που καλύψαμε, μεταφέρουμε στην επόμενη μέρα αυτές που, για κάποιο λόγο, δεν ολοκληρώθηκαν και, γενικώς, κάνουμε έναν απολογισμό. Ένα από τα θετικά χαρακτηριστικά αυτής της συνήθειας είναι πως, μακροπρόθεσμα, θα μπορούμε να καταλάβουμε και πόσο χρόνο πραγματικά χρειαζόμαστε για κάποιες εργασίες, που συχνά διαφέρει αρκετά από το πόσο θεωρούσαμε αρχικά πως θα χρειαστούμε για αυτές.

Έτσι θα είναι πιο αποτελεσματική η μελλοντική οργάνωση μας. Αρχικά και αυτή η προσέγγιση (μοιάζει να) έχει τα μειονεκτήματα της, αλλά το βασικό πρόβλημα είναι πως πρέπει να την ακολουθεί κανείς για ένα κάποιο διάστημα, να επεμβαίνει και να τροποποιεί τις λίστες υποχρεώσεων του συνεχώς. Μετά από λίγο καιρό τα πάντα αρχίζουν να μπαίνουν στη θέση τους, και με την πάροδο του χρόνου γίνεται δυνατή και η οργάνωση σε χρονικό πλαίσιο πολύ μεγαλύτερο από την «επόμενη μέρα».

Το νόημα της οργάνωσης όλων των υποχρεώσεων μας είναι εξαιρετικά σημαντικό, ούτως ώστε μέσα από αυτήν την μεθοδολογία να περισσεύει ελεύθερος χρόνος που δεν θα ήταν εφικτός με κακό προγραμματισμό. Μην ξεχνάτε ότι οι άνθρωποι που δεν διακατέχονται από σωστή οργάνωση, κυρίως των επαγγελματικών τους υποχρεώσεων, είναι καταδικασμένοι να μην πιάσουν το ανώτατο σημείο στην επαγγελματική τους σταδιοδρομία.

Σημείωνε τα πάντα

Κάθε μέρα από το μυαλό μας περνούν χιλιάδες σκέψεις, οι οποίες όμως έρχονται, κατασταλάζουν λιγάκι και αμέσως μετά χάνονται. Το κακό είναι πως πολλές από αυτές συχνά θα ήταν πραγματικά χρήσιμο αν μπορούσαμε να τις κρατήσουμε και να τις ξαναδούμε στο κοντινό μέλλον, είτε πρόκειται για μια απλή δημιουργική ιδέα, είτε για μια υποχρέωση που μπορεί να θυμηθούμε κατόπιν εορτής (“για δες, έπρεπε να βρίσκομαι στο ραντεβού εδώ και μισή ώρα!”)… Ευτυχώς, υπάρχει μια απλή και προφανής λύση που ακούει στο… πεζό όνομα “σημειωματάριο”.

Γράφε, σχεδίαζε, διέγραφε

Κάθε μέρα φρόντιζε να έχεις μαζί σου ένα απλό, μικρό “σημειωματάριο” και προσπάθησε να κάνεις πραγματικό συνήθειο το να σημειώνεις οτιδήποτε θεωρείς έστω και ελάχιστα σημαντικό σε αυτό. Ο λόγος που έχουμε εισαγωγικά στο “σημειωματάριο” είναι διότι, απλά, δεν μιλάμε αποκλειστικά για το μπλοκάκι με τα χαρτιά που χαρακτηρίζεται με αυτό το όνομα. Το δικό σου “σημειωματάριο” μπορεί να είναι ένα πακετάκι από διπλωμένα χαρτιά, το κινητό σου τηλέφωνο, το PDA σου…

Οτιδήποτε είναι μικρό, φορητό και αρκετά βολικό ώστε να το έχεις πάντα σε ένα τσεπάκι σου. Να θυμίσουμε πως αν προτιμήσεις την… αναλογική προσέγγιση -δηλαδή με μορφή χαρτιού- καλό είναι να έχεις πάντα μαζί σου και… μολύβι ή στυλό! Υπάρχουν, όμως, ορισμένοι κανόνες για να μπορείς να χρησιμοποιείς πραγματικά αποδοτικά το σημειωματάριο σου.

  • Είναι αρκετά… βαρετό το να βγάζεις το σημειωματάριο όποτε θέλεις να καταγράψεις μια σκέψη. Πολλές φορές ίσως θεωρήσεις πως θα τη θυμάσαι αργότερα. Όπως είναι σχεδόν δεδομένο πως θα συμβεί και με τη σκέψη σου… ξέχνα το! Είπαμε, το να βγάζεις το σημειωματάριο σου και να γράφεις συνοπτικά κάθε καλή σου σκέψη πρέπει να σου γίνει συνήθειο!
  • Μην, το τονίζουμε, μην σημειώνεις με κωδικές λέξεις, υπερβολικά συνοπτικά ή μόνο με… σκιτσάκια μια ιδέα σου. Είναι αρκετά πιθανό, όταν αργότερα ανοίξεις το σημειωματάριο σου, να μη θυμάσαι με τι έχει να κάνει “εκείνο το ανθρωπάκι με το αμόνι που του πέφτει στο κεφάλι”!
  • Μην κουβαλάς μαζί σου… γόμα, blanco ή ένα τρόπο διαγραφής σημειώσεων (εννοείται πως αναφερόμαστε και πάλι στην “αναλογική” προσέγγιση – το blanco στην οθόνη του PDA δεν είναι και ότι καλύτερο). Αρκεί η διαγραφή όποιας σημείωσης κρίνεις πως δεν χρειάζεται πια. Εξάλλου, όπως βλέπουμε και αμέσως παρακάτω, δεν θα έχεις και τόσες πολλές!
  • Κάθε βράδυ ή, έστω, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, φρόντιζε να μεταφέρεις τις σκέψεις που έχεις καταγράψει σε ένα μέσο όπου να μπορείς να τις οργανώσεις καλύτερα. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεγαλύτερο μπλοκ που έχεις στο σπίτι, ένα ψηφιακό σημειωματάριο ή απλά ένα μεγάλο αρχείο κειμένου στον υπολογιστή σου. Τότε αξίζει να κάνεις και μια στοιχειώδη οργάνωση τους – το πως θα διαχωρίσεις τις σημειώσεις σου σε ενότητες είναι δική σου υπόθεση, ανάλογα με το τι προτιμάς.

Μπορεί να φαίνεται ανούσιο, προφανές ή και… άχρηστο, αλλά το συγκεκριμένο “χόμπι” του να κρατάς συχνά σημειώσεις καταλήγει να πολλαπλασιάζει την παραγωγικότητα σου, να δημιουργεί μια χρήσιμη “αποθήκη ιδεών” στην οποία μπορείς να καταφεύγεις ανά πάσα στιγμή και να σε βοηθά στην καθημερινή οργάνωση σου.

Οργανωμένα δεδομένα

Όσο μαζεύουμε αρχεία και φακέλους πάσης φύσεως στους δίσκους του υπολογιστή, τόσο αρχίζει να δημιουργείται ένα… χάος μέσα από το οποίο, μετά από λίγο, είναι πραγματικά δύσκολο να βγάλουμε κάποια άκρη. Πού ήταν οι εικόνες από τις περυσινές διακοπές; Πού βρίσκεται το αρχείο εγκατάστασης της τελευταίας έκδοσης του Firefox που κατεβάσαμε πριν δύο μέρες; Σε ποιόν υποφάκελο υποφακέλου βρίσκεται «εκείνο το λογιστικό φύλλο» που αποθηκεύσαμε «κάπου στο φορητό δίσκο» την προηγούμενη εβδομάδα, φεύγοντας βιαστικά από το γραφείο; Λίγη οργάνωση λοιπόν, μάλλον δεν βλάπτει!

Το να έχει κανείς οργανωμένα τα αρχεία που βρίσκονται στο δίσκο του δεν είναι και τόσο δύσκολο. Αρκεί να βρει εξαρχής ένα συγκεκριμένο πρότυπο οργάνωσης που θα τον καλύπτει και να φροντίσει ώστε η χρήση του να του… γίνει συνήθεια. Απλό προσωπικό παράδειγμα: για να μη… χανόμαστε ανάμεσα στο πλήθος δεδομένων που βρίσκεται ανάμεσα στους πολυάριθμους δίσκους και τα partitions των υπολογιστών μας, φροντίζουμε εξαρχής ώστε κάθε δίσκος/partition να έχει ένα συγκεκριμένο ρόλο.

Ο δίσκος C:\ περιέχει το λειτουργικό σύστημα και τα προγράμματα μας, αλλά… όχι και “τα έγγραφα μας”, αφού τελικά η προσέγγιση της Microsoft, που προϋποθέτει τη χρήση του ομώνυμου φακέλου, δεν είναι και τόσο βολική. Για αυτό το σκοπό έχουμε ένα δίσκο/partition με όνομα “Work”, στον οποίο και αποθηκεύουμε όλα τα αρχεία που σχετίζονται με την εργασία μας – όποια και αν είναι αυτή. Ένας άλλος δίσκος, με όνομα “Downloads” φιλοξενεί, τι άλλο, τα αρχεία που κατεβάζουμε από το δίκτυο, κ.λπ. Εδώ να τονίσουμε πως δεν είναι ανάγκη όλοι να έχουν… ένα δίσκο για κάθε δουλειά: στη θέση κάθε πρόσθετου δίσκου μπορεί κάλλιστα να χρησιμοποιηθεί ένας φάκελος στο βασικό δίσκο/partition.

Πέρα από τα παραπάνω, όμως, κάθε πρόσθετος δίσκος περιλαμβάνει και μια σειρά αριθμημένων θεματικών φακέλων, στον οποίο ταξινομούνται τα αρχεία ακόμη και κατά την αποθήκευση τους. Για παράδειγμα, στο δίσκο “Downloads” υπάρχουν οι φάκελοι:

  • 00_Incoming
  • 01_Programs
  • 02_Pictures
  • 03_Music
  • 04_Video
  • 05_Games
  • 06_Ebooks-Documents
  • 07_Uncategorized

Το περιεχόμενο των φακέλων 01 με 06 είναι προφανές και δηλώνεται από το όνομα τους. Ο λόγος που χρησιμοποιούμε αρίθμηση είναι, απλά, για να έχουν οι φάκελοι τη σειρά που εμείς επιθυμούμε, και όχι αλφαβητική ταξινόμηση. Όταν κατεβάζουμε ένα αρχείο από ένα site, προσπαθούμε εξαρχής να δηλώσουμε ως τοποθεσία αποθήκευσης του την κατάλληλη κατηγορία.

Αν πρόκειται για ένα αρχείο που δεν εντάσσεται σε μια από τις βασικές κατηγορίες, τότε τοποθετείται στο “07_Uncategorized” (δηλαδή, 07_Μη_κατηγοριοποιημένο). Τέλος, αν δεν υπάρχει δυνατότητα ταξινόμησης ενός αρχείου για κάποιο λόγο (δεν το επιτρέπει μια εφαρμογή μεταφοράς αρχείων, βιαζόμαστε κ.λπ.) φροντίζουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο στον πρώτο φάκελο, που αφορά κάθε λογής εισερχόμενα και όχι κατ’ ανάγκη ταξινομημένα αρχεία.

Φυσικά, το παράδειγμα μας δεν σημαίνει πως πρέπει να ακολουθήσετε ένα πανομοιότυπο τρόπο αρχειοθέτησης, αλλά κάτι παραπλήσιο που να σας βοηθά και να ταιριάζει στο δικό σας τρόπο χρήσης του υπολογιστή. Αν, για παράδειγμα, έχετε χόμπι τη φωτογραφία, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους βάσει του θέματος των φωτογραφιών σας.

Τέλος, οι… αμετανόητοι που δεν μπορούν όσο και αν έχουν προσπαθήσει να οργανωθούν, ίσως βρουν ένα χέρι βοηθείας στη δυνατότητα αναζήτησης που εμπεριέχεται στα νέα Windows Vista ή σε μια εφαρμογή όπως το Google Desktop – που εμπεριέχει το Google Search. Αμφότερα δημιουργούν ένα κεντρικό κατάλογο με κάποια στοιχεία για τα περισσότερα αρχεία που βρίσκονται στο δίσκο και επιτρέπουν την εκτέλεση αναζητήσεων ανάμεσα τους – αλλά κανένα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την εξαρχής καλή οργάνωση.

Προηγούμενο άρθροΠες τι αισθάνεσαι και θα νιώσεις καλύτερα
Επόμενο άρθροΤο ξένο είναι πιο γλυκό. Πρόσεχε τις λυσσάρες
Avatar
Κατά γενική ομολογία θεωρούμε ξεγραμμένος ή πιο σωστά αποτυχημένος. Αφού σας συστήθηκα, πάμε παρακάτω. Για εμένα δεν υπάρχουν διλήμματα, γιατί ξέρω τι θέλω και τι αναζητώ στη ζωή μου. Από μικρός έπαψα να συμβιβάζομαι και άρχισα να αγωνίζομαι. Το Μοναδικό μου εργαλείο είναι το γράψιμο και η ουδέτερη σκέψη μου.
ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας