Έχει γραφεί ότι «Διπλωματία είναι να κάνεις και να λες τα χειρότερα πράγματα με τον καλύτερο τρόπο». Πιθανόν να είναι έτσι, αν και το θέμα το οποίο μας απασχολεί στον χώρο των επιχειρήσεων και θα προσπαθήσουμε να καλύψουμε στις επόμενες παραγράφους, δεν είναι ακριβώς θέμα διπλωματίας. Θα το τοποθετήσουμε στον χώρο της επικοινωνίας και των σωστών ανθρωπίνων σχέσεων.
O λόγος είναι ότι έχετε υποχρέωση, ως manager, να πληροφορείτε στους ανθρώπους σας για τα συμβαίνοντα στην επιχείρηση, τόσο τα καλά όσο και τα άσχημα. H επικοινωνία αυτή πρέπει να είναι προγραμματισμένη και συχνή και να περιλαμβάνει όλα τα επίπεδα της εταιρίας.
Aσφαλώς, η ανακοίνωση των ευχάριστων γεγονότων, όπως μια νέα συμφωνία συνεργασίας με αντίστοιχη εταιρία του εξωτερικού, ή η υπογραφή ενός μεγάλου συμβολαίου με ένα σημαντικό πελάτη, είναι κάτι εύκολο να πραγματοποιηθεί χωρίς κόστος ή επιφυλάξεις. Tο αντίθετο, θα υπάρξει μια γενικότερη ευφορία και όλοι θα είναι ευχαριστημένοι από την εξέλιξη.
Δεν συμβαίνει όμως το ίδιο όταν πρέπει να ανακοινωθούν άσχημα νέα, τα οποία επηρεάζουν την τύχη και την πορεία των ατόμων ή της εταιρίας. Tο ερώτημα που έχουν πολλοί managers οι οποίοι είναι υποχρεωμένοι να ανακοινώσουν κακές ειδήσεις, είναι το ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να το κάνουν, ώστε να ελαχιστοποιήσουν τις αρνητικές επιπτώσεις στους παραλήπτες των ειδήσεων αυτών.
Πιθανόν να είσθε ένας από αυτούς που έχουν περάσει ολόκληρες νύχτες ξάγρυπνοι σκεπτόμενοι τον τρόπο με τον οποίο θα έπρεπε να ανακοινώσετε τα νέα εκείνα τα οποία θα κάνουν άλλους να μείνουν ολόκληρες νύχτες ξάγρυπνοι. Eάν θέλετε μερικές συμβουλές πάνω σε αυτό το θέμα, συνεχίστε διαβάζοντας το άρθρο αυτό και αναρωτηθείτε για τα εξής θέματα:
- Έχετε ελέγξει με απόλυτη σιγουριά όλες τις πληροφορίες για την ακρίβεια και την πληρότητά τους.
- Έχετε προβλέψει τις πλέον δύσκολες ερωτήσεις τις οποίες θα δημιουργήσει το μήνυμά σας προς τους συγκεκριμένους αποδέκτες.
- Έχετε σχεδιάσει τις κατάλληλες απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις.
- Έχετε προβλέψει πώς θα αισθανθούν τα άτομα στα οποία θα απευθυνθείτε και συμμερίζεσθε τα αισθήματά τους.
- Έχετε αποφασίσει να δεχθείτε το δίκαιο των αρνητικών συναισθημάτων τα οποία είναι πιθανόν να έλθουν στην επιφάνεια ως αποτέλεσμα της ανακοίνωσης την οποία θα κάνετε.
- Έχετε φροντίσει να πραγματοποιήσετε την ανακοίνωση διά ζώσης. –
- Έχετε αποφασίσει να είστε πλήρως ειλικρινείς και να παρουσιάσετε τα γεγονότα και τις απαοφάσεις ως έχουν χωρίς να «χρυσώσετε το χάπι».
- Έχετε σχεδιάσει να δώσετε ένα αντίγραφο των τεχνικών δεδομένων ή πολύπλοκων ιδεών ως επακόλουθο και κατόπιν της προσωπικής σας επαφής με τα συγκεκριμένα άτομα.
- Έχετε φροντίσει ώστε οι ενέργειες της επιχειρήσεως να μην αποτελούν ανάμικτα και δυσερμήνευτα μηνύματα. Για παράδειγμα δεν θα πραγματοποιήσετε μαζικές απολύσεις αμέσως έπειτα από την αγορά ακριβών έργων τέχνης για τα γραφεία διοίκησης.
- Έχετε φροντίσει να ανακοινώσετε τα άσχημα νέα νωρίτερα παρά αργότερα με στόχο να ελαχιστοποιήσετε τις φήμες και να αποφύγετε την παράταση της αγωνίας για τα άτομα τα οποία αφορούν οι άσχημες ειδήσεις.
Πραγματοποιήσετε έναν έλεγχο. Aν δεν μπορείτε να απαντήσετε καταφατικά σε όλα τα παραπάνω, διατρέχετε τον κίνδυνο να κάνετε μια άσχημη κατάσταση χειρότερη. Φροντίστε ώστε στην περίπτωση που θα μπορείτε να ανακοινώσετε διά ζώσης στις ειδήσεις αυτές στους ανθρώπους σας, να τους εξηγήσετε γιατί δεν μπορείτε να γίνει κάτι τέτοιο. Eπιπλέον, όταν τελειώσετε με την ανακοίνωση των άσχημων νέων, πρέπει να αναμένετε ως αποτέλεσμα θυμό, αντίδραση, ακόμη και εχθρότητα από ορισμένα άτομα τα οποία επηρεάζονται.
Πρέπει, επίσης, να προσέξετε και να παρακολουθήσετε πιθανές αρνητικές αντιδράσεις, οι οποίες θα ήταν δυνατόν να επιφέρουν διακοπή της λειτουργίας της επιχείρησης και να φροντίσετε να έχετε εναλλακτικές λύσεις για τη συγκεκριμένη περίπτωση.
Bασικό χαρακτηριστικό ενός πραγματικού ηγέτη, είναι η ευαισθησία του προς τους ανθρώπους του. H συγκεκριμένη κατάσταση, είναι ακριβώς η ιδανικότερη ίσως περίπτωση για την επίδειξη αυτής της ευαισθησίας.
