Οδηγός συσκέψεων σε επαγγελματική συνάντηση

Οδηγός συσκέψεων σε επαγγελματική συνάντηση

Σας έχει τύχει να βρεθείτε σε σύσκεψη όπου όλοι συζητάνε τα πάντα εκτός από το θέμα του. Και να ορκιστείτε ότι δεν θα ξαναπάτε. Επειδή όμως κάποιες φορές είστε υποχρεωμένοι πρέπει να κάνετε ό,τι περνάει από το χέρι σας για να βγει κάποιο αποτέλεσμα. Ο οδηγός συσκέψεων του Texnologia.Net δείχνει το πως!

Τα περισσότερα meeting είναι χάσιμο χρόνου. Όπως είπε και ο Κέβιν Σπέισι, όταν υποδύονταν τον Μπάντι Άκερμαν, στην ταινία Swimming with Sharks: «Αν δεν μπορούν να αρχίσουν το meeting χωρίς εσένα, τότε σίγουρα αξίζει να πας».

Ανεξάρτητα όμως από αυτά που ακούμε στις ταινίες, στην πραγματική ζωή, δεν μπορείτε να μην παραβρεθείτε σε ένα meeting, απλά και μονό επειδή δεν έχετε διάθεση. Ωστόσο, μπορείτε να το κάνετε πολύ πιο σύντομο και ουσιαστικό.

Για να γίνει όμως αυτό, πρέπει να το έχετε σχεδιάσει καλά από πριν. Ο τρόπος που θα ενεργείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης και το ποιους θα καλέσετε σε αυτήν είναι δύο από το πιο σπουδαία πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε. Δεν χρειάζεται να είστε το πιο σημαντικό πρόσωπο του meeting για να το οργανώσετε. Το Texnologia σας παρουσιάζει μερικές οδηγίες για να κάνετε ένα meeting πραγματικά χρήσιμο.

Θέστε περιορισμένα χρονικά περιθώρια

Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει μια συνάντηση σύντομη είναι να προγραμματίσετε γι’ αυτήν περιορισμένο χρόνο. Σκεφτείτε πόσο καλά λειτουργούν τα περιορισμένα χρονικά περιθώρια για τους πυροσβέστες: Μέσα σε λίγα λεπτά πρέπει να πάρουν αποφάσεις ζωής ή θανάτου προκειμένου να σώσουν ανθρώπινες ζωές. Μολονότι σε μια επαγγελματική συνάντηση δεν κινδυνεύει η ζωή σας, πρέπει να εφαρμόσετε και σε αυτήν τις ίδιες αρχές, αν δεν θέλετε να φάτε εκεί όλη σας τη μέρα. Σίγουρα δεν χρειάζεστε πάνω από μισή ώρα για να αποφασίσετε πώς να αλλάξετε την πλοήγηση της ιστοσελίδας σας.

Αντί, λοιπόν, να προγραμματίσετε μια συνάντηση μιας ώρας, προσπαθήστε να την περιορίσετε στη μισή ώρα, ή και λιγότερο, κυρίως αν πρέπει στο τέλος να παρθούν κάποιες αποφάσεις. Όταν οι άνθρωποι ξέρουν ότι υπάρχει περιορισμένος χρόνος για διαφωνίες, βγάζουν πιο γρήγορα συμπεράσματα. Και αυτό είναι καλό για όλους.

Παραλείψτε την ψιλοκουβέντα

Η σύντομη συνάντηση θα γίνει ακόμα συντομότερη αν δεν αρχίσετε το κουτσομπολιό. Μπορεί ο γιος ενός συναδέλφου σας να κέρδισε σε ένα τουρνουά μπάσκετ ή κάποιος να αγόρασε καινούριο αυτοκίνητο. Αυτά μπορείτε να τα συζητήσετε όταν το meeting θα έχει τελειώσει, όχι πριν καν αρχίσει.

Δώστε το ρυθμό ξεκινώντας το meeting αμέσως ακόμα και αν κάποιοι δεν έχουν καθίσει ακόμα στις θέσεις τους. Αν δεν αρχίσετε αμέσως να συζητάτε για τα επαγγελματικά, όσοι θα είναι εκεί θα αρχίσουν να μιλάνε για την προσωπική τους ζωή.

Αν κάποιος θέλει να ενημερώσει τους πάντες πόσο καλό ποδόσφαιρο παίζει, πείτε του ότι μπορεί να στείλει σε όλους ένα ενημερωτικό e-mail μετά το meeting. Τη δεδομένη στιγμή, πρέπει να επικεντρωθείτε στα θέματα της συνάντησης και να πάρετε αποφάσεις όσο πιο γρήγορα γίνεται.

Μην είστε θεατής. Πάρτε τον έλεγχο

Αν καθίσετε αναπαυτικά στην καρέκλα σας και αφήσετε τη συζήτηση να εξελιχθεί από μόνη της, τότε θα χάσετε τον έλεγχο. Γι’ αυτό προσπαθήστε να βάλετε τα πάντα σε μια σειρά όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι πρέπει να γίνετε ένα νέος Χίτλερ. Απλά βεβαιωθείτε ότι η συζήτηση οδηγείται προς κάποιο συγκεκριμένο σημείο.

Αρχικά, αναφερθείτε στο σκοπό της συνάντησης και επαναλάβετε τον όσες φορές χρειαστεί, κυρίως όταν βλέπετε ότι η συζήτηση ξεφεύγει από το θέμα. Δεν χρειάζεται να είστε το αφεντικό για να υπενθυμίζετε στους άλλους ποιοι είναι οι στόχοι.

Ζητήστε προτάσεις πριν τη συνάντηση

Τα περισσότερα meeting καταλήγουν σε κάποιο είδος ψηφοφορίας ή ομοφωνίας. Όταν πρέπει να παρουσιαστούν νέες πληροφορίες, είναι δύσκολο να παρθούν αποφάσεις μέσα σε μια συνάντηση. Το σίγουρο λοιπόν είναι ότι θα χρειαστεί και μια δεύτερη συνάντηση, για την οποία θα ξέρετε από πριν τι απαντήσεις θέλετε.

Αντί, λοιπόν, να περάσετε πάλι από τη διαδικασία της παρουσίασης των θεμάτων και της διαπραγμάτευσης, είναι καλύτερα να ζητήσετε από όλους να σας δώσουν τις προτάσεις τους από πριν. Έτσι, αντί να χάνετε χρόνο με την παρουσίαση των πληροφοριών, μπορείτε να περάσετε κατευθείαν στη φάση που θα αποφασίσετε το σχέδιο δράσης, το οποίο είναι και ο λόγος που γίνεται ένα meeting.

Να συμμετέχουν όλοι στη συζήτηση

Το να τους κρατήσετε όλους συγκεντρωμένους στο θέμα είναι τόσο σημαντικό όσο και το να έχετε εκ των προτέρων τις προτάσεις τους. Είναι πολύ εύκολο για δυο ανθρώπους να ξεκινήσουν μεταξύ τους μια συζήτηση, η οποία δεν ενδιαφέρει κανέναν άλλον μέσα στην αίθουσα. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε σε τέτοιες περιπτώσεις είναι να τους προτείνετε να συνεχίσουν την συζήτησή τους μετά το meeting.

Δεν θα πετύχετε τίποτα παρακολουθώντας δύο ανθρώπους να αψιμαχούν για κάτι που δεν ενδιαφέρει τους υπόλοιπους. Στην καλύτερη περίπτωση, είναι χάσιμο χρόνου για όλους.

Προσκαλέστε μόνο όσους είναι απαραίτητοι

Ένας άλλος τρόπος για να αποφύγετε τις άσχετες συζητήσεις και να περιορίσετε τη χρονική διάρκεια της συνάντησης στο ελάχιστο είναι να καλέσετε όσο λιγότερους γίνεται. Δεν κάνετε φοιτητικό πάρτι, ούτε θέλετε να δείξετε ότι είστε δημοφιλείς. Αυτό που έχει σημασία για ένα meeting είναι να είναι αποτελεσματικό, όχι να έχει πολύ κόσμο. Η παροιμία λέει: Όπου λαλούν πολλοί κοκόροι, αργεί να ξημερώσει.

Τα καλύτερα meeting, λοιπόν, είναι αυτά που έχουν τον μικρότερο αριθμό μελών, γιατί έτσι παίρνονται πιο εύκολα και γρήγορα αποφάσεις. Υπάρχει μια βασική φόρμουλα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εδώ: Κάθε επιπλέον άτομο που προσκαλείτε, διπλασιάζει τη διάρκεια ενός meeting και μειώνει τη αποτελεσματικότητα του στο μισό. Σκεφτείτε το αυτό την επόμενη φορά που θα φτιάχνετε τη λίστα των παρευρισκόμενων.

Όσο λιγότερο διαρκεί τόσο περισσότερα αποφέρει Το να σχεδιάσετε ένα meeting δεν είναι ο στόχος, είναι η τακτική για να πετύχετε ένα στόχο. Αν μειώσετε τον αριθμό των meeting, ή, τουλάχιστον, το χρόνο που ξοδεύετε σε αυτά, σημαίνει ότι θα κερδίσετε επιπλέον χρόνο για να τελειώσετε κάποιες άλλες δουλειές σας.

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας