Ο ακατάστατος χώρος εργασίας φαίνεται να είναι το κλασσικό χαρακτηριστικό των πολυάσχολων ανθρώπων. Καθώς αρχίζουν να χτίζονται οι στοίβες και το χάος να μεγαλώνει, αναπόφευκτα θα έρθει η στιγμή που θα ανακαλύψετε ότι τελικά η ακαταστασία σας ενοχλεί!
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να οργανώσετε το χώρο εργασίας σας, οι οποίοι ξεπερνούν την απλή ευκολία του να βρίσκετε τα πράγματά σας γρήγορα. Ένας χαοτικός και ανοργάνωτος χώρος εργασίας επιδρά αρνητικά στην πνευματική σας κατάσταση, και έτσι χρειάζεται να δουλέψετε πολύ περισσότερο για να αποδείξετε ότι έχετε σύστημα και ότι ελέγχετε την δραστηριότητα σας.
Πολλοί άνθρωποι υποτιμούν τη σημασία ενός οργανωμένου χώρου εργασίας, έχοντας ως σημείο αναφοράς ένα ή δύο άτομα που είναι ακατάστατα αλλά φαίνεται να ελέγχουν σταθερά τα πράγματα. Θα σας πω το απλό. Πρόκειται για εξαιρέσεις, και ακόμα και εκείνοι που μπορεί να φαίνονται ακατάστατοι και άστατοι με την πρώτη ματιά, συνήθως ακολουθούν ένα σύστημα οργάνωσης. Διαβάστε παρακάτω μερικές οδηγίες που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε και να ελέγξετε την οργάνωση του συστήματος εργασίας σας.
Βρείτε το σύστημα που σας ταιριάζει
Ανακαλείτε εύκολα ημερομηνίες ή τουλάχιστον χρονικές περιόδους; Ή μήπως σκέφτεστε με θέματα και βλέπετε τη δουλειά σας σαν κατηγορίες δραστηριότητας;
Για όσους από εσάς σκέφτονται με θέματα, η απάντηση μπορεί να βρίσκεται στην αναγραφή ταμπελών πάνω στους φακέλους ή σε ένα οργανωμένο συρτάρι φακέλων. Οι άνθρωποι αυτοί τείνουν να είναι πιο αποδοτικοί όταν τα πράγματα έχουν ομαδοποιηθεί και οργανωθεί ώστε να μπορούν να κάνουν εκτιμήσεις με μια γρήγορη ματιά.
Υπάρχουν και αυτοί που τους αρέσει να ανακαλούν πράγματα σε σχέση με το χρόνο, αυτοί που σκέφτονται γραμμικά και τους αρέσει να ακολουθούν ένα – ένα τα βήματα. Οι άνθρωποι αυτοί είναι πιο πετυχημένοι όταν οργανώνουν τα πράγματα χρονικά. Έχουν την τάση να θυμούνται ημερομηνίες και γεγονότα πολύ καθαρά και γενικά είναι πιο ανεκτικοί στο χάος απ’ ότι οι «θεματικοί» συνάδελφοί τους. Ο λόγος είναι απλός: όταν τα πράγματα αρχίζουν να στοιβάζονται στο γραφείο τους, το παλιότερο έγγραφο βρίσκεται πάντα στον πάτο.
Μην προσπαθείτε να οργανωθείτε με τρόπους που δεν συμβαδίζουν με την λειτουργία του εγκεφάλου σας. Αντίθετα, σκεφτείτε πως κατηγοριοποιείτε τα πράγματα στο μυαλό σας και βρείτε ένα απτό σύστημα οργάνωσης που σας ταιριάζει καλύτερα.
Ασχοληθείτε λίγο, αλλά καθημερινά
Κάθε μέρα, σε ένα τακτικό διάλειμμα, βρείτε το χρόνο να βάλετε τα πράγματα σε μια σειρά και να τα ξεκαθαρίσετε. Αν υπάρχουν σκόρπια χαρτιά τριγύρω, προσπαθήστε να τα αρχειοθετήσετε ή τοποθετήστε τα σε μια στοίβα, ανάλογη με το σύστημα που σας ταιριάζει.
Εσείς που σκέφτεστε με θέματα, τοποθετήστε τα σκόρπια χαρτιά στη στοίβα με την αντίστοιχη κατηγορία. Όσοι σκέφτονται χρονικά, τοποθετήστε τα πράγματά σας στην σωστή τους θέση σύμφωνα με τις ημερομηνίες. Αν συντηρείτε το σύστημα σας καθημερινά, θα ξοδεύετε λίγα λεπτά κάθε φορά και θα γλιτώσετε πολύ χρόνο στο τέλος.
Χρησιμοποιήστε ένα απόγευμα ή ένα πρωινό για οργάνωση
Μια στις τόσες, θα χρειάζεται να κάνετε ένα ξεκαθάρισμα στο χώρο εργασίας σας. Ίσως οι στοίβες σας να υψώνονται απειλητικά ή οι φάκελοί σας να «σκάνε» από τα στριμωγμένα χαρτιά. Σπάστε τα αρχεία σε υποκατηγορίες για να συνεχίσετε να έχετε τον έλεγχο.
Ότι κι αν κάνετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε προνοήσει για τον χρόνο που χρειάζεται και δείτε το σαν καθημερινό κομμάτι της δουλειάς σας. Προγραμματίστε το και κανονίστε ένα ολόκληρο πρωινό ή απόγευμα κάθε δύο μήνες για να οργανώσετε τα πράγματα που στοιβάζονται στο γραφείο σας. Πάρτε το χρόνο σας, σαν να μην βιάζεστε να τελειώσετε. Κοιτάξτε το υλικό σας μέσα στους φακέλους και βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν τοποθετήθηκε λάθος κατά τη διάρκεια των καθημερινών σας εκκαθαρίσεων.
Βάλτε τα επείγοντα στο δικό τους φάκελο
Προθεσμίες -ειδικά κοντινές προθεσμίες- είναι θέματα που πρέπει να τακτοποιήσετε αμέσως, γι’ αυτό πρέπει να μπορείτε να δείτε και να τα βρείτε εύκολα. Πάντα να έχετε μια λίστα ή μια στοίβα με τα επείγοντα που πρέπει να επιληφθείτε. Πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστό σημείο από το υπόλοιπο υλικό σας και να είναι οργανωμένα κατά σειρά προτεραιότητας. Έχω δει πολλές χαμένες προθεσμίες γιατί οι ενδιαφερόμενοι τις ξέχασαν ή γιατί ξόδεψαν πάρα πολύ χρόνο προσπαθώντας να βρουν που έχουν βάλει σημαντικά έγγραφα.
Κάντε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο σε ότι μπορείτε
Ένα μεγάλο μέρος της ακαταστασίας στο γραφείο σας οφείλετε στην υπερβολική συγκέντρωση χαρτιών και εγγράφων. Όποτε είναι δυνατόν, ζητήστε να σας στέλνουν e-mails. Όταν λαμβάνετε ένα e-mail δώστε του όνομα και αρχειοθέτησέ το ανάλογα. Το εργαλείο αναζήτησης στο outlook και η «αναζήτηση» της επιφάνεια εργασίας του Google είναι υπέροχα εργαλεία που σας βοηθούν να βρείτε ότι ψάχνετε. Παρόλα αυτά, είναι καλό να μεταφέρετε τη στρατηγική οργάνωσης των εγγράφων του γραφείου σας και στο computer σας. Το να βασίζεστε μόνο στα εργαλεία «αναζήτησης» είναι επικίνδυνο, γι’ αυτό βρείτε λίγο χρόνο για να οργανώσετε και τα αρχεία του computer σας.
Αν έχετε επιπλέον χρόνο, προσπάθησε να μεταφέρετε κάποια από τα έγγραφά σας σε ηλεκτρονική μορφή χρησιμοποιώντας ένα scanner. Κάποιοι από εσάς μπορεί να το θεωρείτε παρατραβηγμένο, αλλά είναι ένα απαραίτητο βήμα για πολλούς ώστε να παραμείνουν οργανωμένοι.
Χρησιμοποιήστε ημερολόγιο γραφείου
Πολλοί θα αναρωτηθούν γιατί να ασχοληθούν με ένα ημερολόγιο γραφείου όταν έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο του computer τους. Η απάντηση είναι η εξής: το επιτραπέζιο ημερολόγιο βρίσκεται πάντα μπροστά σας.
Καθώς συσσωρεύετε στο γραφείο σας υλικό «ευαίσθητο στο χρόνο», γυρίστε στην ημερομηνία της προθεσμίας αυτού του υλικού και κάντε μια σημείωση για το πότε το παραλάβατε και τι αφορά. Έτσι, όταν θα το βάλετε σε ένα αρχείο δεν θα ξεχάσετε σε ποια κατηγορία ή ημερομηνία ανήκει. Αυτός είναι ένας απλός τρόπος για να συγχρονίσετε τις προσπάθειες προγραμματισμού με τις προσπάθειες τακτοποίησης.
Χρησιμοποιήστε στο έπακρο τον χώρο εργασίας σας
Πάρτε τον χρόνο που χρειάζεται για να αναπτύξετε ένα σύστημα που σας ταιριάζει και κάντε το συνήθεια. Κάθε άνθρωπος ξέρει πως αποδίδει καλύτερα, γι’ αυτό οργανώστε το χώρο εργασίας σας με τρόπο που να συμβαδίζει με το πως αντιλαμβάνεστε τα πράγματα. Ένα οργανωμένο γραφείο μπορεί να σας βοηθήσει να πετύχετε νέους στόχους αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας. Το δύσκολο είναι να γίνει ρουτίνα
