- Απαιτήσεις: Adobe Acrobat, πρόσβαση στο διαδίκτυο
- Κόστος: Δωρεάν
- Ολοκλήρωση εγχειρήματος: 21 Λεπτά
- Επίπεδο δυσκολίας: 3/10
Ορίστε περιορισμούς και παράλληλα προστατεύστε τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα PDF, ώστε να έχετε τον έλεγχο του ποιος, και πως θα έχει πρόσβαση στα περιεχόμενα τους.
Το PDF format είναι ευρέως διαδεδομένο, μπορεί να προβληθεί από τους περισσότερους υπολογιστές -αφού το πιθανότερο είναι ότι διαθέτουν εγκατεστημένη μια εφαρμογή προβολής του, συνήθως μια έκδοση του επίσημου Acrobat Reader της Adobe- και αποδεικνύεται ευέλικτο, εύχρηστο και ιδανικό για τη διάδοση των εγγράφων σας σε ψηφιακή μορφή.
Επιπλέον, παρέχει επιλογές που σας επιτρέπουν να διασφαλίσετε ότι τα περιεχόμενα ενός τέτοιου αρχείου δεν θα είναι προσβάσιμα αν πέσουν στα αδιάκριτα χέρια ενός τρίτου ή ότι ο παραλήπτης του δεν θα μπορεί παρά να το χρησιμοποιήσει με συγκεκριμένους τρόπους – π.χ. μόνο να το διαβάσει, χωρίς να υπάρχει επιλογή εκτύπωσής του, να είναι δυνατή η αντιγραφή εικόνων ή κειμένου από αυτό σε άλλες εφαρμογές κ.λπ.
Όλα αυτά γίνονται εύκολα μέσα από τη βασική εφαρμογή δημιουργίας αυτού του τύπου αρχείων, του Adobe Acrobat. Επισημαίνουμε απλώς -όπως, άλλωστε, κάνει και η ίδια η εφαρμογή- ότι οι κανόνες χρήσης που εφαρμόζονται σε ένα ψηφιακό έγγραφο, ακόμη και μετά την κρυπτογράφησή του, μπορούν να παρακαμφθούν εάν ο αποδέκτης του χρησιμοποιήσει λογισμικό που δεν τους σέβεται για την προβολή του αρχείου – κοινώς, η ασφάλεια έρχεται σε δεύτερη μοίρα υπέρ της ευκολίας χρήσης και της συμβατότητας με παλαιότερες εκδόσεις.
Βήμα 1
Το πρώτο βήμα για την προστασία του ψηφιακού εγγράφου σας είναι αυτό που λογικά έχετε ήδη κάνει: η μετατροπή του σε μορφή PDF. Σε όποια εφαρμογή και αν το δημιουργήσατε, ακόμη και αν δεν διαθέτει σχετική επιλογή μετατροπής σε αυτό το format, μετά την εγκατάσταση του Acrobat θα έχει προστεθεί ένας εικονικός εκτυπωτής.
Διαλέξτε λοιπόν ότι θέλετε να το τυπώσετε, αλλά, αντί για κανονικό εκτυπωτή, δηλώστε αυτόν του Acrobat και ορίστε μια τοποθεσία όπου θα αποθηκευτεί το αρχείο. Στη συνέχεια εκτελέστε το ίδιο το Acrobat, ανοίξτε μέσω αυτού το αρχείο σας και από το βασικό μενού του επιλέξτε Secure>Manage Security Policies.
Βήμα 2
Στο παράθυρο που εμφανίζεται θα απεικονίζεται μια λίστα με τις διαθέσιμες πολιτικές (σύνολα κανόνων) ασφαλείας. Αντί να ορίζετε ξεχωριστούς κανόνες για κάθε έγγραφο, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε κάποια σετ κανόνων, τα οποία θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε στη συνέχεια όποτε θέλετε να προστατέψετε ένα ψηφιακό έγγραφο, εφαρμόζοντάς τα σε αυτό απλά με διπλό κλικ.
Από εδώ θα μπορείτε επίσης, όπως φαίνεται από τα υπάρχοντα πλήκτρα, να αντιγράφετε και να τροποποιείτε υπάρχοντες κανόνες, να επεξεργάζεστε τις παραμέτρους τους, να τους διαγράφετε κ.λπ. Πατήστε “New” για να δημιουργήσουμε μαζί έναν κανόνα που θα εμποδίζει την εκτύπωση.
Βήμα 3
Το Acrobat παρέχει όχι μόνο πολλούς τρόπους προστασίας των εγγράφων, αλλά και ισάριθμους τρόπους πιστοποίησης της ταυτότητας του χρήστη – π.χ. υποστηρίζει τόσο “ταυτότητες” των Windows όσο και Public Key Certificates. Εσείς δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτά, αφού εδώ θα επιλέξουμε την απλούστερη μέθοδο πιστοποίησης, τη χρήση κωδικών: αφήστε ενεργό το “Use passwords” και κάντε κλικ στο “Next” για να προχωρήσετε στη δημιουργία του κανόνα.
Βήμα 4
Δώστε ένα όνομα στην πολιτική, για να είναι εύκολα αναγνωρίσιμη μετά τη δημιουργία της, και, αν το επιθυμείτε, μια συνοπτική περιγραφή της. Προτείνουμε να προσθέσετε μια περιγραφή, αφού, καθώς δημιουργείτε περισσότερες πολιτικές, θα είναι εύκολο να χαθείτε ανάμεσά τους. Φροντίστε να είναι ενεργοποιημένο το “Save passwords with the policy” και κάντε κλικ στο “Next”.
Βήμα 5
Καθώς ο Acrobat εξελίσσεται, μαζί του βελτιώνεται και η κρυπτογράφηση (και άρα το επίπεδο προστασίας των εγγράφων) που υποστηρίζει. Θα πρέπει όμως να έχετε κατά νου ότι δεν έχουν όλοι την τελευταία έκδοση εγκατεστημένη και είναι αρκετά πιθανό να μην την εγκαταστήσουν για να δουν ένα έγγραφό σας. Διαλέξτε, λοιπόν, από το Compatibility την προηγούμενη από την τελευταία διαθέσιμη έκδοση της εφαρμογής, που μάλλον θα είναι και πιο διαδεδομένη – στην περίπτωση μας το Acrobat.
Ενεργοποιήστε το “Restrict editing and printing…”, εισαγάγετε έναν κωδικό προστασίας στο “Change Permissions Password” και αλλάξτε το Printing Allowed σε “None” και το Changes Allowed σε “Any”. Ενεργοποιήστε επίσης το “Enable copying of text, images and other content”.
Βήμα 6
Με ένα κλικ στο “Next” οδηγούμαστε στο τελικό βήμα πριν από τη δημιουργία του κανόνα. Το Acrobat μας παρουσιάζει μια σύνοψη του κανόνα βάσει όλων των επιλογών και παραμέτρων που ορίσαμε, των στοιχείων και της περιγραφής που εισαγάγαμε. Όπως μπορείτε να δείτε, δίπλα από το “Printing:” υπάρχει η λέξη “None”, δείχνοντας ότι η συγκεκριμένη δυνατότητα έχει απενεργοποιηθεί.
Μπορείτε, επιστρέφοντας στο προηγούμενο βήμα για να αλλάξετε αυτόν τον κανόνα ή επαναλαμβάνοντας την ίδια διαδικασία για να δημιουργήσετε έναν νέο, να ορίσετε διαφορετικά σετ περιορισμών που θα ταιριάζουν στις εκάστοτε ανάγκες σας – π.χ. η εκτύπωση ενός εγγράφου θα είναι δυνατή, αλλά όχι και η αντιγραφή στοιχείων από αυτό. Με ένα κλικ στο “Finish” δημιουργείται ο κανόνας.
Βήμα 7
Η πολιτική περιορισμών θα έχει δημιουργηθεί, αλλά δεν θα έχει ακόμη εφαρμοστεί στο έγγραφο. Για αυτό, κάντε διπλό κλικ πάνω της ή διαλέξτε από κάτω δεξιά στο γνώριμο πλέον παράθυρο με τη λίστα των πολιτικών το “Apply to Document”. Και πάλι όμως ο κανόνας δεν θα έχει προστεθεί στο έγγραφο: για αυτό θα πρέπει να κάνετε ένα κλικ και στο Save – προτείνουμε, καλού-κακού, να αποθηκεύσετε το νέο, προστατευμένο έγγραφο σε διαφορετικό σημείο από το αρχικό και να κρατήσετε και την απροστάτευτη εκδοχή του.
Βήμα 8
Αφού κλείσετε το αρχείο, ένα διπλό κλικ πάνω του θα το ξαναφορτώσει στην εφαρμογή που έχει οριστεί ως η προκαθορισμένη για την παρουσίαση αρχείων PDF στον υπολογιστή σας. Όπως μπορείτε να δείτε, το εικονίδιο εκτύπωσης -αλλά και η σχετική επιλογή από το μενού File- θα είναι απενεργοποιημένο. Είστε έτοιμοι να στείλετε το προστατευμένο πλέον αρχείο στους αποδέκτες του.
