Πως η επιχείρηση σας θα επωφεληθεί από τις πληροφορίες

Πως η επιχείρηση σας θα επωφεληθεί από τις πληροφορίες

Που βρίσκεται άραγε εκείνο το στοιχείο που μου είναι απαραίτητο, έτσι ώστε να πάρω τη σωστή απόφαση;. Πόσες φορές έχετε αναρωτηθεί το ίδιο πράγμα; Η διαχείριση της γνώσης και των πληροφοριών είναι μια από τις τελευταίες τεχνικές ανάπτυξης που εφαρμόζει ο χώρος της βιομηχανίας.

Θα μπορούσε να ορισθεί ως η γνώση που έχει συσσωρευτεί (συμπεριλαμβανομένης της εμπειρίας, των ικανοτήτων, των δεδομένων και των πληροφοριών μιας επιχείρησης). Περιλαμβάνει τη γνώση η οποία υπάρχει εσωτερικά σε μια επιχείρηση, καθώς επίσης και τη γνώση η οποία συγκεντρώνεται από εξωτερικές πηγές. Είναι κάτι περισσότερο από την απλή συγκέντρωση πληροφοριών και την καταχώρησή τους σε μια βάση δεδομένων.

Θα πρέπει να διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι –σε όλα τα επίπεδα– μιας επιχείρησης έχουν πρόσβαση στην αναγκαία πληροφόρηση για να μπορούν να φέρνουν εις πέρας την εργασία τους και συγχρόνως να βοηθούν στην εκπλήρωση των στόχων της επιχείρησης. Και αυτή η πληροφόρηση θα πρέπει να δίνεται σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Οι επιχειρήσεις και τα μεμονωμένα άτομα συχνά συγκεντρώνουν περισσότερες πληροφορίες από όσες τους είναι απαραίτητες για τη λήψη αποφάσεων. Συσσωρεύουν πληροφορίες οι οποίες είναι εύκολο να συγκεντρωθούν και σε πολλές περιπτώσεις δεν έχουν ιδιαίτερη αξία, εκτός εάν αναλυθούν. Πληροφορίες, οι οποίες μπορεί να φανούν χρήσιμες σε μια επιχείρηση, δεν συγκεντρώνονται –όπως, για παράδειγμα, ο αριθμός των δυσαρεστημένων λόγω κακής εξυπηρέτησης πελατών– λόγω του ότι είναι δύσκολο να συγκεντρωθούν.

Με τη σωστή διαχείριση των πληροφοριών γίνεται δυνατή η συγκέντρωση ανάλογων δεδομένων. Οι πληροφορίες θα πρέπει να συγκεντρώνονται και να παρουσιάζονται σε μορφή τέτοια, η οποία θα βοηθεί τον χρήστη να κατανοεί καλύτερα το θέμα το οποίο τον ενδιαφέρει.

Οι εταιρίες και οι διάφοροι οργανισμοί θα πρέπει να μπορούν να αντιδρούν και να προσαρμόζονται στις αλλαγές του περιβάλλοντος, μέσω της ανταλλαγής πληροφοριών. Για παράδειγμα, ένας πωλητής ο οποίος επισκέπτεται έναν πελάτη μπορεί να διαγνώσει την ανάγκη του πελάτη για ένα νέο προϊόν. Η πληροφορία αυτή θα πρέπει να μεταφερθεί από τον πωλητή στο τμήμα έρευνας και ανάπτυξης της επιχείρησης.

Η διαχείριση της γνώσης δεν θα πρέπει να θεωρείται ότι αντικαθιστά την έννοια της ποιότητας, την εργασία των ομάδων ή την έννοια του reengineering. Προμηθεύει όμως την επιχείρηση με ένα ακόμη εργαλείο για τη βελτίωση της απόδοσης, αυξάνοντας τη δυνατότητα πρόσβασης των υπαλλήλων στην κατάλληλη και έγκαιρη πληροφόρηση.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι από τη στιγμή που θα αρχίσει η διαδικασία μιας τέτοιας χρήσης και διαχείρισης των πληροφοριών δεν πρέπει να σταματήσει και αν σταματήσει θα έχει αρνητικές συνέπειες για την επιχείρηση.

Όπως όλες οι σοβαρές προσπάθειες, θα πρέπει να οργανωθεί σωστά και με πληροφόρηση από όλα τα επίπεδα της επιχείρησης κατά τη διάρκεια της εφαρμογής της. Θα πρέπει όλα τα τμήματα να στηρίζουν τη συγκέντρωση των πληροφοριών, τη δυνατότητα χρήσης της γνώσης απ’ αυτές τις πληροφορίες και να γνωρίζουν ότι όλη αυτή η διαδικασία θα απαιτήσει χρόνο.

Eνα κλίμα εμπιστοσύνης ανάμεσα στους εργαζόμενους και στη διοίκηση είναι απαραίτητος όρος επιτυχίας. Οι υπεύθυνοι θα πρέπει να δημιουργήσουν κλίμα ελευθερίας, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να παρουσιάζουν νέες ιδέες, έστω και αν αυτές τελικά δεν εφαρμοσθούν. Αν οι άνθρωποι αισθάνονται ελεύθεροι να εκφράσουν τις ιδέες τους, είναι πιθανόν να δεχτούν να μοιρασθούν πληροφορίες, οι οποίες θα βοηθήσουν άλλους να μην επαναλάβουν τα ίδια λάθη.

Η ανώτερη διοίκηση των επιχειρήσεων θα πρέπει –για την επιτυχία του προγράμματος διαχείρισης και συγκέντρωσης των πληροφοριών– να δημιουργήσει ένα πρόγραμμα κινήτρων για τους εργαζομένους, καθώς επίσης και να τους καταστήσει σαφής την ανάγκη εφαρμογής αυτού του προγράμματος και το πώς ο καθένας θα ωφεληθεί από αυτό.

Μια επιχείρηση θα πρέπει να μαθαίνει από τα λάθη της. Θα πρέπει να αναλύει όλους τους παράγοντες –ελεγχόμενους και μη ελεγχόμενους– και να ανακοινώνει τα συμπεράσματά της. Σκοπός δεν θα πρέπει να είναι η κατανομή ευθυνών, αλλά η προσπάθεια να γίνει η επιχείρηση δυνατότερη.

Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο είναι ο χρόνος. Οι υπεύθυνοι θα πρέπει να κατανοήσουν ότι απαιτείται χρόνος όχι μόνο για να εγκατασταθεί το σύστημα, αλλά και για να βρεθούν οι νέες πληροφορίες και να αποφασισθεί το πώς θα χρησιμοποιηθούν.

Ποιες είναι οι χρήσιμες πληροφορίες που θα πρέπει να συγκεντρωθούν; Ο υπεύθυνος για την εφαρμογή του συστήματος (ο σύμβουλος που θα προσλάβει η επιχείρηση ή κάποιος μέσα απ’ αυτήν) θα πρέπει να ακολουθεί συγκεκριμένη μεθοδολογία για την καταχώρηση των πληροφοριών, έτσι ώστε η πρόσβαση σε αυτές να είναι δυνατή και από τους υπολοίπους, με μικρότερη γνώση του συστήματος.

Για τη συγκέντρωση της γνώσης θα πρέπει να κάνουν ερωτήσεις του τύπου: τι, πού, πότε, πώς και κυρίως γιατί. Μετά τη συγκέντρωση των πληροφοριών μέσα στην επιχείρηση θα πρέπει να αρχίσει η συγκέντρωση των πληροφοριών έξω, από διάφορες πηγές: άλλες επιχειρήσεις, προμηθευτές και πελάτες μπορεί να φανούν χρήσιμοι στο έργο αυτό.

Η συγκέντρωση των πληροφοριών είναι ίσως η εύκολη πλευρά του συστήματος. Θα πρέπει να γίνει όμως σαφής και ο τρόπος χρήσης τους. Παρέχοντας τη δυνατότητα πληροφόρησης σε όλους τους εργαζομένους, μια επιχείρηση δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους της και ιδιαίτερα σ’ αυτούς που έρχονται σ’ επαφή με τους πελάτες, να έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες για να παρέχουν σωστές υπηρεσίες. Πληροφορίες οι οποίες δεν χρησιμοποιούνται συχνά θα πρέπει να βγαίνουν από το σύστημα και ο έλεγχος αυτός θα πρέπει να γίνεται κατά τακτά χρονικά διαστήματα.

Όσοι αποφασίσουν να εγκαταστήσουν ένα σύστημα διαχείρισης της γνώσης και της πληροφορίας θα πρέπει πάντα να θυμούνται ότι δεν είναι οι υπολογιστές και οι άλλες δυνατότητες της σημερινής τεχνολογίας που θα το κάνουν επιτυχημένο. Το σημαντικότερο είναι οι άνθρωποι. Αυτοί είναι οι οποίοι θα συγκεντρώσουν, θα διαδώσουν και θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες. Είναι αυτοί που θα τις χρησιμοποιήσουν σωστά στις ανάλογες περιπτώσεις. Οι άνθρωποι είναι αυτοί οι οποίοι θα κάνουν μια επιχείρηση επιτυχημένη ή όχι.

Προηγούμενο άρθροΤο έλλειμμα, η διπλωματία και η ουσία
Επόμενο άρθροΠιστοποιητικά Ποιότητας για οργανισμούς υγείας
Στέλιος Θεοδωρίδης
Κατά γενική ομολογία θεωρούμε ξεγραμμένος ή πιο σωστά αποτυχημένος, αφού δεν κατόρθωσα να γίνω τρανός και σπουδαίος μέσα στην κοινωνία. Για εμένα δεν υπάρχουν διλήμματα, γιατί ξέρω τι θέλω και τι αναζητώ στη ζωή μου. Το Μοναδικό μου όπλο είναι το γράψιμο, και καμαρώνω που δεν υποκύπτω σε πειρασμούς ή απειλές. Προτιμώ να πεθάνω άφραγκος, παρά να ζω χορτάτος και με λερωμένη συνείδηση.
ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ