Η επιτυχία μιας επιθεώρησης εξαρτάται από το πόσο καλά και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη έχουν προετοιμαστεί γι’ αυτό το γεγονός και πώς συνεργάζονται κατά τη διάρκεια όλων των φάσεων της διαδικασίας ελέγχου. Οι φορείς πιστοποίησης εκπαιδεύουν τους επιθεωρητές στην προετοιμασία και στη διεξαγωγή ενός ελέγχου, αλλά –κατά περίεργο τρόπο– δεν παρέχουν αντίστοιχες συμβουλές για τους διευθυντές ποιότητας.
Όταν ενημερώνεστε αρχικά για τον επικείμενο έλεγχο, ρωτήστε τον φορέα πιστοποίησης λεπτομέρειες για τους προτεινόμενους επιθεωρητές: ποιοι είναι, για ποιους εργάζονται, τα προσόντα τους και την καταλληλότητά τους για τον έλεγχο. Μεταβιβάστε αυτές τις πληροφορίες στους συνεργάτες σας (διευθυντές και κατώτερα στελέχη), ακούστε τα σχόλιά τους (μπορεί να γνωρίζουν κάτι που εσείς δεν γνωρίζετε). Εάν έχετε οποιαδήποτε υπόνοια ότι η συνεργασία σας δεν θα είναι αρμονική, ενημερώστε αμέσως τον φορέα πιστοποίησης.
Κάνετε μια λεπτομερή εξέταση των εγγράφων και των διαδικασιών, εξασφαλίζοντας έτσι ότι το σύστημά σας ανταποκρίνεται σε όλες τις σχετικές απαιτήσεις των προτύπων. Εξασφαλίστε ότι όλη η σχετική έγγραφη τεκμηρίωση έχει ελεγχθεί, είναι ενημερωμένη και προσιτή στους ανθρώπους που τη χρησιμοποιούν.
Καλό θα ήταν να διεξάγετε κάποιους εσωτερικούς ελέγχους όλων των διαδικασιών και κυριότερα των πιο σημαντικών. Εφαρμόστε διορθωτικές ενέργειες για όσα λάθη ανακαλύπτονται. Κανονίστε ελέγχους για όλα τα σημαντικά διοικητικά θέματα, καθώς και για όλα τα τεχνικά αρχεία και εξασφαλίστε ότι είναι πλήρη και εύκολα προσιτά.
Ενημερώστε όλους τους ανθρώπους σας για τον επικείμενο έλεγχο. Μια σύντομη αναφορά για το πώς θα διεξαχθεί και το τι περιμένουν από αυτούς οι ελεγκτές και για το πώς πρέπει να ανταποκριθούν σ’ αυτούς θα βοηθήσει ιδιαίτερα. Διαβεβαιώστε τους για την υποστήριξή σας και ενθαρρύνετέ τους να αντιμετωπίσουν τον επικείμενο έλεγχο με θετικό μάτι.
Σιγουρευτείτε ότι όλο το προσωπικό είναι εξοικειωμένο με την τεκμηρίωση και τα αρχεία που αφορούν τις δραστηριότητές τους και ότι έχουν εύκολη πρόσβαση σ’ αυτά. Επίσης, σιγουρευτείτε ότι οι σχετικοί με την ποιότητα διευθυντές σας είναι αρκετά εξοικειωμένοι με τις απαιτήσεις των προτύπων. Στόχος σας είναι να γνωρίζουν όλοι τις απαιτήσεις του προτύπου, τόσο καλά όσο και οι ελεγκτές.
Μια ή δύο ημέρες πριν από τον λογιστικό έλεγχο, τακτοποιείστε τον εργασιακό χώρο. Μην το παρακάνετε όμως, ο χώρος θα πρέπει να μοιάζει με έναν χώρο που εργάζονται άνθρωποι καθημερινά. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, διαβεβαιώστε πάλι τους συναδέλφους σας για την πλήρη υποστήριξής σας, ανταποκριθείτε σε οποιεσδήποτε ανησυχίες έχουν και βεβαιωθείτε ότι είναι έτοιμοι. Κάντε σε όλους κατανοητό ότι εάν υπάρχουν ανεπάρκειες στο σύστημα ποιότητας, είναι προτιμότερο να τις βρουν οι επιθεωρητές, παρά οι πελάτες σας!
Eνα από τα βασικά ζητήματα, είναι η σχέση που θα καθιερώσετε με τους ελεγκτές. Oσο το δυνατόν περισσότερο, διατηρήστε μια κανονική ροή εργασίας, αλλά προσπαθήστε να αποφύγετε τυχόν παρεμβάσεις. Καλό θα ήταν να παρέχετε κάποιους ανθρώπους ως οδηγούς για τα μέλη της ομάδας ελέγχου. Εξασφαλίστε ότι οι άνθρωποι αυτοί καταλαβαίνουν ότι ρόλος τους είναι να διευκολύνουν τον έλεγχο. Θα είναι οι παρατηρητές αυτών που οι επιθεωρητές ανακαλύπτουν και θα πρέπει να σημειώσουν λεπτομερή στοιχεία όλων των συμπερασμάτων τους. Περιοδικά, θα πρέπει να σας ενημερώνουν για την πρόοδο του ελέγχου, ενώ θα πρέπει να σας γνωστοποιήσουν αμέσως αν προκύψει κάτι σοβαρό.
Αντιμετωπίστε την επιθεώρηση ως μία δυνατότητα βελτίωσης, και όχι με ανταγωνιστική διάθεση. Μεταχειριστείτε τους επιθεωρητές με σεβασμό και όχι με υπεροψία. Αποφύγετε τις αντιπαραθέσεις. Μην δοκιμάστε οποιαδήποτε τεχνάσματα, όπως η σπατάλη του χρόνου ή η διάσπαση της προσοχής των ελεγκτών. Ακούστε όλα όσα έχουν να σας πουν και ασκείστε το δικαίωμά σας να απαντήσετε στις ανησυχίες τους. Συζητήστε τα ζητήματα ήρεμα και αντικειμενικά. Ζητήστε λεπτομέρειες για τα στοιχεία στα οποία βασίζουν τα συμπεράσματά τους.
Εάν διαφωνείτε με κάποιο από αυτά, αποφύγετε τη σύγκρουση και ρωτήστε ήρεμα τους επιθεωρητές να σας δείξουν την αντίστοιχη παράγραφο του προτύπου. Βοηθά πολύ εάν εσείς και οι διευθυντές σας γνωρίζετε τα πρότυπα τόσο καλά όσο και οι επιθεωρητές. Εάν εκφράζουν μόνο ασαφείς ανησυχίες, ρωτήστε τους για να μπορέσετε να διευκρινίσετε αυτές τις ανησυχίες. Θυμηθείτε ότι τα συμπεράσματα μιας επιθεώρησης θα πρέπει να βασίζονται στις απαιτήσεις των προτύπων και όχι στην προσωπική άποψη ενός επιθεωρητή.
Πριν οι επιθεωρητές ολοκληρώσουν τη διαδικασία ελέγχου, θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι υπάρχει μια κοινή γλώσσα ανάμεσα σε εσάς και σ’ αυτούς, ποιες είναι οι υποχρεωτικές ενέργειες στις οποίες θα πρέπει να προβείτε άμεσα και σε όσα αποτελούν μόνο συστάσεις ή προτάσεις.
Μην προσπαθήσετε να πλαστογραφήσετε τα αρχεία σας με την ελπίδα να καλύψετε τυχόν ανεπάρκειες. Οι πεπειραμένοι επιθεωρητές δεν παραπλανώνται εύκολα και οι συνέπειες μιας τέτοιας ενέργειας θα είναι καταστρεπτικές για ολόκληρη την έκβαση της επιθεώρησης.
Είτε το πιστεύετε είτε όχι, μια επιθεώρηση είναι το ίδιο αγχωτική για τους επιθεωρητές όσο και γι’ αυτούς που ελέγχονται. Επομένως, όλα όσα κάνετε για να προετοιμάσετε την οργάνωσή σας για την επικείμενη επιθεώρηση και για να ανταποκριθείτε στις ανάγκες των επιθεωρητών θα εκτιμηθούν και θα έχουν έναν θετικό αντίκτυπο για την εντύπωση που θα δώσετε για τη δουλειά σας και για τις ικανότητές σας.
Μερικές από αυτές τις προτάσεις αφορούν άμεσα την τεχνική προπαρασκευή του συστήματος ποιότητας. Άλλες αφορούν την καθιέρωση μιας σωστής σχέσης ανάμεσα σε εσάς και στους ελεγκτές. Κάποιες άλλες αφορούν απλά θέματα επαγγελματικής συμπεριφοράς και απλής κοινής λογικής. Oλες μαζί όμως απεικονίζουν μια σωστή επαγγελματική στάση, η οποία θα πρέπει να υπάρχει για να επιτευχθεί ένας σωστός και παραγωγικός έλεγχος του συστήματος ποιότητας που εφαρμόζετε.
