Τι είναι επεξεργασία δεδομένων και σε τι χρησιμεύει;

Τι είναι επεξεργασία δεδομένων και σε τι χρησιμεύει;

Σχεδόν όλοι οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο διαδίκτυο (όχι μόνο) επεξεργάζονται δεδομένα κατά κάποιον τρόπο ή το έχουν πράξει κάποια στιγμή κατά το παρελθόν, αλλά τι σημαίνει ο όρος «επεξεργασία δεδομένων (data processing)»;

Στην ουσία, είναι η συλλογή και η χειραγώγηση των δεδομένων που επιτρέπουν την παραγωγή νέων σχετικών πληροφοριών.

Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη συλλογή, καταγραφή, οργάνωση, δομή, αποθήκευση, προσαρμογή ή τροποποίηση, ανάκτηση, χρήση, γνωστοποίηση μέσω μετάδοσης, διάδοση ή άλλη διάθεση, ευθυγράμμιση ή συνδυασμός, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή προσωπικών δεδομένων.

Οποιεσδήποτε αλλαγές στα δεδομένα μπορούν να θεωρηθούν ως επεξεργασία δεδομένων. Τα ακατέργαστα δεδομένα δυστυχώς δεν παρέχουν σωστή πληροφόρηση για αναφορές, αναλύσεις, επιχειρηματική ευφυΐα, μηχανική μάθηση, επομένως πρέπει να συγκεντρωθούν, να εμπλουτιστούν, να μετατραπούν, να φιλτραριστούν και να καθαριστούν.

Τι ορίζει το GDPR για την επεξεργασία δεδομένων

Από την έναρξη ισχύος του GDPR (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Δεδομένων) τον Μάιο του 2018, υπάρχει ένας σημαντικός ορισμός της επεξεργασίας δεδομένων.

Σύμφωνα με το άρθρο 4.2 του GDPR της Ευρωπαϊκής Ένωσης, επεξεργασία σημαίνει «κάθε πληροφορία σχετικά με φυσικό πρόσωπο που έχει ταυτοποιηθεί ή μπορεί να προσδιοριστεί (« πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα »).

Ένα αναγνωρίσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο το άτομο το οποίο μπορεί να αναγνωριστεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως με αναφορά σε ένα αναγνωριστικό όπως ένα όνομα, ένας αναγνωριστικός αριθμός, δεδομένα θέσης, ένα ηλεκτρονικό αναγνωριστικό στοιχείο ή περισσότεροι παράγοντες που είναι συγκεκριμένοι για τις φυσική, γενετική, ψυχική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα αυτού του φυσικού προσώπου».

Τα στάδια της επεξεργασίας δεδομένων

Η επεξεργασία δεδομένων περιλαμβάνει ορισμένα βήματα που είναι αρκετά όμοια για τους περισσότερους επαγγελματίες που τα επεξεργάζονται, τουλάχιστον στα αρχικά στάδια, εντούτοις όσο πιο πολλά δεδομένα πρέπει επεξεργαστεί κάποιος, τότε προφανώς η όλη διαδικασία ίσως να διαφέρει από ελαφρώς έως και αρκετά πολύή, αναλόγως με το τι θέλετε να κάνετε.

Συλλογή

Το πρώτο στάδιο ονομάζεται συλλογή δεδομένων και θα μπορούσε να συμβεί αυτόματα στο παρασκήνιο ή μπορεί να διεξαχθεί μέσω μιας χειροκίνητης διαδικασίας. Ωστόσο, τα δεδομένα που συλλέγονται, είναι πολύ σημαντικό να βρίσκονται σε μορφή και σειρά που έχει νόημα και που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην υπόλοιπη διαδικασία επεξεργασίας των δεδομένων.

Για παράδειγμα, πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας μία ρητορική ερώτηση, δηλαδή, είστε σε θέση να επεξεργαστείτε τα μη ταξινομημένα δεδομένα; Αν όχι, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες συλλέγονται σε μια διατεταγμένη μορφή.

Προετοιμασία

Στη συνέχεια, τα δεδομένα πρέπει να προετοιμαστούν για ανάλυση. Αυτό μπορεί να σημαίνει την επιλογή μόνο των δεδομένων που πρέπει να αναλύσετε, και να απορρίψετε τα δεδομένα που δεν είναι πλήρη ή δεν είναι σημαντικά. Αυτό θα μειώσει σημαντικά το χρόνο που χρειάζεται για την επεξεργασία των δεδομένων και την πιθανότητα εμφάνισης σφαλμάτων ή παραπλανητικών δεδομένων.

Είσοδος

Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, τα δεδομένα που έχουν επιλεχθεί μετατρέπονται σε μορφή αναγνώσιμη από αυτοματοποιημένο σύστημα ή το άτομο, ώστε να μπορούν να ωθηθούν μέσω της εφαρμογής που την αναλύει. Αυτό το στάδιο δεδομένων ορισμένες φορές είναι πολύ χρονοβόρο, δεδομένου ότι τα δεδομένα πρέπει να ελεγχθούν διεξοδικά ούτως ώστε να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα και ότι είναι σε μορφή που μπορεί να τα επεξεργαστεί η εφαρμογή. Τα τυχόν ελλείποντα δεδομένα και τα αποτελέσματα ενδέχεται να είναι ανακριβή, εάν η διαδικασία δεν γίνει με τον σωστό τρόπο.

Επεξεργασία

Τα δεδομένα μεταβάλλονται με αλγορίθμους για τη δημιουργία χρήσιμων και πιο ουσιαστικών πληροφοριών.

Έξοδος

Η έξοδος των επεξεργασμένων δεδομένων μπορεί στη συνέχεια να προβληθούν σε ένα χρήστη με μορφή που μπορούν να κατανοηθούν, όπως αναφορές, γραφήματα, βίντεο, ήχο ή έγγραφα. Αυτές οι σημαντικές πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για να βοηθήσουν το χρήστη να λάβει αποφάσεις σχετικά με αυτά τα δεδομένα.

Αποθήκευση

Αυτό είναι το τελευταίο στάδιο όπου τα δεδομένα και τα μεταδεδομένα αποθηκεύονται για περαιτέρω χρήση. Η αποθήκευση πρέπει να επιτρέπει γρήγορη πρόσβαση και ανάκτηση πληροφοριών στους χρήστες, όποτε απαιτείται.

Ενώ κάθε στάδιο είναι υποχρεωτικό, το στοιχείο επεξεργασίας είναι κυκλικό, πράγμα που σημαίνει ότι τα βήματα εξόδου και βαθμίδας μπορούν να οδηγήσουν σε επανάληψη του βήματος συλλογής δεδομένων, ξεκινώντας έναν νέο κύκλο επεξεργασίας δεδομένων.