Αν και καθημερινά καλούμαστε να ανταπεξέλθουμε σε πλήθος διαφορετικών ευθυνών, στην πράξη δεν μπορούμε να αποδώσουμε το ίδιο καλά όταν μεταπηδούμε συνεχώς από μια εργασία σε μια άλλη. Για αυτό το καλύτερο είναι να τις αντιμετωπίζουμε μια προς μια.
Ακόμη και μέθοδοι διαχείρισης υποχρεώσεων όπως το διάσημο Getting Things Done βασίζονται στην ξεχωριστή αντιμετώπιση μικρών “δράσεων” μια προς μια και όχι στη συνεχή μεταπήδηση ανάμεσα σε διαφορετικές εργασίες. Ο λόγος εντοπίζεται στο μυαλό μας και τον τρόπο που λειτουργεί.
Φαντασθείτε πώς αντιλαμβανόμαστε εμείς, ως χρήστες, τη λειτουργία του υπολογιστή για να καταλάβετε τι εννοούμε: καθώς εργαζόμαστε με αυτόν, πολλές και διαφορετικές εφαρμογές είναι ενεργές στο παρασκήνιο ολοκληρώνοντας διαφορετικές εργασίες – ανταλλάσσοντας eMail, ανασυγκροτώντας το δίσκο κ.λπ. Εμείς, όμως, πάντα χρησιμοποιούμε μια από αυτές, άσχετα με το αν υπάρχουν και άλλες ορατές στην οθόνη.
Ακόμη και όταν στρέψουμε την προσοχή μας σε μια από αυτές, έχουμε κάνει… ακριβώς αυτό που δηλώνει η πρόταση: έχουμε μετακινήσει την προσοχή μας σε ένα διαφορετικό σημείο από αυτό όπου βρισκόταν εστιασμένη μόλις πριν ένα δευτερόλεπτο. Έτσι και ο εγκέφαλος μας ποτέ δεν είναι απασχολημένος αποκλειστικά και μόνο με μια εργασία και έτσι είναι δυνατόν, για παράδειγμα, να σκεφτόμαστε τι θα πρέπει να συζητήσουμε σε μια επαγγελματική συνάντηση ενώ, ταυτόχρονα, μιλάμε στο τηλέφωνο με ένα συνεργάτη μας. Πάντα, όμως, το ένα από όσα κάνουμε “παίρνει προτεραιότητα” και οτιδήποτε άλλο περνά στο παρασκήνιο.
Για αυτό και είναι καλύτερα να αντιμετωπίζουμε κάθε υποχρέωση μας ξεχωριστά από τις υπόλοιπες, αφού έτσι και θα εργαζόμαστε αποδοτικότερα, και θα την ολοκληρώνουμε νωρίτερα. Πώς, όμως, μπορεί κανείς να οργανώσει τις υποχρεώσεις του και να αφοσιωθεί ξεχωριστά σε καθεμιά από αυτές;
Φτιάξτε λίστες εργασιών
Ξεκινήστε, όπως είχαμε αναφέρει και παλαιότερα, να καταγράφετε όλες τις υποχρεώσεις σας και, με τρόπο παραπλήσιο με αυτόν που προστάζει η μέθοδος Getting Things Done (αν δεν την έχετε υιοθετήσει) να τις χωρίζετε σε τμήματα που μπορούν να ολοκληρωθούν αυτόνομα. Έτσι θα μπορείτε να τα αντιμετωπίζετε ένα προς ένα και να τα διαγράφετε από αυτές, και όχι να τα αφήνετε σε εκκρεμότητα ενώ ασχολείστε με κάτι άλλο.
Διακόψτε τις ενοχλήσεις
Μια “ενόχληση” μπορεί να είναι ένα eMail, ένα τηλεφώνημα, οτιδήποτε σας απέσπασε την προσοχή ενώ εργαζόσασταν. Όπως είχαμε αναφέρει και παλαιότερα, προσπαθήστε να μειώσετε τις πηγές τέτοιων ενοχλήσεων για να μπορείτε να αφοσιωθείτε καλύτερα στην εργασία σας – “κατεβάστε” το τηλέφωνο, κλείστε το πρόγραμμα διαχείρισης eMail κ.λπ.
Αξιοποιήστε τον αυτόματο τηλεφωνητή
Ο αυτόματος τηλεφωνητής, που πια παρέχεται και ως υπηρεσία από τους περισσότερους παροχείς τηλεφωνίας, δεν υπάρχει μονάχα για να καταγράφει κλήσεις όταν απουσιάζουμε από το σπίτι ή το γραφείο: μπορείτε κάλλιστα να τον ενεργοποιήσετε και να “κλείσετε” το τηλέφωνο για όση ώρα εργάζεστε, ώστε να μπορείτε για ένα διάστημα να αφοσιωθείτε στην εργασία σας.
Χρησιμοποιήστε μια λύση σημειώσεων
Εφαρμογές όπως το OneNote, το EverNote ή και το Google Notebook μπορούν να αναλάβουν να κρατούν σημειώσεις “στα γρήγορα” για ότι επιθυμείτε. Μπορείτε λοιπόν να τις αξιοποιήσετε ώστε όποτε συναντάτε οτιδήποτε σας ενδιαφέρει να μην του αφιερώνετε χρόνο εκείνη τη στιγμή, αλλά να το κρατάτε ως μια σημείωση στην οποία θα μπορείτε να επιστρέψετε στο κοντινό μέλλον.
