Το Microsoft Excel, εκτός από σημαντικότατο μέρος του πακέτου Office, αποτελεί και το καλύτερο ίσως πρόγραμμα διαχείρισης λογιστικού φύλλου της αγοράς. Στις παρακάτω ενότητες θα δούμε ορισμένα tips, που κατά πάσα πιθανότητα δεν γνωρίζατε.
Προβολή μόνο της χρήσιμης περιοχής
Εάν το μέγεθος του φύλλου στο οποίο εργαζόμαστε, είναι μεγάλο, ενδέχεται από κάποιο σημείο και μετά να επιθυμούμε την προβολή μόνο μίας συγκεκριμένης περιοχής, έτσι ώστε να μην μπερδευόμαστε ανάμεσα στα δεκάδες κελιά. Για να γίνει αυτό, αρκεί να επιλέξουμε με το mouse (κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο) την περιοχή που μας ενδιαφέρει και στη συνέχεια να επιλέξουμε View—> Zoom —> Fit Selection.
Εισαγωγή fractions στα κελιά
Θα έχουμε παρατηρήσει, ότι η εισαγωγή fractions (κλασμάτων) στα κελιά του Excel είναι πολλές φορές “προβληματική”. Αυτό οφείλεται συνήθως στον τύπο του περιεχομένου του κάθε κελιού, το οποίο, είτε έχει οριστεί από default, είτε από το χρήστη. Προκειμένου να εισαγάγουμε ένα κλάσμα χωρίς πρόβλημα λοιπόν, αρκεί πριν από αυτό να πληκτρολογήσουμε τον αριθμό “0”. Για παράδειγμα, για την εισαγωγή του 1/2 αρκεί να πληκτρολογήσουμε σε ένα κελί “01/2”.
Επαναφορά των ρυθμίσεων των αντικειμένων
Η εισαγωγή αντικειμένων και εικόνων στο Excel είναι μια διαδικασία, που γνωρίζετε όλοι. Πολλές φορές μάλιστα αναγκαζόμαστε να “πειράξουμε” τα properties των αντικειμένων αυτών, προκειμένου να τα προσαρμόσουμε στο φύλλο εργασίας. Ένας εύκολος τρόπος να επαναφέρουμε το αντικείμενο στην αρχική του μορφή, είναι να κάνουμε κλικ με το αριστερό πλήκτρο του mouse πάνω σε αυτό και στη συνέχεια από τη γραμμή εργαλείων που θα εμφανιστεί να επιλέξουμε το εικονίδιο “Reset”.
Ενσωμάτωση πλαισίου σε chart
Είναι γεγονός, ότι μετά την εισαγωγή κάποιας ετικέτας (label), ή ενός πλαισίου κειμένου (text box) σε ένα γράφημα του Excel, η μετακίνησή τους γίνεται ανεξάρτητα και δε συμπεριφέρονται σα σύνολο. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα μας δίνεται μέσω της μεθόδου Grouping. Συγκεκριμένα, θα πρέπει από την toolbar “Drawings” (μέσω του μενού Tools) να επιλέξουμε το εικονίδιο “Drawing” και στη συνέχεια κρατώντας πατημένο το πλήκτρο “Shift” να κάνουμε κλικ στο chart και στη συνέχεια να επιλέξουμε το εικονίδιο “Group” από την ίδια toolbar.
Πρόσθεση εικόνων στις μπάρες των γραφημάτων
Κάτι το οποίο θα μπορούσαμε να κάνουμε, προκειμένου να βελτιώσουμε την αισθητική των γραφημάτων του Excel, είναι να ενσωματώσουμε σε αυτά κάποιες από τις αγαπημένες μας εικόνες. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει, αφού δημιουργήσουμε το Chart να επιλέξουμε κάποιο κενό κελί και στη συνέχεια να κάνουμε κλικ στο Insert —> Object —> ClipArt και να διαλέξουμε μία εικόνα από την αρκετά μεγάλη συλλογή, που μας προσφέρει το Excel. Στη συνέχεια επιλέγουμε αυτήν την εικόνα με δεξί κλικ του mouse, κάνουμε κλικ στην επιλογή Cut και αμέσως μετά διπλό κλικ σε μία από τις μπάρες του γραφήματος. Σε αυτό το σημείο, αν από το μενού Edit επιλέξουμε Paste, η εικόνα που είχαμε εισάγει προηγουμένως, θα ενσωματωθεί στην μπάρα αυτή.
Εισαγωγή κειμένου σε γράφημα
Μετά τη δημιουργία κάποιου γραφήματος, ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουμε πρόσθετο κείμενο σε αυτό, προφανώς ως επικεφαλίδα, ή ως επεξήγηση. Για να γίνει αυτό, το μόνο που έχουμε να κάνουμε, είναι να επιλέξουμε το εργαλείο “Text Box” από το View —> Drawing και στη συνέχεια κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του mouse να δημιουργήσουμε το πλαίσιο κειμένου μέσα στο γράφημα. Τώρα μπορούμε πλέον να εισαγάγουμε κείμενο μέσα στο πλαίσιο αυτό, με τον ίδιο τρόπο που γίνεται η εισαγωγή κειμένου σε κάποιο κελί.
Εισαγωγή texture σε αντικείμενα του Excel
Ενας ακόμη τρόπος αισθητικής βελτίωσης των αντικειμένων του Excel (π.χ. slices, chart bars κ.ά.) είναι η εισαγωγή Textures μέσω του μενού Fill Effects. Αυτό γίνεται πολύ εύκολα και έχει πραγματικά εντυπωσιακά αποτελέσματα. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε, είναι να επιλέξουμε με δεξί κλικ το αντικείμενο και στη συνέχεια να κάνουμε κλικ στο Format Data Series —> Patterns —> Fill Effects και να επιλέξουμε το Texture tab. Από αυτό το σημείο απλά διαλέγουμε το Texture που επιθυμούμε και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο “ΟΚ”. Γενικότερα καλό είναι να εκμεταλλευόμαστε όποτε μπορούμε τις δυνατότητες για “αισθητική βελτίωση” των γραφημάτων του Excel.
Μετακίνηση στο επόμενο column με “enter”
Υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να “πούμε” στο Excel, ότι έχουμε τελειώσει την εισαγωγή δεδομένων σε μία στήλη, έτσι ώστε όταν βρεθούμε στο τελευταίο “ενεργό” κελί και πατήσουμε το πλήκτρο “Enter” να μεταφερθούμε αυτόματα στην επόμενη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε, είναι να επιλέξουμε το πεδίο των κελιών, στο οποίο πρόκειται να εισαγάγουμε δεδομένα και στη συνέχεια να ξεκινήσουμε την εισαγωγή. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας και μόλις φτάσουμε στο τελευταίο κελί της επιλογής μας, πατώντας το “Enter” θα μεταφερθούμε στο πρώτο κελί της επόμενης στήλης.
Απόκρυψη στηλών και γραμμών
Στην περίπτωση που δουλεύουμε με πίνακες και γενικότερα με φύλλα που περιέχουν πολλά δεδομένα, ίσως μας εξυπηρετούσε η προσωρινή απόκρυψη μεμονωμένων στηλών και γραμμών του Excel. Για να γίνει αυτό απλά επιλέγουμε (από τα tags και όχι από τα κελιά) ολόκληρη τη στήλη, ή τη γραμμή που επιθυμούμε να αποκρύψουμε και στη συνέχεια κάνοντας δεξί κλικ πάνω στο tag επιλέγουμε “Hide”. Για την επανεμφάνιση, αρκεί να επιλέξουμε τα δύο tags που περιβάλλουν τη γραμμή, ή τη στήλη που έχουμε αποκρύψει (αριστερά και δεξιά ή πάνω και κάτω) και κάνοντας διπλό κλικ να επιλέξουμε “Unhide”.
Επιλεκτική εκτύπωση
Στην περίπτωση που εργαζόμαστε σε ένα μικρό φύλλο και επιλέξουμε την εκτύπωσή του, κατά πάσα πιθανότητα θα εκτυπωθούν αρκετές κενές σελίδες, γεγονός που δεν είναι επιθυμητό. Για να εκτυπώσουμε μόνο την περιοχή που μας ενδιαφέρει, αρκεί να την επιλέξουμε με το γνωστό τρόπο και στη συνέχεια από το πλαίσιο της εντολής Print να κάνουμε κλικ στο “Selection”. Η συγκεκριμένη δυνατότητα μπορεί πραγματικά να μας προστατέψει από πολύ χαμένο χρόνο και αρκετές λευκές σελίδες χαρτί!
Αυτόματη εκτέλεση αρχείων
Κάθε φορά που εκτελούμε το Excel, μπορούμε να επιλέξουμε και την παράλληλη αυτόματη εκτέλεση κάποιου αρχείου. Αυτό γίνεται εύκολα από το μενού “File” του προγράμματος, κάνοντας κλικ στο “Open” και επιλέγοντας το εκτελέσιμο αρχείο που επιθυμούμε. Στη συνέχεια, πάλι από το μενού “File” επιλέγουμε Save As και αποθηκεύουμε το αρχείο στο φάκελο C:/Program Files/Microsoft Office/Office/Xlstart.
Εμφάνιση ###### αντί του τύπου!
H δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση που εργαζόμαστε με το ίδιο worksheet σε καθημερινή βάση. Πολλές φορές, μετά την εισαγωγή κάποιου τύπου σε ένα κελί του Excel εμφανίζεται αντ’ αυτού μία ακολουθία από σύμβολα “#”. Στην πραγματικότητα δε συμβαίνει κάτι άσχημο. Το μόνο πρόβλημα είναι, ότι πολύ απλά ο τύπος (ή το αποτέλεσμά του) είναι μεγαλύτερος από αυτό που “χωράει” το κελί και αν μεγαλώσουμε το μέγεθός του, τότε θα δούμε, ότι το πρόβλημα θα λυθεί αμέσως.
Καταμέτρηση ημερών ανάμεσα σε δύο ημερομηνίες
Ακόμη όμως κι αν το αφήσουμε ως έχει, δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα. Το Excel μας προσφέρει μεταξύ άλλων ένα πολύ εύκολο τρόπο καταμέτρησης ημερών ανάμεσα σε δύο ημερομηνίες. Αρκεί να κάνουμε μία εισαγωγή του τύπου “=”12/25/2021”-“01/24/2022″” σε ένα κελί και το αποτέλεσμα που θα εμφανιστεί, θα είναι οι μέρες που μεσολαβούν.
Εισαγωγή του ίδιου σχήματος
Στην περίπτωση που εργαζόμαστε με σχήματα, θα έχουμε παρατηρήσει ότι προκειμένου να εισάγουμε περισσότερα από ένα στο Excel θα πρέπει κάθε φορά να το επιλέγουμε με αριστερό κλικ του mouse. Για την εισαγωγή του ίδιου σχήματος “shape” παραπάνω από δύο φορές, αρκεί να κάνουμε διπλό κλικ (και όχι μονό) στο shape που επιθυμούμε και να προχωρήσουμε κανονικά στη διαδικασία. Για να σταματήσουμε την εισαγωγή του ίδιου σχήματος, αρκεί να πατήσουμε το πλήκτρο Esc και να συνεχίσουμε την δουλειά μας κανονικά.
Ορθογραφικός έλεγχος
Για τον ορθογραφικό έλεγχο των περιεχομένων ενός Workbook αρκεί να επιλέξουμε το πεδίο που μας ενδιαφέρει και στη συνέχεια να πατήσουμε το πλήκτρο F7. Εμείς σας προτείνουμε να μην εφαρμόσετε τον ορθογραφικό έλεγχο σε όλο το worksheet με την μία, γιατί ενδέχεται να αποδειχθεί πολύ χρονοβόρο.
