Ηλεκτρονική επικοινωνία των εργαζομένων στην επιχείρηση, κίνδυνοι.
Από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως τις πασίγνωστες εφαρμογές και πλατφόρμες άμεσων μηνυμάτων, τα εργαλεία επικοινωνίας για τις επιχειρήσεις έχουν προχωρήσει πολύ τα τελευταία χρόνια. Η δυνατότητα αποστολής άμεσων μηνυμάτων έχει μεταμορφώσει το τοπίο της επικοινωνίας των επιχειρήσεων, προσφέροντας συνεργασία, επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, ασφάλεια υψηλής τεχνολογίας, παγκόσμια επικοινωνία και μια ποικιλία άλλων καινοτόμων λειτουργιών.
Ωστόσο, ενώ υπάρχουν τεράστια επιχειρηματικά οφέλη για τους υπαλλήλους που επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο μέσω άμεσων μηνυμάτων, υπάρχουν κάποιες ανησυχίες που πρέπει να μετριάσουν οι επιχειρήσεις. Οι παγίδες των εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων έχουν πρόσφατα επισημανθεί από εμπειρογνώμονες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, ότι πάσχουν από ελλιπή ασφάλεια, προκαλώντας ανησυχίες για τις εταιρείες.
Για παράδειγμα, ένας τραπεζίτης με έδρα το Λονδίνο πρόσφατα απολύθηκε και του επιβλήθηκε πρόστιμο άνω των £ 37.000 από την FCA για διαρροή εμπιστευτικών επιχειρηματικών δεδομένων μέσω του WhatsApp , μια ιστορία που τράβηξε τα βλέμματα των μέσων μαζικής ενημέρωσης και έγινε σημείο αναφοράς στα τηλεοπτικά δελτία ειδήσεων του Ηνωμένου Βασιλείου.
Το περιστατικό αυτό απαιτείται να στρέψει την προσοχή της κοινής γνώμης στην απειλή των παραβιάσεων της ασφάλειας και των διαρροών δεδομένων στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, διότι είναι γνωστό ότι τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων παρουσιάζουν τεράστια ευκαιρία στους χάκερς για να αποκτήσουν γρήγορα πρόσβαση σε πληροφορίες στον κυβερνοχώρο.
Γίνεται ολοένα και πιο σαφές ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να προστατεύονται από τους hackers και τους απρόσεκτους υπαλλήλους. Αλλά με την αυξανόμενη χρήση των εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων στην Ευρωπαϊκή Ένωση και σε παγκόσμιο επίπεδο, είναι λογικό ή ακόμα και δυνατό να απαγορευτούν αυτά τα εργαλεία από τους χώρους εργασίας για να αποτρέψουν κάποια κλοπή ευαίσθητων πληροφοριών στο διαδίκτυο
Ήμουν 18 ετών είχα δημιουργήσει την πρώτη εταιρεία τεχνολογίας μου και μιλώντας από την εμπειρία μου ως επιχειρηματία τεχνολογίας, είναι σαφές ότι ο κόσμος έχει αγκαλιάσει πλήρως τον πολιτισμό του BYOD. Το BYOD επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώσουν το κόστος και δίνει στους εργαζόμενους την ευελιξία να εργάζονται από όπου και αν επιλέγουν χρησιμοποιώντας τις δικές τους συσκευές, για να καταλάβετε πλήρως τι εννοώ, μιλάω και την απομακρυσμένη εργασία.
Για τις ταχέως μετακινούμενες ομάδες που μετακινούνται σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές, θα είναι όλο και πιο δύσκολο να περιοριστούν οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων και η χρήση από τους υπαλλήλους αναγκαστικά γίνεται αναπόφευκτη.
Απαιτείται οι εργαζόμενοι να αναλάβουν τις ευθύνες τους.
Ενώ ένα καυτό θέμα ασφαλείας είναι το κακόβουλο λογισμικό, υπάρχει επίσης ανάγκη να να κατανοήσουμε πως τα ψηφιακά συστήματα όπως laptop, Smartphones, tablet και υπολογιστές καθώς και τα softwares ανοίγουν επιπλέον τρωτά σημεία, οπότε οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίσουν ότι χρησιμοποιούν αξιόπιστα συστήματα.
Φυσικά, με την ποικιλία των δωρεάν υπηρεσιών ανταλλαγής μηνυμάτων που διατίθενται στις επιχειρήσεις σήμερα, η ασφάλεια πρέπει να είναι μεταξύ των κορυφαίων προτεραιοτήτων όταν εξετάζουμε ποια υπηρεσία θα επιλέξουμε.
Μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για επιχειρήσεις θα πρέπει να τηρεί την ασφάλεια δεδομένων σε επίπεδο επιχείρησης, με διαχειριστές ελέγχου καθώς και υποστήριξη διαχείρισης πολλαπλών συσκευών multi-device management (MDM).
Καθώς περισσότεροι οργανισμοί αγκαλιάζουν την κουλτούρα της απομακρυσμένης εργασίας των υπαλλήλων με δικιά τους συσκευή (BYOD), είναι πιθανό οι εφαρμογές επιχειρηματικών επικοινωνιών να γίνουν η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη μορφή επαγγελματικής επικοινωνίας, επειδή πολύ απλά οι εργαζόμενοι πρέπει να συνεργαστούν με τους συναδέλφους τους εν κινήσει και χρειάζονται έναν εικονικό τρόπο να έχουν άτυπες συνομιλίες. Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να διασφαλίσουν ότι επιλέγουν μια πλατφόρμα που παρέχει BCP (business continuity process) κατά την εγγραφή τους μέσω του cloud,
Το MDM συμβάλλει στην προσπάθεια.
Καθώς αναπτύσσονται οι νέες τεχνολογίες, είναι πιθανό ότι και νέες απειλές για την ασφάλεια θα πληθαίνουν. Ωστόσο, οι επιχειρηματικές προσπάθειες θα πρέπει να διοχετευθούν σε τεχνολογίες που θα επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τις κινητές συσκευές και τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων αποτελεσματικά και ουσιαστικά, αντί να τους απαγορεύουν εντελώς. Οι εταιρείες πρέπει να δώσουν προσοχή στη διαχείριση των κινητών συσκευών των υπαλλήλων τους, τις οποίες μπορούν να τις χρησιμοποιούν ταυτόχρονα με τα συστήματα MDM. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι υπάλληλοί τους μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σημαντικά δεδομένα, ενώ παράλληλα θα θέσουν σε εφαρμογή τα απαραίτητα μέτρα ασφαλείας.
Χρησιμοποιώντας το MDM, οι εταιρείες μπορούν με ασφάλεια να μάθουν πώς να διαχωρίζουν τα εταιρικά τους δεδομένα, να προστατεύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα εταιρικά έγγραφα και να διαχειρίζονται όλες τις κινητές συσκευές που χρησιμοποιούνται στο χώρο εργασίας.
Η εφαρμογή της MDM εξασφαλίζει ότι οι ηγέτες των επιχειρήσεων μπορούν να δώσουν προσοχή στην ανταλλαγή πληροφοριών στο χώρο εργασίας. Μια βασική εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το WhatsApp, μπορεί να αντικατασταθεί με ένα ασφαλέστερο εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτό έχει αποδειχθεί δημοφιλές σε πολλές εταιρείες – στην πραγματικότητα, η παγκόσμια αγορά MDM θα αυξηθεί σε 5,15 δισεκατομμύρια δολάρια από περίπου 1,35 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το τέλος του 2021, σύμφωνα με την έρευνα αγοράς Zion .
Υπάρχει επίσης πρωταρχική ανάγκη να κατανοήσουμε ότι οι εργαζόμενοι διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην ασφάλεια του οργανισμού τους, καθώς οι άνθρωποι είναι το πιο ευάλωτο τμήμα μιας στρατηγικής ασφάλειας των επιχειρήσεων. Δεν δεν υπάρχει κάποια τεκμηριωμένη λύση πού να εξαλείφει παντελώς τις αποτυχίες και η εκπαίδευση των εργαζομένων δεν επαρκεί για τον εκμηδενισμό της απειλής, αλλά η συνειδητοποίηση και η κατανόηση γι ‘αυτό είναι ύψιστης σημασίας και ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση για να διασφαλιστεί ότι τα επιχειρηματικά δεδομένα είναι ασφαλή.
Η ανάγκη για ένα ασφαλές εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων στην επιχείρηση.
Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στην εταιρεία θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι θα υιοθετήσουν μια ολοκληρωμένη και ασφαλή πλατφόρμα όπου οι ομάδες όχι μόνο θα μπορούν να συνεργαστούν, αλλά θα το κάνουν χωρίς να θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλεια και την οντότητα της εταιρείας.
Για παράδειγμα, οι ομάδες και τα κανάλια του Flock έρχονται με ειδικό έλεγχο για τους διαχειριστές. Οι διαχειριστές ομάδων μπορούν να ελέγξουν ποιος μπορεί ή δεν μπορεί να συμμετάσχει σε μια συγκεκριμένη ομάδα, συμπεριλαμβανομένου του αποκλεισμού εξωτερικών τομέων. Μπορούν επίσης να αποφασίσουν ποιος μπορεί να προσκαλέσει άτομα να συμμετάσχουν στην ομάδα – όπως μόνο οι διαχειριστές ή οποιοδήποτε μέλος. Κάτω από τους περιορισμούς κοινής χρήσης αρχείων, οι διαχειριστές ομάδων μπορούν να διαχειριστούν τα δικαιώματα κοινής χρήσης αρχείων για τους χρήστες, συμπεριλαμβανομένου του τύπου και του μεγέθους του αρχείου. Οι διαχειριστές καναλιών μπορούν επίσης να διαγράψουν οποιοδήποτε μήνυμα και να προσθέσουν ή να καταργήσουν άλλους διαχειριστές.
Βασικά σημεία: Διατηρείτε τα μηνύματα των εργαζομένων ασφαλή.
Ενώ υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη όταν πρόκειται για την προστασία δεδομένων όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν εργαλεία ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο χώρο εργασίας, υπάρχουν πολλά μέτρα που μπορούν να να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις για να εξασφαλίσουν ότι τα ευαίσθητα δεδομένα είναι όσο το δυνατόν ασφαλέστερα. Μια πολύπλευρη προσέγγιση είναι ο ασφαλέστερος τρόπος διασφάλισης της ιδιωτικής ζωής και της ασφάλειας των εμπιστευτικών επιχειρηματικών δεδομένων.
Η πιο σημαντική αρχή είναι ότι η επιλεγμένη εφαρμογή επικοινωνίας θα πρέπει να πληροί τα απαιτούμενα πρότυπα κρυπτογράφησης δεδομένων, ασφάλειας δεδομένων, ασφαλούς σχεδιασμού εφαρμογών και πρόσβασης σε δεδομένα χρηστών – και αυτή είναι μια απόφαση που οι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων δεν πρέπει να την λαμβάνουν ελαφρώς.
Τέλος, είναι σημαντικό να εκπαιδεύονται οι εργαζόμενοι σχετικά με τις επιπτώσεις της διαρροής δεδομένων. Με την εξασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν τη σοβαρότητα των συνεπειών της διαρροής δεδομένων, οι επιχειρήσεις ελαχιστοποιούν τον κίνδυνο απροσεξίας των εργαζομένων γύρω από ευαίσθητα δεδομένα.
