Οι πιο φανατικοί geeks έχουν και κάποια κοινά χαρακτηριστικά: µανία µε τη λεπτοµέρεια, την οργάνωση, την αποδοτικότητα και τις λίστες! Λίστες σχετικά µε οτιδήποτε: “τι χρειάζεται για την αναβάθµιση του υπολογιστή”, “πόσα -και ποια- bugs εντοπίστηκαν στο προσωπικό µας blog”, “τι να πάρω αύριο από το σούπερ µάρκετ”! Έτσι, όταν βρήκαν το δρόµο τους προς το Internet συστήµατα διαχείρισης υποχρεώσεων όπως το Getting Things Done και το Big Rocks, οι… φανατικοί geeks τα λάτρεψαν και έσπευσαν να τα ενσωµατώσουν στην καθηµερινότητά τους.
Και έτσι, δεκάδες, αν όχι εκατοντάδες, διαφορετικές λύσεις διαχείρισης υποχρεώσεων (tasks) έκαναν την εµφάνισή τους µε τη µορφή τόσο εφαρµογών όσο και web sites. Ένα από τα γνωστότερα, πληρέστερα και πλέον ευέλικτα είναι το Remember The Milk που θα εξετάσουµε εδώ.
Εν συντοµία, µέσω αυτού µπορείτε να καταχωρίζετε και να διαχειρίζεστε τις υποχρεώσεις σας. Αν και µπορείτε να κάνετε το ίδιο και µε χίλιους δύο άλλους τρόπους, το Remember The Milk παρέχει αρκετές ελκυστικές λειτουργίες για να σας κάνει να το προτιµήσετε. Ως site, είναι προσβάσιµο από παντού – τον υπολογιστή του σπιτιού και του γραφείου, εν κινήσει µέσω του laptop, από το κινητό, από ένα Internet cafe κ.λπ.
Για να µην καθυστερείτε µέσω του site του, υπάρχει πλήθος εφαρµογών µέσω των οποίων µπορείτε να καταχωρίζετε και να αναδιοργανώνετε τις καταχωρήσεις σας σε αυτό, ακόµη και όταν δεν έχετε πρόσβαση στο Internet, “συγχρονίζοντάς” τις όταν βρεθείτε πάλι online. Και πέρα από τις ανεξάρτητες εφαρµογές, το API του Remember The Milk δεν είναι προσβάσιµο µόνο µέσω εφαρµογών, αλλά και e-mail, Twitter, µέσα από γραµµή εντολών και… η λίστα συνεχίζεται!
Βήμα 1
Πρώτα από όλα, θα πρέπει να δηµιουργήσετε έναν λογαριασµό στην υπηρεσία Remember The Milk. Επισκεφθείτε το site της, στη διεύθυνση www.rememberthemilk.com, και κάντε κλικ στο Signup Now, συµπληρώνοντας τα στοιχεία που θα σας ζητηθούν για να δηµιουργήσετε ένα νέο λογαριασµό. Αν έχετε ήδη, απλά κάντε κλικ στο login.
Βήμα 2
Η πρώτη σελίδα του Remember The Milk (που από εδώ και έπειτα, χάριν συντοµίας, θα καλούµε RTM) παρουσιάζει τις υποχρεώσεις της τρέχουσας ηµέρας. Αφού αρχικά δεν έχετε καταχωρίσει κάποιες υποχρεώσεις, κάντε κλικ στο Continue to Tasks (πάνω δεξιά) για να µεταβείτε στις ίδιες τις λίστες υποχρεώσεων και να αρχίσετε να τις… γεµίζετε.
Βήμα 3
Το RTM θα σας µεταφέρει στην πρώτη από αυτές, το “Inbox”, που παίζει το ρόλο προσωρινής λίστας, στην οποία εισάγετε όλα τα tasks σας. Κάντε κλικ στο πλαίσιο εισαγωγής κειµένου, που βρίσκεται κάτω από τα βασικά µενού επιλογών, και απλά πληκτρολογήστε ένα task, όπως θα το σηµειώνατε σε ένα παραδοσιακό χάρτινο σηµειωµατάριο.
Βήμα 4
Πατώντας το Enter µετά την πληκτρολόγηση, το task σας θα καταχωριστεί στην υπηρεσία και θα εµφανιστεί ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειµένου. Το RTM όµως παρέχει ακόµη περισσότερη ευελιξία, για να µην χρειάζεται να ρυθµίζετε χειροκίνητα τις παραµέτρους κάθε task: κάντε κλικ στο ερωτηµατικό δίπλα από το πλαίσιο εισαγωγής κειµένου και προσέξτε τα σύµβολα που αναγράφονται στο πλαίσιο που θα εµφανιστεί. Αφήστε το ανοιχτό και ξανακάντε κλικ στο πλαίσιο εισαγωγής κειµένου.
Βήμα 5
Το RTM καταλαβαίνει τόσο την… καθοµιλουµένη αγγλική όσο και τα σύµβολα που παρουσιάζονται στο πλαίσιο που αφήσατε ανοιχτό. Δοκιµάστε να καταχωρίσετε ένα νέο task, αυτήν τη φορά γράφοντάς το όπως θα το λέγατε σε µία… αγγλόφωνη γραµµατέα – π.χ. “Meeting today at 20:30 with Nick”. Το RTM θα καταλάβει ότι το “at 20:30” είναι η ώρα και το “with Nick” αναφέρεται στην επαφή “Nick” και θα φροντίσει να ορίσει αυτές τις παραµέτρους για το task. Χρησιµοποιώντας τα πρόσθετα σύµβολα, µπορείτε να ορίσετε τη διάρκεια του task (π.χ. γράφοντας “=15” θα καταχωριστεί “µε διάρκεια 15 λεπτών”) κ.λπ.
Βήμα 6
Τέσσερα πρόσθετα shortcuts, που αρχικά δεν φαίνεται πως είναι shortcuts, αντιστοιχούν στα πλήκτρα 1 έως 4. Με αυτά µπορείτε να ορίσετε “στα γρήγορα” την προτεραιότητα ενός task: “1” είναι η πιο σηµαντική και “3” η λιγότερο σηµαντική (η “4” ορίζεται ως “καθόλου προτεραιότητα”). Έτσι, επιλέγοντας δύο tasks (βάζοντας “τικ” στο “κουτάκι” αριστερά από το όνοµά τους) και πατώντας το 2, ορίζετε ότι έχουν “µέση προτεραιότητα”. Προσέξτε, επίσης, το pull-down µενού “More Actions…”, πάνω από τη λίστα, που παρέχει πρόσθετες δυνατότητες: µετακίνηση των επιλεγµένων tasks σε άλλη λίστα, διαγραφή τους κ.λπ.
Βήμα 7
Σηµειώνουµε ότι κάθε φορά που κάνετε κάποια αλλαγή, το RTM παρέχει για λίγη ώρα τη δυνατότητα ακύρωσής της -κοινώς “undo”- εµφανίζοντας ένα σχετικό πλαίσιο στο ανώτερο σηµείο του. Και, παρεµπιπτόντως, τώρα που προσθέσατε κάποια tasks, µήπως τυγχάνει κάποιο από αυτά να έχει τη σηµερινή ηµεροµηνία; Αν ναι, µε ένα κλικ στην πρώτη επιλογή του µενού, πάνω δεξιά, “Overview”, µεταφέρεστε στη λίστα υποχρεώσεων της ηµέρας που είχαµε συναντήσει και νωρίτερα, όπου θα δείτε προφανώς τα tasks που καταχωρίσατε µε σηµερινή… ηµεροµηνία λήξης.
Βήμα 8
Αν θέλετε να αλλάξετε τις παραµέτρους ενός task, πέρα από τα όποια shortcuts, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε και το πλαίσιο που βρίσκεται στο πάνω δεξιά τµήµα, µε τίτλο “task”. Ένα κλικ σε µία από τις παραµέτρους επιτρέπει είτε να την προσδιορίσετε είτε, αν υπάρχει ήδη, να την αλλάξετε. Δεν παρέχονται, όµως, επιλογές, πλήκτρα, “βελάκια”, sliders κ.λπ., αλλά η όποια επέµβαση γίνεται και πάλι µε τη χρήση απλής (αν και αγγλικής) γλώσσας – π.χ. γράφοντας “every monday” στο πεδίο “Repeat”, ορίζετε ότι θέλετε το επιλεγµένο task να επαναλαµβάνεται κάθε Δευτέρα.
Βήμα 9
Ναι, αλλά τι γίνεται αν θέλετε πιο εξειδικευµένες λίστες tasks, για καλύτερη οµαδοποίηση των υποχρεώσεών σας; Επισκεφθείτε το Settings, από το µενού στο άνω δεξιά άκρο της υπηρεσίας, και από εκεί επιλέξτε το tab “Lists”. Εκεί µπορείτε µε ένα κλικ στο “+ Add List”, στο πάνω δεξιά άκρο της λίστας των… λιστών, να προσθέσετε µία καινούργια. Φυσικά, όπως και κατά τη διαχείριση tasks, αν θέλετε, µπορείτε να επιλέξετε κάποιες από τις υπάρχουσες και από το pull-down µενού “More Actions…” να τη διαγράψετε, αλλά και να την ορίσετε ως την προκαθορισµένη λίστα (στην οποία θα πηγαίνουν όλα τα νέα tasks που καταχωρίζετε) ή να την αρχειοθετήσετε (αν δεν σας είναι πλέον χρήσιµη, όµως µπορεί να την ξαναχρειαστείτε στο µέλλον).
Βήμα 10
Και αφού ορίσετε τις δικές σας λίστες και αρχίσετε να καταχωρίζετε tasks, πώς τα ταξινοµείτε εύκολα σε αυτές; Μπορείτε κατά την καταχώριση να χρησιµοποιείτε το σύµβολο “#” (όπως αναφερόταν και στο σχετικό “παραθυράκι” µε τα σύµβολα), π.χ. γράφοντας: “Να τηλεφωνήσω στον Δηµήτρη, tomorrow at 12:30 #personal #calls”. Αν υπάρχει λίστα µε όνοµα “personal” ή “calls”, το task θα ενταχθεί σε αυτήν, αλλιώς η λέξη θα προστεθεί στο task σαν tag (λίστες και tags έχουν ίδια συµπεριφορά “φίλτρων”, όµως οι λίστες διαφοροποιούνται στο ότι ξεχωρίζουν στο βασικό περιβάλλον του RTM, ενώ τα tags παρουσιάζονται µόνο ως πρόσθετες πληροφορίες – αυτή είναι και η µόνη ουσιαστική διαφορά).
