Το webinar είναι ένας μοναδικός τρόπος για να προσελκύσετε το κοινό σας και να αλληλεπιδράσετε μαζί του, ανεξάρτητα από το μέγεθος των ατόμων ή την τοποθεσία τους. Ορισμένα βασικά συστατικά για ένα αποτελεσματικό webinar περιλαμβάνουν την επιλογή της σωστής τεχνολογίας, τη δημιουργία ενός περιβάλλοντος που δεν σας αποσπά την προσοχή, την εκ των προτέρων προετοιμασία, τη γνώση πως να δημιουργήσετε και να παρουσιάσετε το σεμινάριο και την κατανόηση του τρόπου καταγραφής ενός webinar για να το μοιράσετε και σε εκείνους που δεν είχαν την ευκαιρία να το παρακολουθήσουν τη στιγμή που διεξαγόταν.
Σε αυτό το άρθρο θα σας περιγράψω διάφορες μεθόδους για να είστε πλήρως προετοιμασμένοι ώστε να πραγματοποιήσετε ένα επιτυχημένο webinar υψηλής ποιότητας.
Η εφαρμογή μιας διαδικτυακής εκδήλωσης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιραστείτε το περιεχόμενο σας, τόσο με καινούργια άτομα, όσο και με το υπάρχον πελατολόγιο σας ή και με εκείνους που έχουν τα ίδια ενδιαφέροντα με εσάς, όχι μόνο στη χώρα σας, αλλά και παγκοσμίως. Η ικανότητα προσέγγισης των ανθρώπων όπου ζουν και εργάζονται μακριά από την περιοχή σας δεν ήταν ποτέ πιο σημαντική, όσο στην παρούσα φάση που όλα τριγυρίζουν γύρω από το διαδίκτυο, λόγω της έκτακτης υγειονομικής κατάστασης που βιώνει σχεδόν ολόκληρος ο πλανήτης.
Οφείλετε να θυμάστε πως πλεόν κανένας δεν θέλει να τρέχει σε φυσικούς χώρους για να παρακολουθήσει ένα ακόμη σεμινάριο, κυρίως λόγω της ταλαιπωρίας να μετακινηθείς στην τοποθεσία που διεξάγεται το εκάστοτε σεμινάριο. Επομένως το webinar είναι μονόδρομος καθαρά για πρακτικούς λόγους.
Ωστόσο, αρχικά πρέπει να γίνει προσεκτική προεργασία και οργάνωση για να εξασφαλιστεί μια επιτυχημένη παρουσίαση. Οι συμβουλές και οι σχετικοί πόροι που παρέχονται εδώ είναι εξαντλητικοί, και θα σας βοηθήσουν να λάβετε υπόψη τις βασικές λεπτομέρειες που θα σας δώσουν τα εφόδια να κερδίσετε την εμπιστοσύνη των θεατών ή και για να συμβεί το ακριβώς αντίθετο, δηλαδή να το εγκαταλείψουν, γιατί έχουν βαρεθεί και δεν υπάρχει κάτι ουσιώδες που να τους κρατάει προσηλωμένους.
Επιλέξτε θέμα και μορφή του webinar
Ένα επιτυχημένο διαδικτυακό σεμινάριο μπορεί να σας φέρει νέους πελάτες, νέες πωλήσεις και υψηλότερη αφοσίωση στα άτομα που σας ακολουθούν. Για να προσελκύσετε την προσοχή τους κατ ‘αρχάς, το webinar σας θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα ενδιαφέρον θέμα και να δομηθεί με σωστό τρόπο.
Επιλέξτε ένα θέμα που σίγουρα θα τραβήξει την προσοχή του κοινού σας, και όχι κάτι συνηθισμένο ή βαρετό. Παραδείγματος χάρη, επικεντρωθείτε σε μία νέα άγνωστη δυνατότητα ενός επαγγέλματος, ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, ώστε να μάθουν μερικές ουσιώδης συμβουλές και τάσεις στον κλάδο σας. Αναζητήστε ένα συγκεκριμένο θέμα στο οποίο είστε ειδικός και έχετε στενούς δεσμούς με το αντικείμενο που καταπιάνεστε. Κάντε το επίσης συναρπαστικό – με αποκλειστικό περιεχόμενο ή νέες απόψεις που θα εξάψει την εμπειρία του θεατή.
Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε για τη μορφή του σεμιναρίου. Διοργανώστε μια διαδραστική συνεδρία με έναν έμπειρο συντονιστή που έχει ευχέρεια στο λόγο σε συνεργασία με εσάς που παρουσιάζεται το υλικό σας. Σκεφτείτε ποιο είναι το κεντρικό στοιχείο ενδιαφέροντος του κοινού σας και επιλέξτε μια μορφή webinar που ταιριάζει σε αυτή την κατηγορία ανθρώπων.
Σε πιο χώρο θα παρουσιάσετε το webinar
Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα ήσυχο σκηνικό στο δωμάτιο ή στο καθιστικό σας για να κρατήσετε τους συμμετέχοντες αφοσιωμένους και συγκεντρωμένους σε αυτά που τους λέτε. Εάν φιλοξενείτε το webinar σας από το σπίτι, βεβαιωθείτε ότι τα παιδιά ή τα κατοικίδια ζώα σας δεν θα δημιουργήσουν περισπασμούς κατά τη διάρκεια της συνεδρίας.
Εάν εργάζεστε από το γραφείο σας, βρείτε ένα ήσυχο χώρο όπου δεν θα ενοχληθείτε εσείς τους υπόλοιπους ή και το αντίστροφο. Φροντίστε να διατηρείτε τον χώρο σας καθαρό, και να εμφανίζεστε ντυμένοι επαγγελματικά με την κατάλληλη ενδυμασία. Ακολουθεί μια λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσει το webinar.
- Σίγαση κάθε συσκευής που δεν είναι απαραίτητη για το webinar.
- Επιθεωρήστε το δωμάτιο για οτιδήποτε δημιουργεί θόρυβο.
- Βεβαιωθείτε ότι στο δωμάτιο σας δεν υπάρχουν παιδιά και κατοικίδια ζώα που να ενοχλούν τη δεδομένη χρονική στιγμή.
- Κλείστε ή απενεργοποιήστε τυχόν τηλέφωνα, εφαρμογές ή ειδοποιήσεις στον υπολογιστή σας.
Αν έχετε μπλουζάκια με την επωνυμία της επιχείρησης σας, φορέστε τα, αλλά να μοιάζουν επαγγελματικά και όχι σαν να πηγαίνετε να δουλέψετε στην οικοδομή. Εξετάστε τη στρατηγική τοποθέτηση των αντικειμένων που θα εμφανίζονται στην κάμερα.
Επιλέξτε πλατφόρμα για το webinar
Η φιλοξενία ενός webinar μπορεί να είναι τόσο απλή ή και συνάμα πολύπλοκη υπόθεση. Όσον αφορά την τεχνολογία, υπάρχουν πολλές επιλογές – από τα τυπικά εργαλεία τηλεδιάσκεψης έως premium λογισμικά που διατίθενται επί πληρωμή.
Τα γνωστά εργαλεία, όπως το Zoom, Skype και το Google Hangouts είναι εξαιρετικές επιλογές για ένα απλό webinar, όπου δεν χρειάζεται να έχετε πάρα πολλούς καλεσμένους και δεν τους ενοχλεί να εμφανίζεται το λογότυπο της πλατφόρμας. Είναι επίσης καλά εάν το κοινό σας δεν έχει βαθιά γνώση των τεχνολογιών, αφού έτσι αυξάνονται οι πιθανότητες να είναι εξοικειωμένοι με αυτά τα εργαλεία, δίοτι τους είναι ήδη γνωστά (τουλάχιστον στους περισσότερους).
Για μεγαλύτερο αριθμό συμμετεχόντων ή πιο εξειδικευμένο webinar, σκεφτείτε να επενδύσετε σε μια ειδική πλατφόρμα webinar όπως το GoToWebinar ή το ClickMeeting . Αυτές οι πλατφόρμες εικονικών εκδηλώσεων διαθέτουν επιπλέον δυνατότητες σχεδιασμένες για να διευκολύνουν τη φιλοξενία μιας πολύπλοκης παρουσίασης, όπως φόρμα εγγραφής για συμμετοχή στην εκδήλωση, εικονικές αίθουσες αναμονής προτού ξεκινήσει το συμβάν και διαδραστικές λειτουργίες, όπως δημοσκοπήσεις, infographics και charts.
Διαλέξτε τη σωστή ημερομηνία και ώρα
Η ομορφιά ενός webinar είναι ότι δεν χρειάζεται να ψάξετε την τέλεια τοποθεσία για να φιλοξενήσετε τους καλεσμένους σας. Αντίθετα, αυτό το εικονικό συμβάν θα διευκολύνει τους περισσότερους ανθρώπους να συντονιστούν και να ακούσουν τα νέα σας από την άνεση του σπιτιού τους, καθισμένοι στον καναπέ τους. Ωστόσο, η προτεραιότητα σας είναι να βρείτε την σωστή ημερομηνία και ώρα, όπου εκ των πραγμάτων, δύναται να παρευρεθεί όσο το δυνατόν περισσότερος κόσμος.
Σκεφτείτε πότε το κοινό – στόχος σας είναι πιο απασχολημένο και πότε έχει ελεύθερο χρόνο. Επειδή η πλειονότητα εξ αυτών, ενδέχεται να είναι απασχολημένοι κατά τη διάρκεια των πρωινών και των μεσημεριανών ωρών, έτσι το απόγευμα ή το βράδυ φαντάζει ως η καλύτερη λύση.
Για κάποιυς άλλους, μια συνεδρία στην οποία μπορούν να συμμετάσχουν στο μεσημεριανό τους διάλειμμα είναι επίσης μία εξαιρετική επιλογή, αλλά αυτό θα το κρίνετε εσείς, εξετάζοντας τις συνθήκες όλων των συμμετεχόντων.
Επιλέξτε μια μέρα της εβδομάδας που ταιριάζει καλύτερα στο κοινό και το θέμα σας., για παράδειγμα μπορεί να είναι στην αρχή της εβδομάδας, αλλά για ένα σεμινάριο κατάρτισης, ένα απόγευμα Παρασκευής θα μπορούσε να λειτουργήσει εξίσου καλά.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι οι ζώνες ώρας. Εάν φιλοξενείτε ένα webinar με συμμετέχοντες από διάφορες χώρες, επιλέξτε μια ώρα που θεωρείται η χρυσή τομή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν έχετε ένα παγκόσμιο ακροατήριο. Ωστόσο θα πρέπει να εστιάσετε σε εκείνους που είναι οι σημαντικότεροι και οι περισσότεροι.
Δημιουργήστε το περιεχόμενο του webinar σας
Αφού αποφασίσετε για το θέμα, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία περιεχομένου. Το υλικό που θα δημιουργήσετε θα εξαρτηθεί από τη μορφή που έχετε επιλέξει, την κεντρική θεματολογία σας και το τι θέλει να δει το κοινό σας.
Σκεφτείτε τον στόχο του webinar σας – τόσο από την πλευρά σας, όσο και από το κοινό σας. Σχεδιάστε το περιεχόμενο σας γύρω από αυτές τις συνισταμένες, και στη συνέχεια, φτιάξτε διαφάνειες και τα οπτικά στοιχεία που να υποστηρίζουν τις πληροφορίες σας. Εάν θέλετε να μοιραστείτε τεχνικές πληροφορίες ή δεδομένα, θα χρειαστείτε infographics και charts. Για μια επίδειξη προϊόντος, θα πρέπει να κάνετε κοινή χρήση οθόνης για να εμφανίσετε τις δυνατότητες του.
Για να κάνετε το σεμινάριο σας ελκυστικό, δημιουργήστε μερικές οπτικές διαφάνειες που προσθέτουν ενδιαφέρον στο εικονικό συμβάν. Παρόλο που οι περισσότερες πλατφόρμες διαθέτουν την λειτουργία εμφάνισης ετικετών σε ζωντανή ροή βίντεο, εν τούτοις είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε μια πρότυπη διαφάνεια καλωσορίσματος με την εμπορική επωνυμία σας, δηλαδή να εμφανίσετε οπωσδήποτε ένα intro και ένα outro που θα παραπέμπει σε επαγγελματική δουλειά και όχι σε κάτι πρόχειρο.
Προσπαθήστε να αποφύγετε την προσθήκη υπερβολικού κειμένου στις διαφάνειες του webinar σας. Διότι το κοινό επιθυμεί να ακούει και να βλέπει τον ομιλητή και όχι να διαβάζει γραπτό κείμενο, πόσο μάλλον για πολλή ώρα. Προσέξτε το webinar σας να είναι προσβάσιμο και σε όσους δεν μπορούν να παρακολουθήσουν την εικόνα, και δύναται να ακούσουν μόνο τον ήχο.
Ετοιμάστε τον εξοπλισμό σας
Με την επιλεγμένη μορφή και το περιεχόμενο σας να είναι πλέον έτοιμο, το τελευταίο πράγμα που θα χρειαστείτε προτού φιλοξενήσετε το webinar σας είναι ο σωστός εξοπλισμός. Είτε πρόκειται για ένα Smartphone, είτε ένα απλό φορητό υπολογιστή, είτε μια πιο περίτεχνη εγκατάσταση. Το ζητούμενο της υπόθεσης είναι μπορέσει να εξυπηρετήσει το σκοπό σας και να μη σας εκθέσει ανεπανόρθωτα σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά και σταματήσει να λειτουργεί.
Για ένα ανεπίσημο δωρεάν διαδικτυακό σεμινάριο, πιθανότατα να τα καταφέρετε με ένα τυπικό φορητό υπολογιστή και μια web κάμερα. Η ποιότητα δεν θα είναι εκπληκτική, αλλά είναι ένας προσιτός τρόπος για να μεταδώσετε την ομιλία στο κοινό σας. Για πιο επαγγελματική εμφάνιση και αίσθηση, επενδύστε σε εξοπλισμό υψηλής ποιότητας.
Κάμερες ή βιντεοκάμερες υψηλής ευκρίνειας και επαγγελματικά μικρόφωνα έχουν τα εχέγγυα να βελτιώσουν δραστικά την ποιότητα του ήχου και της εικόνας. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο για το κοινό σας να κατανοεί πως το περιεχόμενο σας είναι θεσπέσιο, αλλά να μην μπορεί να συγκεντρωθεί λόγω του κακού ήχου.
Κάντε πρόβα πριν το διαδικτυακό σεμινάριο
Η εκτέλεση μιας ζωντανής εικονικής εκδήλωσης απαιτεί σωστή οργάνωση και προετοιμασία, γιατί ανά πάσα στιγμή ελλοχεύει ο κίνδυνος της αποτυχίας – ειδικά αν είναι το πρώτο σας webinar. Για να χαλαρώσετε και να βεβαιωθείτε ότι έχετε την απαιτούμενη αυτοπεποίθηση, κάντε αρκετές πρόβες εκ των προτέρων, και αν καταστεί εφικτό, συγκεντρώστε μια ομάδα γνωστών ατόμων και διεξάγεται την ομιλία σας, όπως θα είχατε πράξει σε πραγματικό κοινό.
Η διαδικασία της εξάσκησης είναι αναγκαίο να αρχίσει μία δύο εβδομάδες πιο πριν από το προγραμματισμένο ραντεβού, ώστε να εξοικειωθείτε με το αντικείμενο. Εάν είστε πεπειραμένοι στα διαδικτυακά σεμινάρια, τότε ίσως να χρειαστεί μόνο λίγες ημέρες εξάσκησης.
Επιπλέον ρυθμίστε τον εξοπλισμό σας, ετοιμάστε τα μικρόφωνα και την κάμερα και εκτελέστε τις διαφάνειες σας όπως θα κάνατε την ημέρα της παρουσίασης. Αυτή η τακτική είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα, και συνάμα να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν σωστά και ομαλά.
Εκτός από το σεμινάριο, προετοιμάστε την ομάδα σας για το τι πρέπει να κάνει εάν κάτι προκύψει αναπάντεχα. Προσωπικά σας συνιστώ να έχετε κάποιο βοηθό έτοιμο να παρέμβει και να σας υποστηρίξει ανά πάσα στιγμή, όχι μόνο σε περίπτωση που πάει κάτι στραβά, αλλά κι αν ξεχάσετε κάτι κατά τη διάρκεια της ζωντανής εκδήλωσης.
Προωθήστε το webinar σας
Για να είναι επιτυχές το διαδικτυακό σεμινάριο, χρειάζεται πρωτίστως να υπάρχουν χρήστες που θα το παρακολουθήσουν. Εδώ έρχεται η προώθηση, η οποία πρέπει να διεξαχθεί μελετημένα και με στρατηγική, ώστε να έχει περαιτέρω απήχηση και σε ανθρώπους που δεν σας γνωρίζουν.
Σχεδιάστε μια ελκυστική σελίδα προορισμού (landing page) και εκτελέστε καμπάνιες ψηφιακού μάρκετινγκ για να προσεγγίσετε το κοινό – στόχο σας σε πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης και σε σχετικές ψηφιακές κοινότητες μέσω διαφημίσεων. Για παράδειγμα το διαφημιστικό μήνυμα θα πρέπει να αποτελεί παρότρυνση για δράση προκειμένου να ενθαρρύνεται τους εν δυνάμει συμμετέχοντες να εγγραφούν στην εκδήλωσή σας.
Παρουσιάστε ένα κίνητρο που θα προκαλεί το ενδιαφέρον, π.χ. με τη συμμετοχή σας θα λάβετε και ένα εκπτωτικό κουπόνι για αγορές στο τάδε ηλεκτρονικό κατάστημα ή οτιδήποτε άλλο κριθεί απαραίτητο και έχει άμεση σχέση με το αντικείμενο σας.
Μόλις οι επισκέπτες σας στο webinar έχουν εγγραφεί, μπορείτε να συνεχίσετε την επικοινωνία μαζί τους πριν από την εκδήλωση. Στείλτε μηνύματα υπενθύμισης στους εγγεγραμμένους χρήστες ώστε να μην χάσουν το συμβάν, Επιπλέον δώστε έμφαση σε όσους είναι εγγεγραμμένοι στη λίστα email σας, μοιράζοντας εκ των προτέρων περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το webinar.
Τι πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια του webinar
Να είστε έτοιμοι να καλωσορίσετε τους επισκέπτες καθώς συντονίζονται στο ζωντανό διαδικτυακό σεμινάριο σας ή να έχετε έτοιμη μια διαφάνεια με μερικές χρήσιμες πληροφορίες στο εικονικό λόμπι πριν από την εκδήλωση. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, ξεκινήστε να μιλάτε με χαμόγελο, αποφεύγοντας να κάνετε οποιαδήποτε νύξη σε ευαίσθητα θέματα, προσβάλλοντας ανθρώπους ή λέγοντας κρύα αστεία που ίσως να προκαλέσουν άσχημες αντιδράσεις.
Ήδη από το ξεκίνημα θα πρέπει να δείξετε τις επαγγελματικές προθέσεις σας, παρέχοντας εξαρχής πολύτιμα δεδομένα και τεχνικές πληροφορίες, ενώ ενδείκνυται προς το τέλος να προσφέρετε στους θεατές σας υλικό για λήψη. Όμως προσέξτε μην το πράξετε στην αρχή και αποσπάσετε την προσοχή τους, και αντί να σας ακούν, να κοιτούν τις σημειώσεις από το υλικό που τους δώσατε.
Μην ξεχάσετε να ηχογραφήσετε και το webinar σας, ώστε να μπορείτε να το προσφέρετε κατόπιν παραγγελίας σε άτομα που δεν μπορούσαν να παρευρεθούν στην εικονική εκδήλωση σας. Η παρούσα διαδικασία είναι βαρύνουσας σημασίας, αφού με την πάροδο του χρόνου θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη πόρων για να εξερευνήσουν οι δυνητικοί πελάτες σας.
Τι να κάνετε μετά την εκδήλωση
Το συμβάν μπορεί να έχει τελειώσει, αλλά η σχέση σας με τους θεατές σας δεν πρέπει να σβήσει μετά το πέρας του διαδικτυακού σεμιναρίου. Εάν δεν συνεργαστείτε μαζί τους πέρα από το webinar, χάνετε ευκαιρίες να αποκτήσετε πολύτιμες σχέσεις, ώστε να διατηρήσετε τους υπάρχοντες πελάτες, να αποκτήσετε νέους, με απώτερο σκοπό να επιτύχετε περαιτέρω πωλήσεις και ενδεχομένως ακόμη, να προκύψουν νέες συνεργασίες με σημαντικά πρόσωπα που είναι αξιοσέβαστα στον επαγγελματικό τομέα τους.
Συνομιλήστε μς τους συμμετέχοντες στο webinar μετά την εκδήλωση και συνεχίστε να αναπτύσσετε σχέσεις, ακόμη και φιλίες μαζί τους. Εάν το webinar σας ήταν μέρος μιας τακτικής πωλήσεων, ενημερώστε τους για τυχόν αποκλειστικές προσφορές ή χρονικά περιορισμένες εκπτώσεις που δικαιούνται.
Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε χρήσιμους πόρους, όπως αρχεία, συνδέσμους και αναφορές, και να ενημερώσετε τους ανθρώπους που μπορούν να σας βρουν στα social media. Επιπρόσθετα, πριν αποχωριστείτε, είναι μια καλή στιγμή να του ζητήσετε να σχολιάσουν την παρουσίαση σας, προφανώς γιατί αυτά τα σχόλια θα σας δώσουν μία ολοκληρωμένη εικόνα για το πως θα διαμορφώσετε πιο σωστά τα μελλοντικά σας σεμινάρια και εκδηλώσεις.
Διάβασε επίσης:
 Είναι ένας μοναδικός τρόπος για να προσελκύσετε το κοινό σας και να αλληλεπιδράσετε μαζί του){kind=link}