Σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον σημαίνει παραγωγικό εργατικό δυναμικό.
Η αποδοτικότητα στο χώρο εργασίας είναι κάτι που προσπαθούν όλες οι επιχειρήσεις να επιτύχουν, προφανώς γιατί αυτό θα μεταφραστεί σε περαιτέρω κέρδη, αλλά τα περισσότερα γραφεία στην Ελλάδα εξακολουθούν να παραμένουν πίσω από τους ευρωπαίους ομολόγους τους όσον αφορά το συγκεκριμένο ζήτημα. Ενώ η παραγωγικότητα είναι ένα παζλ που δεν έχει ακόμη επιλυθεί, το μόνο σίγουρο πράγμα που μπορούμε να πούμε είναι ότι ότι απαιτείται τεράστια προσπάθεια και λιγότερο θεωρία.
Υπάρχουν χιλιάδες συμβουλές που κυκλοφορούν σε ολόκληρο το διαδίκτυο που ισχυρίζονται ότι ενισχύουν την παραγωγικότητα, όπως προσεκτικά δημιουργημένες λίστες υποχρεώσεων και δομημένα κίνητρα, έως συντομότερες ώρες εργασίας και αρκετές ώρες ύπνου ξεκούρασης. Αλλά η ευθύνη για ένα μη παραγωγικό γραφείο συχνά έγκειται στο σημείο της παλιάς τεχνολογίας και της ξεπερασμένης νοοτροπίας που έχουν τα διοικητικά στελέχη μιας επιχείρησης.
Πρόσφατη έρευνα της Sharp αποκαλύπτει τον ρόλο της τεχνολογίας σε αυτό το διαρκές έπος, όπου πάνω από 6.000 εργαζόμενοι από όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση μοιράζονται ιδέες για το τι βοηθάει ή παρεμποδίζει την αποδοτικότητα στο χώρο εργασίας. Τα ευρήματα δείχνουν ότι η τεχνολογία παίζει το κυριότερο ρόλο. Αλλά με μια προσεκτικότερη επιθεώρηση των ευρημάτων, φαίνεται ότι η αναποτελεσματική τεχνολογία ενός γραφείου αποτελεί μέρος ενός πολύ ευρύτερου συνόλου αλληλένδετων θεμάτων.
Νέα τεχνολογία, περισσότερη τεχνολογία ή καινούργια τεχνολογία;
Είτε είναι πάρα πολύ παλιά, είτε πολύ περίπλοκη ή πολύ αργή η τεχνολογία, η στασιμότητα από την αναποτελεσματική τεχνολογία είναι ένα κοινό αφήγημα σε πολλά γραφεία. Στην πραγματικότητα, μπορεί συχνά να είναι μια βολική δικαιολογία. Ένα εκπληκτικό 32% των εργαζομένων στα γραφεία του Ηνωμένου Βασιλείου δήλωσαν ότι μειώνεται η εργατική αποδοτικότητά τους εξαιτίας της ξεπερασμένης τεχνολογίας που διαθέτει ο εργασιακός τους χώρος, και δεν θα έπρεπε να υπάρχει εντός του γραφείου.
Σχεδόν τα δύο τρίτα των Βρετανών (64%) πιστεύουν ότι θα είναι πιο παραγωγικοί αν το γραφείο τους είχε καλύτερη τεχνολογία. Ένας παρόμοιος αριθμός (63%) πιστεύει ότι η σύγχρονη τεχνολογία θα τους επέτρεπε να δουλεύουν καλύτερα με περισσότερους ανθρώπους.
Αυτό ενισχύει την άποψη που πολλοί αναμένουν να ακούσουν δηλαδή ότι η ποιοτική τεχνολογία μπορεί να μας βοηθήσει να κάνουμε καλύτερη τη δουλειά μας. Ωστόσο, όταν εξετάζουμε προσεκτικά ποιο ακριβώς είναι το εμπόδιο σε αυτήν την υπόθεση, η ιστορία παίρνει μια απροσδόκητη μορφή.
Σε όλες τις ηλικιακές ομάδες που ερωτήθηκαν σε αυτή τη μελέτη, τα νεότερα άτομα που διαπιστώθηκε ότι δεν τα κατάφερναν καλύτερα με τον εξοπλισμό του γραφείου που είχε κάποιου είδους πολύπλοκης τεχνολογίας. Μεταξύ των χιλιάδων ατόμων (ηλικίας 16-34 ετών), σχεδόν το ήμισυ (45%) παραδέχθηκε ότι δεν γνωρίζει πώς να χρησιμοποιεί όλη την τεχνολογία που αναμενόταν να χρησιμοποιήσει ως μέρος της δουλειάς του.
Εάν συγκεκριμενοποιήσουμε ακόμη περισσότερο τις ηλικιακές ομάδες, τότε θα καταλήξουμε στο συμπέρασμα πάνω από το ήμισυ (52%) ηλικίας 16-24 ετών απέφευγε ενεργά την τεχνολογία στην εργασία, επειδή τους φαινόταν πολύ περίπλοκη. Συγκριτικά, αυτό το συναίσθημα αντανακλούσε λιγότερο από το ένα τρίτο (30%) των ατόμων ηλικίας 55 ετών και άνω.
Επένδυση σε κατάρτιση και δεξιότητες του εργατικού δυναμικού.
Αυτοί οι αριθμοί υποδεικνύουν ότι ορισμένοι εργοδότες μπορεί να παραμελούν σημαντικά την εκπαίδευση στο νεότερο προσωπικό της εταιρείας τους. Δεδομένου ότι υπάρχουν περισσότερα γραφεία ανά επιχείρηση από ποτέ, η βασική κοινή λογική λέει ότι πρέπει να επενδύουμε σε αυτή τη γενιά.
Οι νεότεροι εργαζόμενοι έχουν τη φήμη ότι καταλαβαίνουν καλύτερα την τεχνολογία, αλλά στην πραγματικότητα είναι αυτό ισχύει κυρίως για τη χρήση κινητού τηλεφώνου, το οποίο στην ουσία δεν εξισώνει το βάθος της γνώσης ενός οποιουδήποτε συστήματος.
Με βάση την παρούσα έρευνα της Sharp, ο καθηγητής Δρ Sascha Stowasser, Διευθυντής του Γερμανικού Ινστιτούτου Εφαρμοσμένων Εργασιακών Επιστημών, εξηγεί:
«Οι εργαζόμενοι βρίσκονται αντιμέτωποι με ένα μεγάλο αριθμό νέων τεχνολογιών, και τη συγκεκριμένη περίοδο που διανύουμε θα μπορούσαμε να χαρακτηρίσουμε ως εποχή της ψηφιοποίησης. Ωστόσο, η περαιτέρω κατάρτιση και η δια βίου μάθηση μπορεί να εξαλείψει τον φόβο της χρήσης των νέων τεχνολογιών».
Αυτό υπογραμμίζει ότι η τεχνολογία δεν πρέπει να θεωρείται ως η βασικότερη αιτία που μπορεί να θεραπεύσει το πρόβλημα της παραγωγικότητάς. Οι εργοδότες πρέπει την κάθε τεχνολογία που υπάρχει εντός του γραφείου να την βλέπουν μεμονωμένα, όπως και τους χρήστες που το χρησιμοποιούν, επίσης στα ανώτερα στελέχη μιας επιχείρησης πρέπει να εξασφαλίσουν ότι οι λύσεις που αναπτύσσουν στο εργασιακό τους περιβάλλον συνοδεύονται από το σωστό επίπεδο υποστήριξης.
Απομακρυσμένη εργασία και BYOD.
Ομοίως, η σχέση μεταξύ της τεχνολογίας και των χρηστών πρέπει να εξεταστεί μέσω των σύγχρονων εργασιακών περιβαλλόντων. Έχουμε δει μια σημαντική αλλαγή τα τελευταία χρόνια από την άποψη του πώς και πού δουλεύουμε, δηλαδή όλο και περισσότερο τα μέλη των νέων αναπτυσσόμενων εταιριών επιλέγουν να εργάζονται από το σπίτι τους ή να έχουν έδρα σε διαφορετικές χώρες.
Παρόλα αυτά, λιγότερο από το ένα τρίτο (31%) των βρετανών εργαζομένων λέει ότι αισθάνονται σίγουροι όταν δουλεύουν από κάποια απομακρυσμένη τοποθεσία. Αυτή η έλλειψη εμπιστοσύνης, σε συνδυασμό με το γεγονός ότι οι άνθρωποι είναι συνηθισμένοι στα smartphones και τα tablet τους, σημαίνει ότι όλο και περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν να χρησιμοποιούν τις προσωπικές τους συσκευές στο χώρο εργασίας (όμως είναι επικίνδυνο γιατί μπορεί να κολλήσουν malware και κατά συνέπεια εκθέτουν την εταιρεία τους ). Στην πραγματικότητα, το 41% των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι προτιμούσαν αυτήν την επιλογή, επειδή ήταν ευκολότερη.
Ορισμένες εταιρείες εφαρμόζουν προγράμματα «BYOD» και ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν οποιαδήποτε τεχνολογία είναι πιο άνετη για εκείνους . Αν μοιάζει εξαιρετικά θαυμάσια τούτη η μέθοδος για τον υπάλληλο , αυτή η προσέγγιση δεν βελτιώνει πάντα την αποτελεσματικότητα – ειδικά όταν πρόκειται για συνεργατική εργασία.
Μια σειρά διαφορετικών συσκευών, με πληθώρα διαφορετικών διεπαφών, καθιστά δύσκολη την ανταλλαγή πληροφοριών. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αποσύνδεση μεταξύ ατόμων, γεγονός που μπορεί να μεταβάλει τη δυναμική του ευρύτερου περιβάλλοντος.
Έτσι, σαφώς τα εργαλεία που διευκολύνουν την ψηφιακή συνεργασία πρέπει να αποτελέσουν προτεραιότητα. αλλά είναι ακόμα πιο σημαντικό τα εργαλεία αυτά να εμπλέκουν τους χρήστες κατά τρόπο ουσιαστικό.
Νέες προσδοκίες
Ο καθηγητής Dr. Sascha Stowasser πιστεύει ότι οι προσδοκίες των ανθρώπων γύρω από την τεχνολογία αλλάζουν: Οι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν πλέον μια συσκευή εάν δεν πληρούνται οι βασικές αρχές της χρηστικότητας. Για να είναι μια συσκευή χρήσιμη, πρέπει να είναι εύκολη στην εκμάθηση, διαισθητική, να έχει χαμηλό ποσοστό σφάλματος και να ικανοποιεί μια ανάγκη.
«Αντίθετα, εάν μια συσκευή είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθεί, είναι επιρρεπής σε σφάλματα ή δεν ικανοποιεί μια ανάγκη, τότε οι άνθρωποι δεν θα την χρησιμοποιήσουν. Αυτό οδηγεί σε αποθάρρυνση και λιγότερη παραγωγικότητα. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες πρέπει να σκεφτούν αυτές τις αρχές με κάθε νέα αγορά καινούργιας τεχνολογίας που φέρουν στο γραφείο τους. Εάν η τεχνολογία δεν χρησιμοποιείται εκτενώς και με τρόπο που έχει νόημα, τότε προφανώς απαιτεί αλλαγή».
Κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι που ερωτήθηκαν δήλωσαν ότι απογοητεύτηκαν από την τεχνολογία κατά 3,19 φορές περισσότερο σε μία κανονική εργάσιμη ημέρα. Αυτό σημαίνει ότι οι υπάλληλοι σταματούν να γίνονται αποδοτικοί και κατά συνέπεια επιβαρύνει στο μέγιστο την ανάπτυξη μιας επιχείρησης. Επιπλέον, ο μέσος εργαζόμενος στο Ηνωμένο Βασίλειο λέει ότι χάνει 40 λεπτά την ημέρα λόγω της αργής ή αναποτελεσματικής τεχνολογίας. Αυτό ισοδυναμεί με 168 ώρες ή τέσσερις εβδομάδες νεκρού χρόνου κάθε χρόνο.
Σαφώς μια πιο εξεταζόμενη ανάλυση των υφιστάμενων λύσεων από τους ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων και η προθυμία του εργατικού δυναμικού, ίσως να φέρουν κάποιες απροσδόκητες λύσεις που να ανταποκρίνονται στις σημερινές ανάγκες της εποχής μας, προχωρώντας σε μεγάλο βαθμό στην ανακούφιση αυτής της απογοήτευσης.
Επομένως, ένας σύγχρονος χώρος εργασίας δεν δημιουργεί απαραιτήτως ένα παραγωγικό εργατικό δυναμικό, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορούν να συμβαδίσουν χέρι-χέρι. Αν ακούμε τους υπαλλήλους μας και επενδύουμε στο μέλλον τους, τότε αναμφισβήτητα θα υπάρξει ένα κοινό όφελος προς όλες τις πλευρές και πρακτικά θα εξελιχθεί στο μέγιστο το περιβάλλον εργασίας. Επομένως αν υιοθετήσουμε μια προσεκτική και προσαρμόσιμη προσέγγιση στο μέλλον, τότε δεν υπάρχει λόγος να μην μπορέσουμε να ξεκλειδώσουμε το παραγωγικό δυναμικό του σύγχρονου γραφείου.
