Microsoft Excel, πληροφορίες χρήσης και λειτουργίες

Microsoft Excel, πληροφορίες χρήσης και λειτουργίες

Παρακάτω θα σας παρέχουμε ορισμένες χρήσιμες οδηγίες και συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε σωστά το Microsoft Excel, εφόσον έχετε εγκατεστημένο το λειτουργικό σύστημα των Windows στον υπολογιστή σας.

Σημείωση: Τα γράμματα με έντονο μαύρο χρώμα είναι οι ερωτήσεις.

Θα ήθελα να σας ρωτήσω εάν υπάρχει κάποιο πρόγραμμα με το οποίο θα μπορώ να καταγράφω τα περιεχόμενα των τευχών του Texnologia.Net (αριθμός τεύχους, θέματα, σελίδες κ.λπ.) χρησιμοποιώντας το σαν αρχείο στο οποίο θα μπορώ να βρίσκω εύκολα αυτό που χρειάζομαι.

Θα σας προτείναμε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να δημιουργήσετε τη λίστα που θέλετε. Είναι ένα πρόγραμμα που η πλειοψηφία των χρηστών διαθέτει, ενώ θεωρούμε ότι θα σας καλύψει απόλυτα σε αυτό που θέλετε να κάνετε.

Στη σχετική εικόνα που θα συναντήσετε σε αυτές τις σελίδες, μπορείτε μάλιστα να δείτε ένα παράδειγμα. Ξεκινήστε πληκτρολογώντας στην πρώτη γραμμή τους “τίτλους” των κατηγοριών της λίστας όπως είναι Αριθμός τεύχους, Μήνας, Έτος, Άρθρο, Κατηγορία, Σελίδες, κ.λπ. Στη συνέχεια συμπληρώστε την κάθε στήλη με τις αντίστοιχες πληροφορίες συμβουλευόμενοι φυσικά τις σελίδες των περιοδικών.

Όταν θα έχετε δημιουργήσει τη λίστα σας – κάτι που μπορεί να αποδειχθεί πολύ χρονοβόρο σε περίπτωση που “περάσετε” πολλά τεύχη – μπορείτε να αναζητήσετε πληροφορίες μέσα σε αυτήν κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία> Εύρεση (Edit> Find). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί πληκτρολογήστε το όνομα ή τμήμα του ονόματος ενός άρθρου για να μεταφερθείτε αυτόματα στο συγκεκριμένο κελί. Επιλέγοντας επίσης μια στήλη και κάνοντας κλικ στο Δεδομένα> Ταξινόμηση (Data> Sort), μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας ανάλογα με τις ανάγκες σας (χρονολογικά, με βάση το είδος του άρθρου, ανά μήνα κ.λπ.).

Τέλος, μια ενδιαφέρουσα εναλλακτική είναι η εισαγωγή φίλτρων. Επιλέξτε όλα τα κελιά με τους τίτλους που αναφέραμε και παραπάνω και κάντε κλικ στο Δεδομένα> Φίλτρο> Αυτόματο φίλτρο (Data> Filter> Automatic Filter). Όπως μπορείτε να δείτε και στην εικόνα, δίπλα από κάθε τίτλο θα εμφανιστεί ένα βελάκι, στο οποίο αν κάνετε κλικ θα εμφανιστούν όλα τα περιεχόμενα της συγκεκριμένης στήλης. Επιλέγοντας ένα από αυτά (π.χ. Αφιέρωμα ή 2020) θα εμφανιστούν όλα τα αφιερώματα ή τα άρθρα των τευχών του έτους 2020 αντίστοιχα, αποκρύπτοντας όλες τις υπόλοιπες πληροφορίες.

Θέλω στο Microsoft Excel να κλειδώσω ένα κελί μέσα στο worksheet. Θα επιθυμούσα να κλειδώσω μόνο συγκεκριμένα κελιά και όχι ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Υπάρχει αυτή η δυνατότητα;

Βεβαίως και υπάρχει αυτή η δυνατότητα. Πρώτα επιλέγουμε τα κελιά ή/και τις περιοχές κελιών που οι χρήστες μας θα έχουν τη δυνατότητα να αλλάζουν. Στη συνέχεια, από το μενού Εργαλεία, επιλέγουμε Προστασία και κάνουμε κλικ στο Δυνατότητα επεξεργασίας κελιών από τους χρήστες (Tools> Protection> Allow users to edit ranges) Από το νέο παράθυρο επιλέγουμε Δημιουργία (New) και κάνουμε κλικ στο πλήκτρο ΟΚ. Σημειωτέον ότι μέσα από το ίδιο παράθυρο μπορούμε να ορίσουμε και password το οποίο θα απαιτείται να εισάγει ο χρήστης για να πληκτρολογήσει στα συγκεκριμένα κελιά.

Απομένει στη συνέχεια να κλειδώσουμε το υπόλοιπο φύλλο εργασίας για να αποτρέψουμε την πληκτρολόγηση στα εναπομείναντα κελία. Από το μενού Εργαλεία επιλέξτε Προστασία> Προστασία Φύλλου και πληκτρολογήστε ένα password για να διαφυλάξετε την ακεραιότητα της επιλογής σας (Tools> Protection> Protect Sheet).

Με αυτό τον τρόπο, το αρχείο μας είναι κλειδωμένο και ξεκλειδώνει μόνο εισάγοντας τον κωδικό ασφαλείας. Επίσης, μπορούμε να επέμβουμε μόνο στα κελιά που έχουμε διαλέξει και μάλιστα με τη χρήση (δεύτερου) password εφόσον φυσικά το έχουμε επιλέξει με τον τρόπο που αναφέραμε παραπάνω.

Πως μπορώ να εφαρμόσω μια συνάρτηση (π.χ. IF) σε ένα κελί του δεύτερου φύλλου ενός βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel χρησιμοποιώντας δεδομένα κελίων που βρίσκονται στο ίδιο βιβλίο, αλλά στο πρώτο φύλλο.

Η λογική είναι ακριβώς η ίδια. Ξεκινάτε να πληκτρολογείτε κανονικά τη συνάρτηση σε ένα κελί του δεύτερου φύλλου και όταν φτάσετε στη σημείο της επιλογής κελιών, κάντε κλικ στην καρτέλα του πρώτου φύλλου και στη συνέχεια κλικ στο κελί που θέλετε. Θα παρατηρήσετε πως η συνάρτηση έχει διατηρηθεί αυτούσια στην μπάρα συναρτήσεων και μπορείτε να την αλλάξετε, ανεξάρτητα από το φύλλο που είστε κάθε φορά.

Γενικότερα, η επιλογή κελιών από διαφορετικά φύλλα, προσθέτει πριν το κελί το πρόθεμα Φύλλο1!, ώστε να γνωρίζει η συνάρτηση σε ποιο φύλλο αναφέρεται το κελί. Για παράδειγμα, μια από τις συναρτήσεις που είχαμε αναφέρει στο σχετικό άρθρο στο προηγούμενο τεύχος, θα γινόταν =IF(OR(Φύλλο1!A5=”A”;Φύλλο3!D10=”A”);”ΚΑΛΩΣ”;”ΚΑΚΩΣ”) σε περίπτωση που κάποια από τα κελιά που χρησιμοποιήθηκαν βρίσκονταν σε διαφορετικά από τη συνάρτηση φύλλα εργασίας.

Πως μπορώ να εισάγω σε ένα κείμενο στο Word επικεφαλίδες;

Δίπλα ακριβώς από τη λίστα επιλογής γραμματοσειράς στην μπάρα εργαλείων του Microsoft Word, υπάρχει μια δεύτερη λίστα με τα διαθέσιμα στυλ και τις μορφοποιήσεις για το κείμενό σας. Επιλέξτε λοιπόν το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως επικεφαλίδα και από την προαναφερόμενη λίστα κάντε κλικ στο Επικεφαλίδα 1.

Το στυλ Επικεφαλίδα 1 είναι ένα προεπιλεγμένο “είδος” κειμένου που χρησιμοποιεί συγκεκριμένο είδος και μέγεθος γραμματοσειράς, καθώς και κάποιες άλλες παραμέτρους όπως είναι το διάκενο μεταξύ των παραγράφων. Αν οι συγκεκριμένες ρυθμίσεις της επικεφαλίδας δε σας ικανοποιούν, μπορείτε φυσικά να τις αλλάξετε. Από το μενού Μορφή, επιλέξτε Στυλ και μορφοποίηση.

Αμέσως, θα εμφανιστεί στα δεξιά μία κάθετη στήλη με όλα τα διαθέσιμα στυλ κειμένου του Word. Κάντε κλικ στο Επικεφαλίδα 1 και από το βελάκι στα δεξιά, επιλέξτε Τροποποίηση. Από το νέο παράθυρο που θα ανοίξει, μπορείτε να αλλάξετε την προκαθορισμένη γραμματοσειρά για τις επικεφαλίδες, το χρώμα, το διάκενο μεταξύ των παραγράφων του κειμένου σας και ορισμένες ακόμη σχετικές λεπτομέρειες.

Τα στυλ κειμένου χρησιμοποιούνται ως “συντομεύσεις” για συγκεκριμένες μορφοποιήσεις κειμένου. Αν χρησιμοποιείτε κάποιες από αυτές πολύ συχνά, καλό θα είναι να δημιουργήσετε προκαθορισμένα “στυλ” μέσα από το προαναφερόμενο παράθυρο κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Νέο στυλ.

Προσπαθώ να δημιουργήσω συνδέσμους στα περιεχόμενα της εργασίας μου (αρχείο word) δηλαδή έναν πίνακα αυτοματοποιημένο που κάνοντας τα περιεχόμενα να μεταφέρομαι στην επικεφαλίδα. Πως μπορεί να γίνει αυτό;

Το Word σας προσφέρει αυτή τη δυνατότητα, μέσα από το μενού Προβολή> Χάρτης Εγγράφου (View> Document Map). Κάνοντας κλικ σε αυτήν, θα εμφανιστεί στα αριστερά του εγγράφου σας μια κάθετη στήλη γκρίζου χρώματος. Σε αυτήν μπορείτε να τοποθετήσετε όλα τα περιεχόμενα του εγγράφου σας, ενώ κάνοντας κλικ σε ένα από αυτά, θα μεταβαίνετε κατευθείαν στο αντίστοιχο σημείο του κειμένου.

Για να δημιουργήσετε πίνακα περιεχομένων, επιλέξτε έναν έναν τους τίτλους των παραγράφων του κειμένου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επικεφαλίδα 1 από τη λίστα που βρίσκεται συνήθως δίπλα στην επιλογή γραμματοσειράς στη μπάρα εργαλείων του Word. Φροντίστε ώστε ο τίτλος να απέχει τουλάχιστον μια σειρά από την προηγούμενη αλλά και την επόμενη παράγραφο του κειμένου. Αυτή σας η ενέργεια θα δημιουργήσει αυτόματα έναν σύνδεσμο στη στήλη περιεχομένων στα αριστερά. Στη συνέχεια, κάνοντας κλικ σε κάποιον από αυτούς, θα μεταφέρεστε αυτόματα στο σχετικό σημείο του κειμένου.

Θέλω να δημιουργήσω στο Microsoft Excel μια συγκεκριμένη συνάρτηση, όπου θα γράφω σε ένα κελί την τιμή ενός προϊόντος, σε ένα δεύτερο το ΦΠΑ % και σε ένα τρίτο το κέρδος %. Σε ένα τέταρτο κελί θέλω να μου εμφανίζεται το γινόμενο των τριών προηγούμενων κελιών (π.χ 2,936%25%).Με ποια συνάρτηση γίνεται αυτό;

Η συνάρτηση που θέλετε να δημιουργήσετε είναι εξαιρετικά απλή. Κοιτάξτε και στην σχετική εικόνα που δημοσιεύεται σε αυτές τις σελίδες για να διαπιστώσετε πως ακριβώς γίνεται. Ανοίξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας λογιστικών φύλλων της Microsoft και πληκτρολογήστε στα κελιά A1, B1, C1 και D1 τις φράσεις Τιμή προϊόντος (σε ευρώ), ΦΠΑ %, Κέρδος %, Γινόμενο. Στα κελιά A2, B2 και C2, πληκτρολογήστε τις αντίστοιχες τιμές για τα προαναφερόμενα μεγέθη.

Στο κελί D2, πληκτρολογήστε τη συνάρτηση =A2B2/100C2/100 που θα σας δώσει το γινόμενο των κελιών A2, B2 και C2 και πατήστε το Enter από το πληκτρολόγιο. Τα κελιά B2 και C2, καθώς αναφέρονται σε ποσοστό %, θα χρειαστεί να διαιρέσετε το περιεχόμενό τους με το 100, όπως ακριβώς βλέπετε να γίνεται στην προαναφερθείσα συνάρτηση. Κάθε φορά που θα πληκτρολογείτε κάποιον αριθμό στα κελιά A2, B2 και C2, θα βλέπετε αυτόματα να “ανανεώνεται” το περιεχόμενο του κελιού D2, παρουσιάζοντας το καινούριο γινόμενο.

Θέλω να αλλάξω στο Microsoft Excel ονόματα που είναι γραμμένα σε πεζά- κεφαλαία μόνο σε κεφαλαία.

Υπάρχει μια συνάρτηση στο Microsoft Excel που κάνει ακριβώς αυτό που θέλετε. Αν υποθέσουμε ότι έχετε πληκτρολογήσει στο κελί A5 τις λέξεις Texnologia Net, τις οποίες και θέλετε να μετατρέψετε σε κεφαλαία. Μεταβείτε σε ένα οποιοδήποτε άλλο κελί και πληκτρολογήστε τη συνάρτηση =UPPER(A5) και πατήστε Enter. Αμέσως, τα γράμματα στο κελί A5 θα μετατραπούν σε κεφαλαία (Texnologia Net). Αντίστοιχα η συνάρτηση =LOWER(A5) θα μετατρέψει όλα τα γράμματα σε πεζά (computer active) και η συνάρτηση =PROPER(A5) θα μετατρέψει όλα τα γράμματα σε πεζοκεφαλαία, με μορφή “τίτλου” (title case – Texnologia Net).

Για να επιλέξτε πολλαπλά κελιά, πληκτρολογήστε τη συνάρτηση =UPPER( (ανοιχτή παρένθεση) σε ένα κελί και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl από το πληκτρολόγιο επιλέξτε το εύρος των κελιών ή μεμονωμένα κελιά με τον κέρσορα του ποντικιού. Στη συνέχεια αφού αφήσετε το Ctrl κλείστε την παρένθεση στη συνάρτηση και πατήστε το Enter. Για τη μετατροπή για παράδειγμα σε κεφαλαία γράμματα των κελιών Α1 έως Α10 και B3 έως B30, η συνάρτηση θα είχε τη μορφή: =UPPER(A1:A10;B3;B30)

Πως μπορώ να βγάλω μια φωτογραφία που μου έχουν στείλει μέσα σε αρχείο του Word;

Η διαδικασία είναι πολύ απλή. Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα μέσα από το αρχείο του Word και από το μενού που εμφανίζεται επιλέξτε Αντιγραφή (Copy). Μεταβείτε στη συνέχεια στην επιφάνεια εργασίας (Desktop), κάντε δεξί κλικ σε ένα κενό σημείο αυτής και από το μενού που εμφανίζεται επιλέξτε Επικόλληση (Paste).

Αν εμφανιστεί ένα παράθυρο που σας ρωτάει σχετικά με την προσθήκη εικόνας στο Active Desktop, απαντήστε θετικά για να συνεχίσετε. Στο επόμενο παράθυρο δώστε ένα όνομα στο αρχείο της εικόνας και κάντε κλικ στο Αποθήκευση (Save) για να σώσετε το αρχείο με μορφή εικόνας πλέον. Σημειωτέον ότι το format του αρχείο της εικόνας που θα αποθηκεύσετε στο Desktop θα είναι BMP (Windows Bitmap) ανεξάρτητα το αρχικό format της εικόνας όταν αυτή εισήχθη στο αρχείο Word.

Πως μπορώ να μετατρέψω αρχεία PDF σε DOC;

Ο ευκολότερος τρόπος είναι να κάνετε Copy το κείμενο από το αρχείο PDF (δεν το επιτρέπουν όλα τα αρχεία) και στη συνέχεια Paste σε ένα νέο αρχείο DOC. Άλλος τρόπος είναι να εγκαταστήσετε το Adobe Acrobat και να το αποθηκεύσετε σε αρχείο κειμένου (πχ. doc).

Χρησιμοποιώ τα Windows 10, καθώς και το Microsoft Office 2019. Προσπαθώ εδώ και καιρό να εκτυπώσω ορισμένες έγχρωμες σελίδες του Excel, αλλά στην εκτύπωση όλα τα χρώματα φαίνονται ασπρόμαυρα. Γιατί; Χρησιμοποιώ έναν έγχρωμο εκτυπωτή HP Laserjet Pro.

Το Microsoft Excel συνηθίζει να μετατρέπει αυτόματα ένα έγχρωμο φύλλο εργασίας σε ασπρόμαυρο σε περίπτωση που χρησιμοποιείς ασπρόμαυρο laser εκτυπωτή. Για να αποενεργοποιήσεις αυτή τη λειτουργία πήγαινε στο Αρχείο>Διαμόρφωση σελίδας (File>Page Setup) και επίλεξε την καρτέλα Φύλλο (Sheet). Από εκεί, απλώς αποεπίλεξε το πεδίο Ασπρόμαυρο (Black and White) και κάνε κλικ στο OK για να εκτυπώσεις τα αρχεία σου έγχρωμα.

Πως να επαναφέρω την λειτουργία της αυτόματης διόρθωσης στο Office;

Ο πιο εύκολος τρόπος να ανακτήσετε αυτά τα αρχεία, είναι να εκτελέσετε εκ νέου το πρόγραμμα της εγκατάστασης και να επιλέξετε είτε το Repair, είτε την επανεγκατάσταση του Word. Ο άλλος τρόπος, και ευκολότερος, είναι να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο προγραμματάκι της εταιρίας Neurosoft. Πρόκειται για το Language Proofing Tools for MS Office που διατίθεται δωρεάν από τη διεύθυνση www.neurosoft.gr/. Για να το κατεβάσετε, θα χρειαστεί πάντως να συμπληρώσετε μία φόρμα με τα στοιχεία σας.

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Παρακαλώ εισάγετε το σχόλιο σας!
Παρακαλώ εισάγετε το όνομά σας